I denna FESPA Coffee Break har vi samlat två personer med stor kunskap och erfarenhet av PDF-arbetsflöden för att utöka sina kunskaper om prepress och hur det bäst utförs för att maximera produktiviteten.

 

Värd : Graeme Richardson-Locke: Chef för teknisk support, FESPA. Graeme har 35 års erfarenhet av branschen och började som lärling och avancerade genom flera styrelseuppdrag innan han kom till FESPA i sin nuvarande roll. Han är också medlem i Academy of Screen and Digital Printing Technologies.

Experterna:

Malcolm McKenzie: Malcolm är teknisk chef på Colour Engine och började på företaget för 15 år sedan. Han har erfarenhet av PitStop Pro, Enfocus och Switch. Han är specialiserad på att hjälpa tryckerier och kreatörer att öka sin produktivitet genom att tillämpa programvarukunskap på deras problem.

Andrew Bailes-Collins: Andrew har lång erfarenhet av programvarubranschen och är kunnig inom print management, digitaltryck, PDF, prepress workflow och mobila applikationer.

Graeme Richardson-Locke: När man ser på digitaliseringen av företag som använder sig av specialtrycktekniker har det som började med design och desktop publishing gått vidare till digitala pressar och efterbehandling. Parallellt med dessa störningar i den konventionella produktionen har det skett framsteg inom webb-till-tryck och dess förmåga att driva fram beställningar som är tydligt inriktade på specifika produkter. Eftersom det är enkelt att beställa online kan kunderna nu få jobbet gjort på en bråkdel av den tid det tidigare tog. Nu är det dags att se över hur automatisering av repetitiva uppgifter och uppbyggnad av arbetsflöden kan imponera på kunderna, öka genomströmningen och minska svinnet.

Är automatisering av programvara relevant för både små och stora tryckerier?

Malcolm: Om vi tittar på de mindre kunderna först – alla har liknande problem, vilket är att få tag på personal och kompetens och att kunna reagera på kunderna i tid. Alla i den tryckta världen vet att klockan fyra på fredagseftermiddagen normalt är den tid då allt arbete kommer in.

För att kunna skala upp tillräckligt snabbt när upplagorna blir allt kortare och kundernas förväntningar allt högre är automatisering vägen framåt – att frigöra medarbetare som kan göra mer än att bara öppna en PDF och titta på den och sedan kanske göra en liten ändring. Det är sådana saker som kan ge tryckerierna en hel rad förbättrade upplevelser för dem själva och deras kunder.

Ett av de stora problemen som alla har, oavsett storlek, är hur filer kommer in och hur man svarar på dem i rätt tid. Vi pratar inte om något särskilt komplext, men de flesta tryckerier i storformat ser e-postmeddelanden komma in med bifogade filer eller via WeTransfer, vilket innebär att någon måste öppna det, ta tag i filen, ladda ner den, byta namn på den och lägga den i en mapp. Om ett företag har en upplaga på 20 000, men det blandas upp i 10 olika partier, är det en enorm logistisk fråga – att flytta runt filer, lägga dem i rätt mappar, få kommunikationen ordnad – allt är mycket tidskrävande och det är inte vinstdrivande.
Återigen, vi pratar faktiskt inte om pre-flighting eller att faktiskt göra något som sådant med PDF-filen. Det är bara att få filen och få den produkt som behövs för att skrivas ut snabbt och svara tillbaka till kunden.

Det är då du kan automatisera en hel del av de repetitiva aspekterna av arbetsflödet och det är enkelt till att börja med. Det är att leverera filerna till pressen där problemet ligger.

Andrew: När du pratar om arbetsflöde tänker du på det som vi alla känner till som traditionella arbetsflöden för prepress: du lägger in en PDF i ena änden och sedan levereras den till en press eller till en plåt- eller filmuppsättare i slutet.

Med automatisering pratar vi om att ta uppgifter och saker som händer inom ditt företag. Inte nödvändigtvis bara prepress och saker som görs manuellt för tillfället – dessa är benägna att göra fel och måste ha en person där för att göra dem. Vi pratar om att automatisera dessa processer, så att en person inte behöver göra dem. Det kan vara det som jag just har pratat om i prepress-scenariot, men det kan också vara mycket mer.

Större företag tenderar att ha fler ”leksaker”. De har ett MIS-system, ett webb-till-utskriftssystem, olika utskriftsmotorer och olika RIPS. Automatisering handlar inte bara om att bearbeta och hantera filer, utan också om anslutning. Det är limmet som kan hjälpa dessa enheter att prata med varandra och automatisera verksamheten som helhet i allmänhet. Du hämtar din information från ett MIS, du bearbetar PDF-filen baserat på den informationen och sedan matar du tillbaka resultatet till MIS, som till exempel kan användas för kostnadsberäkning. Det är samma koncept, men det är i en bredare skala.

Vilka verktyg finns tillgängliga? Och är det värt att börja med automatiserad filkontroll innan man går vidare med andra aspekter av automatisering.

Malcolm: De flesta människor har redan haft erfarenhet av filkontroll eftersom de har tillgång till en PitStop-licens. Vad Andrew och jag gör är mycket att föra det i framkant.
Utöver preflighting kan du göra andra saker. Det är där mindre företag och större företag, genom att automatisera, faktiskt kan hitta nya vägar och nya jobbmöjligheter som de inte skulle kunna göra annars. Preflighting, korrigeringar – det här är fortfarande saker som människor är lite rädda för och det är därför vi försöker avmystifiera och försöka hjälpa dem och faktiskt forma det så att det fungerar för dem.

Andrew: Företag bör fokusera på den plats där de kommer att få mest värde och sedan gå vidare därifrån, för när du väl har kommit över det första hindret bygger du upp ett förtroende, du börjar se att det fungerar och du börjar se värdet.

Som Malcolm sa är filkontroll ett stort problem. Under de senaste 15 åren har jag hört ett problem där en kund skickar in en fil och de inte kommer tillbaka till kunden på sex, åtta timmar eller till och med nästa dag. Det är dålig kundservice.

Om du kan gå tillbaka på ett par minuter är det lysande. Då har du tid att fatta beslut och ha en konversation med kunden om tidsplaner och kostnader. Problemet är inte hur lång tid det tar att utföra en uppgift, utan att någon har tid att manuellt öppna filen och kontrollera den. Om du har en programvara som kan göra det, så vinner du på det.

Den andra delen av den ekvationen är att istället för att ha några operatörer som öppnar varje fil, kontrollerar den och gör korrigeringar, använder du en serverbaserad produkt som kontrollerar filerna automatiskt åt dig där vanligtvis 80% kommer att passera. Det är 80% av dina filer som ditt prepress-team inte behöver engagera sig i.

Vilka färdigheter krävs för att få igång ett projekt? Behöver tryckerier ta in kodningskunskaper och i så fall, hur mycket av det är tillgängligt för dem som trycktekniker och hur mycket behöver de en ny uppsättning färdigheter för?

Malcolm: Enfocus och Switch är designade för att vara organiska och växa i takt med att du lär dig. Att lära sig är viktigt och om jag skulle föreslå hur man lär sig om programvara skulle jag rekommendera att man går in på Enfocus forum, för det är där användarna pratar om det. Där kan man se alla lösningar och innovativa saker som människor gör med automatisering.

Det som behövs i alla organisationer är någon som älskar produkten och kan se in i framtiden. Om du är på direktörsnivå eller ägarnivå måste du ge din personal tid. Du kan inte bara säga: ”Eftersom det är prepress, så ger vi det till prepress.” Då känner sig den stackars personen som aldrig riktigt har haft med logistik att göra förmodligen lite utanför sitt djup.

För att äga programvaran krävs en kombination av prepress, mästare och förhoppningsvis någon med lite IT-kunskaper. Du behöver inte komma från en kodningsbakgrund till att börja med.

Andrew: Man behöver en förkämpe och man måste ge dem tid. Du kan inte förvänta dig att de ska utföra produktionsarbete och sedan automatisera lite när de har en lucka.

Du behöver inte ens nödvändigtvis ha någon erfarenhet, du behöver bara veta vad du vill. Jag känner folk som köper programvaran och sedan är allt frid och fröjd. Sedan finns det andra människor som investerar lite tid, inte bara i programvaran utan också i konsulttjänsterna. Då har de någon som håller dem i handen i början, och efter en tid kan de plocka upp det och köra med det själva. Det viktigaste är att ha en person som är ansvarig och att se till att de är engagerade.

Vad är PitStop Pro?

Andrew: PitStop Pro är ett insticksprogram till Adobe Acrobat. Det har två uppgifter – den ena är att kontrollera en PDF enligt en uppsättning fördefinierade kriterier och även fixa dem. Den andra delen är att redigera dem manuellt.
Det började med publikationer, tidningar, tidskrifter och kommersiellt arbete, och det har utvecklats för användning med storformat, förpackningar och etiketter. Det gör att du automatiskt kan skapa skärbanor, lägga till utfall och alla möjliga saker, som att exportera färgkonverteringar.

PitStop Pro är i huvudsak ett verktyg som gör det möjligt för dig att få jobbet korrekt innan du sätter det i produktion. Det finns också PitStop Server, som är den automatiserade versionen och inte behöver någon operatör för att styra den.

Enfocus Switch kopplar samman programvara och data. Vilka effektivitetsvinster kan uppnås?

Andrew: Enfocus Switch kopplar ihop både applikationer och system, så det kan arbeta med många tredjepartsapplikationer och automatisera dem. Om du vill öppna en fil och göra om den till en PDF-fil brukar det vanligtvis vara en operatör som gör det, men Enfocus Switch kan göra det åt dig. Din operatör behöver inte öppna en fil, ladda in teckensnitt och länkar, det kan programvaran göra åt dig, liksom anslutningen och att hämta information från databaser.

Vinsterna kan vara ganska enorma, men det beror på vad du vill att det ska göra. Om du till exempel tittar på vad du gör manuellt, till exempel din produktion, måste du verkligen förstå vad som händer där för att få ut det bästa av det.

Med Switch kan du ha det som en del av ett helt integrerat e-handelsramverk. Du kan gå end-to-end med det eller du kan använda det bara på en intern process. Det handlar inte bara om att möjliggöra e-handel, det handlar om att göra saker snabbare.

Malcolm: Alla tryckerier som inte har tittat på Switch tänker kanske på de här ganska storskaliga arbetsflödena som kommer in, särskilt från tillverkarna, som tenderar att tvinga på människor. De säger till exempel: ”Okej, du måste ha vår front-end och vår webbportal. Du måste ha vårt sätt att arbeta och sedan måste du ha vår programvara för införande.” Det fungerar inte riktigt längre för väldigt många människor, särskilt inte i bredformat. Om de har många olika riggar och maskiner, så har de olika utgångar.

Dessa system blir då väldigt gamla och inte särskilt smidiga. Med Switch börjar det mycket magert och du lägger till det som du behöver. Om du vill att det ska prata med din databas kan du köpa en databasmodul.

Kommer Tilia Labs också att vara en annan?

Malcolm: Det är en enorm en som kommer online. Du kan sömlöst länka upp alla element.

Det är som plug-and-play till en viss grad. När vi säger ”framtidssäkra” berättar vi inte för dig hur du ska lägga in dina filer. Vi levererar det till ett paket som kan göra det. Återigen är det lättare att lära sig det faktiska flödet eftersom vi för det mesta bara använder kunskap från andra program. Det sträcker sig till saker som Illustrator och Photoshop. Allt som du kan göra som åtgärder kan vi upprepa och automatisera.

Vi tar kompetenser som människor redan har byggt upp och bygger eller formar in dem i systemet. Det är därför folk älskar det, för att det är smidigt. Många människor har mycket dyra arbetsflöden och sedan har de Switch också eftersom det kan göra de saker som deras dyra arbetsflöden inte kan göra.

När det gäller PitStop Pro, Server och Switch, kan vi få lite inblick i den investering som krävs? Vilka kostnader är inblandade?

Andrew: PitStop Server genomgår en förändring just nu och får mer automatisering eftersom vi flyttar den till att bli Switch-baserad. Det har varit samma sak i ungefär 20 år, där det bara är den grundläggande heta mappen in och ut och vi inser att det inte är vad folk vill ha längre.

För närvarande kostar den 3 300 pund, men det priset kommer faktiskt att höjas den 1 januari (2021). Den kommer att ha en hel del extra funktionalitet i sig.

Sedan därifrån är din uppgraderingsväg till en fullständig Switch, där du kan börja lägga till de ovannämnda modulerna. Du börjar med PitStop Server och du tror att du skulle kunna länka den till en databas, arbeta med XML eller arbeta med JDF. Du kan sedan lägga till en modul för att öka funktionaliteten i den.

Utöka dessa API: er som kommer att ansluta till Switch, kommer de att ha några licenskostnader kopplade till några av dem? Är vissa gratis?

Andrew: Det beror på. Vi har en appbutik för Switch, som också är tillgänglig för PitStop Server. Detta är unikt, särskilt inom tryckeribranschen, eftersom det utnyttjar användarbasen och våra globala integratörer. De kan skapa dessa små appar som kan dras in i Switch PitStop Server för att utföra uppgifter som att byta namn och andra olika saker som Switch inte gör. De kan vara gratis eller avgiftsbelagda; det är helt upp till den person som bygger dem, men det finns över 100 av dem nu.

Det här är verkliga saker som människor har byggt för sina arbetsflöden eller för sina kunder. De är faktiskt saker från den verkliga världen som har praktiska användningsområden och de utökar bara funktionaliteten. Malcolm pratade om HP-integrationen. Det är ett liknande exempel på det. De gör en app och den ansluter Switch till deras produkt, eller deras tjänst, eller deras skyltfönster eller deras webbplats.

Se hela inspelningen av detta webbinarium från FESPA Coffee Break här.