En snabbguide för skrivare – att arbeta på distans

Covid-19 tvingade de flesta att arbeta hemifrån istället för på sina kontor. För tryckerier innebär detta att de måste vänja sig vid att ha en mer distanserad arbetsstyrka. Hur påverkar detta deras arbetsflöden?

Nyligen skickade Apple-anställda ett brev till Tim Cook där de krävde att de skulle fortsätta att arbeta på distans från sina hem även efter september 2021, då Apple bad dem att återvända till kontoret 3 dagar i veckan.

När det gäller företag som tillverkar varor var vissa personer tvungna att stanna kvar i affärslokalerna, även under de värsta perioderna av pandemin. Men många marknadsförings-, lednings-, administrations- och säljteam arbetade på distans, vilket ofta genomdrevs av regeringen. Många medarbetare är angelägna om att återvända till sina kontor eller har redan gjort det. Det verkar dock mycket troligt att många av dessa anställda kommer att be om mer flexibla arbetstider, inklusive möjligheten att arbeta hemifrån.

Detta kommer att skapa en hel del utmaningar för tryckerier, särskilt inom följande områden:

• Förvaltning
• Utrustning
• Arbetsflöde och programvara
• Säkerhet och hälsa på arbetsplatsen.

Fjärrhantering

År 2021 skulle man kunna tro att det inte skulle finnas några problem med att etablera global kommunikation. Idag använder de flesta anställda regelbundet smartphones och de flesta vet hur man använder messengers och e-post. Vi använder olika meddelandekanaler för den dagliga kommunikationen. Dessa verktyg har varit användbara för att organisera verksamheten under COVID-19. Detta kan dock vara ett problem.

Frågan om integritet och dataskydd är ett stort ämne för sig. Vi rekommenderar dock att skrivarna läser igenom villkoren för Apple, Google och Microsoft. Gratis personliga konton utesluter all utökad affärsanvändning. Både Google och Microsoft erbjuder molnmodeller för företag som inkluderar prenumerationer på produktivitetsprogram för företag av alla storlekar.

Att hantera ett team är mer än att bara läsa och svara på e-post. Det är nödvändigt för företag att i varje anställds kontrakt ha tydliga affärstider, arbetstider samt affärsbeteende när man arbetar hemifrån.

Med medarbetare som varierar i ålder, kön och bakgrund är det också viktigt att komma ihåg att alla kanske inte känner sig bekväma med att arbeta på distans och bara använda onlinekommunikation. Cheferna bör ta hänsyn till detta, annars riskerar de att deras team faller isär.

Välja rätt utrustning

18 månader efter att COVID-19 uppstod har vi alla lärt oss att kontorsutrustning som bärbara datorer och surfplattor gör det enkelt att arbeta på distans. Vissa mindre tryckerier har uppmuntrat sina anställda att använda sin egen utrustning när de arbetar hemifrån. Även om ”BYOD” (Bring Your Own Device) och COPE (Corporate Owned, Personally-Enabled) är välkända begrepp för att säkerställa att personuppgifter och företagsdata inte blandas på dessa enheter, måste distributionsprogram som Miradore förinstalleras.

En skrivares huvudsakliga arbetskraft finns troligen på produktionsavdelningen. Även om det ännu inte finns någon lösning som helt kan automatisera de komplexa behoven hos en verksamhet som sysslar med digitaltryck och efterbehandling, har många tillverkare i flera år tillhandahållit enkla lösningar för fjärrspårning av sina skrivare. Det mest framträdande exemplet är HP:s PrintOs. Deras nya HP Latex 700- och 800-serie har en applänk som ger insikter i produktionen på alla Android- eller Apple-mobila enheter.

Programvara och arbetsflöde är två sidor av samma mynt

Sedan flera år tillbaka erbjuder de flesta RIP-lösningar för digitaltryck i industriell skala fjärråtkomst via app eller webbportal. Dessa lösningar är dock bara logiska om arbetsflödet har effektiviserats. Dedikerad resursplanering gör det möjligt att fjärrstyra stora jobb under nattskift och lämna mindre jobb till dagtid. Lastning och lossning av media/utskrifter och efterbehandling av applikationer kräver fortfarande mycket manuellt arbete på plats, och därför verkar det rimligt att reservera kärnarbetstiden för detta.

I framtiden kan administrativa uppgifter som försäljning, offerter och marknadsföring fortsätta att skötas på distans utan problem. ERP-programvaror som Gunter advanter 5 elements print +sign är finjusterade för att återskapa ett tryckeris standardoperationer i en särskild programvara, vilket gör det enkelt att hantera tryckerier på flera platser. EFI är ett exempel på en av många leverantörer som är specialiserade på MIS/ERP-programvara. De har ett brett utbud av produktivitetsprogram för PSP:er av alla storlekar och projektprogram.

Säkerhet och hälsa på arbetsplatsen

Många tryckerier har nyligen investerat sina resurser i att skapa vackra administrativa, sociala och säljande utrymmen. Även om det kan vara nödvändigt att omforma dem för att inkludera COVID-krav på hälsa och säkerhet.

Många företag har förlorat kunder och pengar under pandemin och därför kan det vara svårt att lägga pengar på att bygga om kontoren. Det är dock uppenbart att de anställda inte längre kommer att acceptera trånga kontorsutrymmen. Alla tryckerier som är intresserade av att behålla kompetent personal och attrahera unga talanger måste ta hänsyn till människors oro även efter att pandemin har lagt sig.

De flesta europeiska länder har sedan länge infört bestämmelser om säkerhet och hälsa på arbetsplatsen. På grund av detta kommer de flesta hemmakontor och utrustning inte att vara tillräckliga för ett vanligt arbetsutrymme. Dessa fakta förbisågs i stor utsträckning när hälsokrisen var som värst, men det kommer att bli ett problem igen när ekonomin återhämtar sig och växer. Tryckerier måste vara medvetna om att de, beroende på lokala arbetsrättsliga bestämmelser, kan hållas ansvariga för personalens arbetsförhållanden i hemmakontoret.

Kommer skrivarna att arbeta på distans i framtiden?

Inom de närmaste åren verkar det osannolikt att ett typiskt tryckeri kommer att vara ett fjärrstyrt produktionsområde med få anställda. Även om detta teoretiskt sett skulle kunna uppnås idag, verkar investeringen vara för stor, särskilt med tanke på de snäva marginalerna med standardapplikationer.

För tryckerier kan flexibelt arbete och distansarbete vara avgörande för försäljnings- och administrativ personal, om inte annat för att locka till sig unga talanger.