Nessan Cleary diskuterar hur mjukvaran Management Information System har blivit en viktig komponent för att driva ett modernt tryckeri, men det är implementeringen som avgör hur framgångsrik den blir.
Ett Management Information System, eller MIS, är förmodligen en av de mest komplexa programvarorna som de flesta tryckerier kommer att stöta på. Och precis som det kan finnas enorma variationer i hur olika tryckerier arbetar och vilka kunder de betjänar, så finns det inget MIS som passar alla och som bara fungerar för alla. Det gör det svårt att räkna ut exakt vad ett MIS kan göra för dig och vad det kan kosta. Men en bättre utgångspunkt är kanske att fråga vad ett korrekt implementerat MIS kan spara dig?
Ett MIS handlar om två olika saker – affärsinformation och automatisering av arbetsflöden – och att koppla ihop dessa saker bör leda till mindre slöseri och därmed mer vinst. Detta gäller i lika hög grad för små som för stora företag.
Bildtext: Idealiskt sett bör användarna kunna komma åt de flesta funktionerna i ett MIS från bärbara enheter, inklusive bärbara datorer, surfplattor och smartphones, vilket PrintIQ visar här.
Den ursprungliga tanken bakom MIS-programvara var att ge ledningen en grundlig förståelse för alla kostnader och problem i ett företag för att kunna fatta rätt beslut. Det enda sättet att verkligen förstå alla dina inkomster och utgifter är att använda ett centraliserat system som är anslutet till allt från de order som kommer in till antalet gem som ekonomiavdelningen får igenom. Det innebär att det viktigaste försäljningsargumentet bakom ett MIS inte så mycket är funktionaliteten i själva programvaran, utan den skicklighet som teamet har när det gäller att integrera med andra leverantörers programvara.
Det har logiskt sett lett till att MIS automatiskt kör några av de andra systemen och bestämmer hur de olika jobben ska skickas genom de olika produktionsavdelningarna. Detta innebär oftast produktionsarbetsflöden och i teorin skulle ett system som bygger på hot folders också kunna göra det möjligt att automatiskt skicka jobb från en process till nästa. Men ett MIS gör mycket mer än så. Det tillämpar automatiskt all information från jobbbiljetten där så är lämpligt, för tryckning, efterbehandling eller fakturering, utan fel eller dubblering. Dessutom samlar det in data för att ta fram rapporter om hur verksamheten fungerar och kan utlösa åtgärder på andra håll, t.ex. beställa fler substrat när det behövs, samt indikera var det finns problem, t.ex. om en viss maskin behöver mer underhåll än väntat eller om jobb stoppas upp i en eller annan process.
Bildtext: MIS bör kunna visa en översikt över statusen för alla aktuella jobb, som på den här bilden från PrintIQ.
Modulär arkitektur
De flesta MIS erbjuder en uppsättning kärnfunktioner plus ett antal valfria moduler så att tryckerierna kan skräddarsy MIS efter sina egna behov. Även om de flesta MIS fungerar inom olika tryckdiscipliner har de flesta storformatsanvändare specifika krav, i ännu högre grad om du också trycker på textilier. Detta innebär åtminstone att man måste ta hänsyn till de stora substratstorlekar som används, både för rullar och styva medier. MIS bör också stödja de olika typer av efterbehandling som är vanliga vid storformatstryck, inklusive skärning via ett digitalt skärbord eller en router, samt fållning, svetsning, öljettering och så vidare.
En grundläggande funktion i ett affärssystem är möjligheten att beräkna kostnader och skicka ut offerter för olika arbeten. Detta innebär att man måste kunna ta hänsyn till alla relevanta kostnader, inklusive råmaterial och personalens arbete samt driftskostnader och avskrivningar för den utrustning som används, och fastställa en rimlig marginal för varje jobb. I vissa fall kan det finnas flera olika sätt att utföra ett arbete, vilket kan få olika konsekvenser för kalkylen.
Bildtext: MIS bör stödja gängbildning, som här på Tharstern MIS
Kalkylmodulen bör vara nära kopplad till planerings- och schemaläggningsfunktionen eftersom man vill att MIS ska välja den mest effektiva produktionsmetoden när jobben schemaläggs för det aktuella skiftet, men man förlorar pengar om kalkylen utgår från en billigare produktionsform. Helst ska schemaläggningen vara dynamisk och kunna uppdateras automatiskt för att ta hänsyn till nya jobb när de kommer in, baserat på deras önskade leveransdatum och synergier med andra jobb.
Detta förutsätter i sin tur att MIS antingen innehåller en egen modul för utläggning och sammanfogning eller är nära knuten till den programvara du har för detta. Detta är särskilt viktigt för storformatarbete där det är ganska vanligt att ha flera jobb sammankopplade på samma brädor för att spara kostnader och många av dessa jobb kommer att ha oregelbundna former som måste nästlas ihop. Det säger sig självt att systemet ska kunna skilja mellan jobb för olika kunder. Det är lika viktigt att jobb för samma kund kan delas upp i sina olika delar, till exempel kan en återförsäljare vilja ha samma typ av display men uppdelad på olika butiksenheter som kan ha olika storlekskrav. Genom att blanda ihop dessa jobb sparas tid och råvarukostnader, men systemet måste kunna separera dem för leverans och fakturering.
CRM-modulen ska göra det möjligt för säljpersonalen att hålla kontakt med kunderna, omvandla offerter till order och följa upp hur dessa order fortskrider. Som ett minimum bör det innebära att man följer upp illustrationer för leverans och ser till att alla i godkännandeslingan har skrivit under korrekturet.
De flesta MIS innehåller en e-handelsmodul, även om det finns vissa argument för att ett dedikerat Web-to-Print-program kan vara mer lämpligt. Det beror helt och hållet på omfattningen av varje enskild verksamhet och vilken typ av kunder man vänder sig till. Vissa storformatsavdelningar kommer att ingå i en större grupp för kommersiellt tryck, eller kan vara beroende av att kunderna gör engångsbeställningar och betalar med kreditkort, medan andra kanske bara vill göra det möjligt för stamkunder att göra upprepade beställningar på konto. Det finns så många variationer att Web-to-Print verkligen behöver en separat artikel.
Bildtext: Datalines MultiPress är ett MIS/ERP-program för grafiska produktionsföretag. Det integrerar alla administrativa, kommersiella, finansiella och logistiska affärsprocesser, tillsammans med produktion och rapportering i ett kraftfullt MIS/ERP-system.
MIS bör omfatta någon form av lagerhantering för att säkerställa att du inte får slut på något som behövs för kommande jobb, till exempel ett visst substrat samt för att köpa vanliga artiklar i tid, inklusive delar för underhåll av utrustning, för att undvika panik i sista minuten. Helst bör detta också omfatta hantering av din egen leveranskedja så att du förstår kostnaderna för substrat och kan dra nytta av bulkköp eller andra erbjudanden.
När det gäller fulfilment bör MIS åtminstone kunna generera ett leveransmeddelande. Vissa bokar också in leveransen hos ett bud- eller postföretag, och andra går ännu längre och ansluter direkt till olika budfirmors system för att räkna ut den mest kostnadseffektiva leveransformen baserat på kundens krav, inklusive när olika delar av ett jobb måste skickas till olika platser.
Slutligen har de flesta MIS en redovisningsmodul, men det är förmodligen vanligare att integrera med dedikerad redovisningsprogramvara, särskilt med tanke på att de flesta redovisningsprogramvaror är ganska väletablerade.
Sammanfattningsvis kan sägas att även om de flesta MIS-leverantörer idag marknadsför sin programvara som en del av ett produktionsarbetsflöde, ligger det verkliga värdet av ett MIS i förmågan att identifiera styrkor och svagheter i en verksamhet. I slutändan bör ett MIS betala för sig självt genom att hjälpa till att minska slöseri och producera jobb mer effektivt.