Paul Sherfield ger oss praktiska råd om hur du bäst hanterar dina korrektur- och godkännandeprocesser

 

”Det såg inte ut så på min skärm!”
”Jag visste inte att jag var tvungen att kontrollera allt igen”
”Min chef förstår inte de här sakerna”
”Du har använt fel fil!”
”Vad är det jag kollar efter?”

Om du känner igen dig i någon eller några av dessa kommentarer från kunder, läs vidare.

Har du en dokumenterad process för godkännande av bevis?

Dessa märkliga tider kommer att ge oss alla tid att fundera över alla våra arbetsmetoder, system och rutiner. Har de varit lämpliga för er produktmix och era kunders behov? Kommer de fortfarande att vara ”bästa praxis” när den nuvarande krisen är över och vi alla återgår till ett normalläge som vi kanske har svårt att känna igen?

Ett område som dina produktions- och säljteam bör ägna tid åt är korrekturläsning och den tillhörande godkännandecykeln. Det vore också bra att prata med dina kunder och få deras synpunkter på ditt system inom detta område.

För vilket ändamål är ett korrektur avsett och vilka områden bör kontrolleras av kunden? Om detta inte kommuniceras tydligt av tryckeriet kan det missförstås av kunden som inte är medveten om vad som förväntas av dem. Är era provtryckssystem och godkännandecykler lämpliga för er marknad och era produkter, och förstås de av era kunder?

Din korrektur- och godkännandecykel ska vara lämplig för din marknad, dina kunder och din produkt. Många produkt- och trycksaksmarknader, t.ex. webb-till-tryck, använder sig av mjuka korrekturer, ofta endast för innehåll. Andra marknader, som förpackningar, etiketter och avancerat kommersiellt tryck, kan behöva många iterationer av korrektur och godkännande av färg och innehåll.

Dina lösningar och system kräver därför mycket eftertanke och övervägande för att säkerställa att de matchar dina kunder och marknadens behov.

Detta område kan orsaka förvirring, fel och till och med omarbetningar och nytryck, och de ekonomiska resultaten kan bli föremål för tvist. Inte det bästa sättet att skapa goda kundrelationer!

Så, är du säker på att din korrektur- och godkännandeprocess inte bidrar till ovanstående problem?

Låt oss titta på vad provtryck används till, i det här fallet både mjuka provtryck på skärmen och hårda fysiska provtryck; bläckstråleprovtryck och tryckprovtryck i produktionspressen.

  1. Godkännande av färg. Provtryck, både hårda och mjuka, inom detta område kallas ofta ”kontraktsprovtryck” eftersom de betraktas som en färgmall som den tryckta produkten måste matcha. Några områden att tänka på först:
    • Är dina kontraktsprover i hårdfärg verifierade till rätt färgarbetsflöde? Finns det ett ISO 12647-7-valideringsmärke tryckt eller fäst på varje provtryck som ger kunden denna information?
    • Ger du kunden instruktioner om hur man tittar på detta bevis med hjälp av korrekta D50-baserade ljusförhållanden eller deras alternativ som TL84 för instore?
    • Hur säkerställer du att dina kunder tittar på mjuka provtryck med färgkontakt på profilerade skärmar med brett gamut och korrekt färghantering med rätt inställningar?
    • Skickar du ett försättsblad med dessa mjuka provtryck med information om hur man tittar på och godkänner dessa filer, ofta PDF-filer?
    • Har dina kunder rätt programvara för att visa och kommentera PDF-prover?
    • Kommer ovanstående att förstås om dessa bevis ses eller betraktas av andra inom din kunds organisation?
  2. Godkännande av innehåll, både mjuka och hårda korrektur:
    • Förstår dina kunder att dessa provtryck endast är avsedda för innehåll, inte för exakta färggodkännanden?
    • Kommer detta att förstås om dessa bevis ses eller betraktas av andra inom din kunds organisation?
    • Har dina kunder rätt programvara för att visa och kommentera PDF-korrekturer?
  3. Reviderade korrektur
    • Gäller det färg, innehåll eller båda?
    • Ska endast de korrigerade områdena kontrolleras eller alla delar? Detta beror på omfattningen av korrigeringen och vem som utförde den, och kraven bör klargöras.
    • Finns det ett bifogat försättsblad som dokumenterar godkännandeprocessen och hur långt den har kommit?

Processen för godkännande

Låt oss nu anta att de tekniska områdena för bevis, både hårda och mjuka, har behandlats och korrigerats, och att:

  1. Alla fysiska färgkontraktsprov har en valideringsetikett som visar överensstämmelse med ISO 12647-7 och det färghanterade arbetsflödet och de profiler som används, och råd ges om visningsförhållanden.
  2. Systemet för godkännande av bevis på plats.
  3. Soft proofs är tydligt markerade för syfte, färg, inklusive varningar för färg på bildskärmen, eller endast innehåll.
  4. Reviderade korrektur har instruktioner om vad kunden ska kontrollera.

Så vad finns kvar?

Hantera var du och din kund befinner er i godkännandeprocessen:

  • Är det den första, andra, tredje osv. provtryckningsomgången? Hur registreras och hanteras detta, på en korrekturlapp, i jobbväskan?
  • Vem utför korrigeringarna, du eller din kund som levererar nya korrigerade filer?
  • Om så är fallet, vilken typ av korrektur kräver de, börjar godkännandeprocessen om igen?
  • Äldre versioner av kundfiler måste hanteras för att säkerställa att det inte uppstår förvirring, så versionshantering behövs.
  • Slutgiltigt godkännande från kunden måste vara tydligt och dokumenterat
  • Om det slutliga godkännandet förutsätter att du utför ytterligare korrigeringar, bör du då överväga att skicka in ytterligare ett korrektur, trots kundens instruktioner?
  • Hur beräknas och bokförs kostnaderna för författarnas rättelser?
  • Får kunderna information om dessa kostnader innan de åtgärdas?
  • Ombeds kunderna att skriftligen godkänna korrigeringskostnaderna?

Kom ihåg det gamla talesättet: ”Det finns alltid tid för ett nytryck!”.

Några åtgärder att överväga:

Fäst D50-klistermärke på fysiska färgprov för kontrakt för att indikera felaktiga visningsförhållanden, dessa kan återanvändas. När klistermärkena betraktas under felaktig belysning syns färgremsor som på bilden nedan. När de betraktas under korrekt D50-ljus bör remsorna knappt vara synliga.

https://www.ugra.ch/en/product/ugra-light-indicator-strip-d50/

 

Använd godkännandeklistermärken/interaktiva PDF-/word-dokument för godkännande/kommentarer/korrigeringar och ytterligare åtgärder/återverifieringar etc.

 

Det här interaktiva formuläret kan laddas ner och anpassas efter dina behov. Det kan användas som försättsblad för PDF-korrekturer eller som pappersformulär för fysiska korrekturer. Ett system för godkännande av provtryck online skulle dock vara mycket mer transparent och spårbart, även för fysiska provtryck.

Många gratis PDF-läsare kan inte visa en komplex grafisk PDF korrekt med avseende på färg eller innehåll! Acrobat Professional är ”guldstandarden”. Rådgör därför alltid med kunderna om visningsproblem med andra PDF-program.