Det förbättrar effektiviteten, sänker kostnaderna, påskyndar produktutvecklingen och gör det möjligt för företagen att fokusera på sina ”kärnkompetenser”.

För många människor är outsourcing ett skrämmande förslag. Men denna nya affärsmodell, som har införts över hela världen inom både den privata och den offentliga sektorn, ger många fördelar. Den gör det möjligt för en organisation att uppnå affärsmål, skapa mervärde, utnyttja en resursbas och minska riskerna. Med andra ord, från enskilda objekt till systemförvaltning – genom att välja att anlita externa leverantörer kan det företag eller den organisation som lägger ut ett jobb på entreprenad (”kunden”) fokusera på det som man är bäst på.

Problem uppstår på grund av avsaknad av eller dåliga styrformer.

Den allmänna bilden av outsourcing kan vara att det handlar om att göra ekonomiska besparingar genom att utnyttja billigare arbetskraft i ett annat land (s.k. offshoring), men outsourcing kan ske både inom landet och utomlands. Det kan också ge kunden tillgång till expertis och en produktivitetsnivå som inte är tillgänglig internt. När det finns ett kompetens- eller produktionsunderskott (ofta inom informationsteknik) och tjänsteleverantören kan erbjuda en lösning, kan en outsourcinglösning tillgodose båda parters behov.

Statistiken i ämnet är en ögonöppnare. Redovisnings- och konsultföretaget Deloitte publicerade nyligen sin kostnadsfria 2014 Global Outsourcing and Insourcing Survey, som omfattar politiska konsekvenser, regleringar, outsourcingdestinationer, teknik och leverantörshantering. Plattformen udemy.com för onlinekurser publicerade till exempel en del avslöjande statistik för 2013. Det året hade 43% av IT-sektorn outsourcats. Året därpå hade siffran stigit till 60 procent.

Deloitte förutspår också att outsourcing kommer att fortsätta att öka i en takt på 12-26% för de analyserade funktionerna.

Stordriftsfördelar

Även om outsourcingens ”fader” mycket väl kan vara den brittiske ekonomen David Ricardo från början av 1800-talet med sin ekonomiska princip om ”komparativa fördelar”, var det först 1989 som bildbehandlingsföretaget Eastman Kodak tog det då revolutionerande steget att outsourca sina IT-system.

Fram till dess var den ideala affärsmodellen ett stort och välintegrerat företag som ägde, förvaltade och hade direkt kontroll över sina tillgångar. Men storföretagen kunde inte konkurrera globalt eftersom uppblåsta ledningsstrukturer hindrade flexibiliteten. Diversifiering blev ett slagord för att bredda företagsbasen och dra nytta av stordriftsfördelar. För många stora företag resulterade detta i en strategi som gick ut på att koncentrera sig på kärnverksamhet och kärnkompetens och identifiera vad som var avgörande för företagets framtida tillväxt och vad som inte var det.

Bedömning av risk och avkastning

Även om outsourcing kan tyckas vara en idealisk lösning för företag som vill hålla omkostnaderna så låga som möjligt och det infernaliska antalet anställda nere, finns det också faror att undvika.

Många studier har genomförts för att undersöka för- och nackdelar med outsourcing. Booz Allen Hamilton, ett ledande konsultföretag inom management och teknik, publicerade 2014 en rapport som beskrev ”en blandad bild av traditionell outsourcing”. Man påpekade dock följande: ”Besparingarna beror vanligtvis på att outsourcingleverantören har tillgång till billigare och mer flexibel arbetskraft samt den senaste och mest effektiva tekniken. Organisationer hävdar att de i genomsnitt uppnår en kostnadsminskning på 15 % genom outsourcing.”

Datamark Incorporated, som levererar tjänster för innehållshantering till Fortune 500-företag, stöder dessa påståenden. I sin vitbok från 2014 genomförde företaget kostnadsanalyser på ett och flera års sikt för beslut om outsourcing av affärsprocesser för ”enskilda objekt”. Datamark gjorde ett representativt urval av de undersökta företagen och fann kostnadsbesparingar på 31 % i en ettårig kostnadsanalys, medan en treårig studie av samma företag visade besparingar på 33 %. Detta innebär naturligtvis en mycket betydande minskning av utgifterna för vissa företag och ger andra incitament att följa denna attraktiva affärsmodell.

Hur ISO kan hjälpa till

ISO 37500 behandlar frågor om flexibilitet i outsourcingavtal.

Adrian Quayle, avgående ordförande i projektkommittén ISO/PC 259, Outsourcing, och Dr Gargi Keeni från Tata Consultancy Services talade med ISOfocus. Quayle förklarade att det hade blivit uppenbart att standardiserare måste ta itu med de frågor som nu uppstår genom denna affärspraxis. ISO/PC 259 skapades som ett svar på det breda spektrum av metoder som utvecklades i början av outsourcingindustrin. Dessa hade med tiden alltid kommit att omfatta liknande processer och teman. Efter en paneuropeisk undersökning som genomfördes av det nederländska standardiseringsorganet NEN, lades ett förslag fram om att utveckla en internationell ISO-standard.

De som arbetar med outsourcing efterlyste en gemensam vokabulär för alla branscher, inklusive typiska outsourcingbegrepp, för att förbättra förståelsen hos alla intressenter som är involverade i hanteringen av outsourcingens livscykel.

Detta ledde i slutändan till utarbetandet och publiceringen av ISO 37500:2014, Outsourcing, vars författare var erfarna sourcing/outsourcing-utövare som var involverade i affärer över hela världen. Stor vikt har lagts vid att standarden ska utgöra en generisk och branschoberoende grund, så att den i framtiden kan kompletteras och skräddarsys för att passa branschspecifika behov.

En anda av samarbete

Bland de experter som anlitades var Dr. Keeni en av de viktigaste bidragsgivarna. Som hon sa till oss: ”Det var en utmaning att tillgodose alla intressenters synpunkter, både inom den offentliga och den privata sektorn.” Hon berömde dock allas samarbetsanda, som var nyckeln till att lösa motstridiga synpunkter på komplicerade krav, särskilt när det gällde huruvida innovation och kontinuerlig förbättring skulle beaktas i livscykeln, eller om vikten av att inte bryta mot kontraktuella krav skulle ha företräde.

Quayle förklarar: ”Förutom att fokusera på gemensamma processer och bästa praxis för att lyckas, har teamet satt styrning i centrum för standarden. Erfarenheten har visat att många av problemen uppstår på grund av avsaknad av, eller dåliga, styrningsmetoder.”

ISO 37500 behandlar frågor om flexibilitet i outsourcingarrangemang, för att tillgodose förändrade affärskrav. Riskerna med outsourcing konfronteras för att möjliggöra ömsesidigt fördelaktiga samarbetsrelationer.

Alla delar av outsourcingbranschen bjöds in att delta i arbetet med att skriva standarden. Även om dokumentet i hög grad är branschoberoende och behandlar outsourcing oberoende av organisationens storlek, var de erfarenheter som samlades in av experter från en rad olika branscher, inklusive tillverkningsindustrin och ITeS (Information Technology enabled Service), mycket värdefulla när standarden sammanställdes. I takt med att ISO 37500 blir alltmer populär kommer utan tvekan ännu fler branscher att bidra med sin kunskap till nästa revidering av standarden.

Framtiden ser ljus ut

Under de senaste 25 åren har outsourcingindustrin vuxit från ingenting till en verksamhet som omsätter flera biljoner US-dollar världen över. Som en följd av detta kommer ISO att behöva utöka sitt engagemang för att täcka de otaliga sätt som outsourcing implementeras på.

De stordriftsfördelar, ekonomiska fördelar samt den flexibilitet och ökade produktivitet som utlovas genom outsourcing kommer att vara en het handelsvara under många år framöver, eftersom de skyhöga siffrorna för ökad outsourcing påverkar alla delar av samhället.

Från att ha varit inriktad på mycket transaktionella backoffice-processer eller icke-kritiska tjänster omfattar outsourcing nu även strategiska funktioner, och vissa företag lägger ut hela segment av sin värdekedja.

Hur ser då framtiden ut? När outsourcing sprids exponentiellt över världen kommer det oundvikligen att uppstå frågor som ännu inte har existerat. ISO:s uppgift blir då att bevaka utveckling och trender och skapa standardiserade lösningar för att hjälpa alla intressenter att hitta en väg runt – eller över – de hinder som blockerar deras väg.