Nessan Cleary delar med sig av olika nyckeltal som är grundläggande för att driva en framgångsrik tryckeriverksamhet. Dessa KPI:er kan följas upp antingen dagligen, veckovis eller månadsvis. Genom att hålla koll på dessa KPI:er kan ditt företag generera högre vinster.

Alla företag, även de som levererar tjänster för storformatstryck, finns till för att gå med vinst. I teorin kan du kontrollera ett företags hälsa genom dess balansräkning. Men det krävs mycket mer än bara siffror för att driva ett framgångsrikt tryckeri. Så det är vettigt att identifiera ett antal nyckeltal som du kan spåra över tid för att säkerställa att verksamheten är sund, oavsett om det är på daglig, veckovis eller månadsvis basis. Ännu viktigare är att du kan använda dessa KPI för att eliminera problem och öka vinsten.

Det finns dock inget standardtryckeri eftersom varje företag erbjuder en annan blandning av tjänster och ett annat värdeerbjudande till kunderna. Nyckeln till det här tillvägagångssättet är att välja rätt KPI som matchar målen för ditt företag. Det kommer sannolikt att vara en blandning av finansiell, produktions- och logistisk information. Ett bra MIS bör hjälpa till med det mesta av detta, men du kanske upptäcker att du behöver andra källor för att gå djupare in på vissa områden, till exempel problem med produktionsutrustning, bokföring eller leverans. Med det sagt, välj inte för många KPI:er, för då drunknar du i data.

Försäljning

De två viktigaste drivkrafterna i alla företag är att öka intäkterna och sänka kostnaderna. Det första nyckeltalet att titta på är alltså försäljning, och en bra utgångspunkt är den genomsnittliga kostnaden för att skaffa nya kunder. Varje företag kommer att ha vissa kunder som är mer krävande än andra. Så det är bra att spåra hur mycket varje kund kostar dig, både när det gäller att stänga varje försäljning och den grad av kundhantering som krävs under alla beställningar, inklusive den tid som läggs på att lösa problem med filer, och sedan matcha detta mot intäkterna från dessa kunder. Detta kan visa att vissa kunder helt enkelt är mer besvärliga än de är värda, men det kan också visa vilka som är värda att ta extra hand om, liksom växande trender inom vissa applikationer.

Förutom skrivare, som den här P5 350HSR, säljer Durst också en analystjänst som fungerar med skrivarna och arbetsflödena för att hjälpa kunderna att förstå hur deras maskiner används.

Det är bra att se varifrån försäljningen kommer, t.ex. från ett webb-till-tryck-system, en marknadsföringskampanj eller från inlägg i sociala medier. Detta kan hjälpa till att avgöra hur man bäst spenderar pengar på marknadsföring, eller att sluta slösa resurser på kampanjer som inte fungerar.

Klagomål

Det är också en bra idé att hålla reda på antalet klagomål och kostnaderna för att hantera dessa klagomål. Det kan vara bra att se om det finns ett gemensamt tema, t.ex. färgutmatningen från en skrivare eller kanske ett personalproblem som kan lösas med mer utbildning.

Avslutade jobb

På samma sätt är det bra att hålla koll på hur många jobb som slutfördes och levererades i tid.

Det finns många olika mått som kan mätas i hela produktionsavdelningen, så tricket är att bara identifiera de viktigaste som ger en korrekt ögonblicksbild av hur väl produktionsavdelningen fungerar. De flesta utskriftsenheter kan producera en mängd information, från bläckanvändning till felkoder, som du bör kunna komma åt via RIP eller genom integration med ett MIS. Allt fler tillverkare försöker ta betalt för att dela med sig av denna information, vanligtvis som en del av en pågående dataanalystjänst, men detta kommer att ha ett begränsat värde om det inte inkluderar alla olika utskriftsenheter som används så att du kan jämföra dem.

Utnyttjande för utrustning

En av de viktigaste indikatorerna är utnyttjandegraden för varje pris på utrustningen, eftersom ingen av dessa enheter tjänar pengar om de står oanvända. Detta kan hjälpa till att identifiera flaskhalsar om t.ex. skärbordet står och väntar på att jobben ska bli klara eller om vissa enheter tar en stund att ställa in, t.ex. om man måste byta verktyg på ett skärbord eller tejpa ner vissa typer av media på en flatbäddsskrivare. Detta bör också avslöja eventuella problem med utrustningen, om vissa enheter har underhållsproblem som ligger över genomsnittet eller om vissa enheter har specifika prepresskrav som begränsar flexibiliteten när det gäller att omorganisera arbetsflöden med kort varsel.

Faktiska marginaler jämfört med uppskattning

Ett annat användbart nyckeltal att hålla ett öga på är att jämföra de faktiska marginalerna för vissa jobb med estimatet. Det är inte ovanligt att en kalkyl utgår från att ett jobb ska produceras på ett visst sätt, men att produktionsteamet sedan väljer ett annat tillvägagångssätt, vilket kan förändra kostnaderna och därmed marginalerna för det jobbet. Det kan också ha uppstått problem och oförutsedda kostnader under arbetets gång, men oavsett vilket vill du att kalkylen och de faktiska kostnaderna ska ligga så nära varandra som möjligt för att undvika diskussioner med kunderna.

Ekonomi

Det säger sig självt att du måste hålla ett öga på den ekonomiska hälsan hos
-företaget, inklusive den totala vinsten och graden av tillväxt per år. Det kan vara bra att dela upp det på varje applikation eller produktgrupp för att se vilka delar av verksamheten som är mer lönsamma. Det är också värt att spåra den genomsnittliga tiden för kunder att betala fakturor och hur mycket det kostar dig att jaga dessa betalningar.

De flesta MIS, till exempel PrintIQ, kan hjälpa kunderna att skapa en lista över KPI:er som ska övervakas.

I dag är det få företag som har råd att bortse från sin övergripande hållbarhet. Det finns två huvudaspekter på hållbarhet. Den första är att helt enkelt minska avfallet, vilket också direkt sänker kostnaderna. Det innebär att man måste hålla koll på hur resurser används, till exempel värme och el. Att byta till ett mer effektivt system för nestning eller sammankoppling av jobb kan bidra till att minska substratavfallet.

Anta bästa praxis
Det andra elementet är att anta bästa praxis, t.ex. att byta till mer lättåtervunna material, använda bläckbesparande programvara och strama upp produktionen för att undvika att behöva göra omtryck på grund av fel. Genom att spåra sådana data blir det enkelt att visa verkliga framsteg för kunderna, som i många fall kan behöva sådana uppgifter för att kartlägga sitt eget miljöavtryck.

För övrigt kan information från dessa resultatindikatorer också användas som en del av den övergripande marknadsföringen. Det kan t.ex. handla om en hög andel jobb som levereras i tid eller en stor andel kunder som väljer att återkomma för upprepade beställningar. Att involvera personalen i insamlingen av dessa resultatindikatorer kan också bidra till att öka personalens moral och ge individer eller till och med hela avdelningar milstolpar att slå.

Sammanfattningsvis kan många leverantörer av tryckeritjänster dra nytta av det japanska konceptet Kaizen, som innebär att man identifierar små problem och gör ständiga förbättringar. Genom att hålla reda på de viktigaste resultatindikatorerna kan man åstadkomma ständiga förbättringar i hela verksamheten, vilket i sin tur bör leda till högre vinster.