Како одабрати МИС

Софтвер управљачког информационог система постао је суштинска компонента у вођењу модерне штампарије, али ће имплементација одредити њен успех.

Информациони систем за управљање, или МИС, је вероватно један од најсложенијих делова софтвера са којим ће се сусрести већина штампаних предузећа. И као што могу постојати огромне варијације у начину на који различите штампарије раде и купцима које опслужују, тако не постоји МИС који одговара свим величинама који ће функционисати из кутије за све. Због тога је тешко схватити шта тачно МИС може да уради за вас и колико би могао да кошта. Али можда је боља полазна тачка да се запитате шта вас правилно имплементирани МИС може спасити?

МИС се односи на две одвојене ствари – пословне информације и аутоматизацију тока посла – и повезивање ових ствари заједно би требало да доведе до мањег отпада, а самим тим и до већег профита. Ово се подједнако односи на мала предузећа као и на велика предузећа.

Натпис: МИС би требало да буде у могућности да прикаже преглед статуса свих послова у рукама, као на овој слици са ПринтИК-а.

Првобитна премиса иза МИС софтвера била је да се менаџменту пружи темељно разумевање свих трошкова и проблема у пословању како би се донеле исправне одлуке. Једини начин да заиста разумете све своје приходе и расходе је да користите централизовани систем који је повезан са свиме, од наруџби које долазе до броја спајалица кроз које рачуноводство пролази. То значи да главна продајна тачка МИС-а није толико функционалност самог софтвера, већ вештина коју тим има у интеграцији са софтвером других добављача.

То је логично довело до тога да МИС аутоматски покреће неке од тих других система и одређује како се различити послови гурају кроз различита производна одељења. То углавном значи производне токове рада и у теорији, постављање система заснованог на врућим фасциклама такође може омогућити да се послови аутоматски прослеђују из једног процеса у други. Али МИС ради много више од овога. Он аутоматски примењује све информације из налога за посао где је то прикладно, за штампање, дораду или фактурисање, без икаквих грешака или дуплирања. Поред тога, прикупља податке за израду извештаја о томе како посао функционише и може да покрене радње на другим местима, као што је наручивање више супстрата када је то потребно, као и да назначи где постоје проблеми, на пример да је једној одређеној машини потребно одржавање од очекиваног или да ли су послови се задржавају у једном или другом процесу.

Модуларна архитектура

Већина МИС нуди основни скуп функција плус бројне опционе модуле тако да штампарије могу да прилагоде МИС својим потребама. Иако ће већина МИС-а радити у различитим дисциплинама штампе, већина корисника великих формата имаће посебне захтеве, још више ако штампате и на текстилу. То у најмању руку значи узимање у обзир великих величина подлоге у употреби, како за ролне тако и за круте медије. МИС би такође требало да подржава различите врсте завршне обраде које се обично налазе у штампању великог формата, укључујући сечење преко дигиталног стола за сечење или рутера, као и поруб, заваривање, ушивање и тако даље.

Основна карактеристика сваког МИС-а је могућност процене послова и слања понуда за посао. То значи да можете узети у обзир све релевантне трошкове, укључујући сировине и рад особља, као и текуће трошкове и амортизацију опреме која се користи и одређивање разумне марже за сваки посао. У неким случајевима може постојати избор начина да се произведе посао са различитим импликацијама за процену.


Натпис: МИС би требало да буде у могућности да прикаже преглед статуса свих послова у рукама, као на овој слици са ПринтИК-а.

Модул за процену треба да буде уско везан за функцију планирања и заказивања јер желите да МИС одабере најефикаснији производни метод приликом заказивања послова за ту смену, али ћете изгубити новац ако је процена претпоставила јефтинији облик производње. У идеалном случају, заказивање би требало да буде динамично, да може аутоматски да се ажурира како би се узели у обзир нови послови како долазе, на основу захтеваних датума испоруке и синергија са другим пословима.

Ово заузврат претпоставља да МИС или укључује сопствени модул за наметање и окупљање или је уско везан за било који софтвер који имате за ово. Ово је посебно важно за рад великог формата где је прилично уобичајено да се више послова споји на истим плочама како би се уштедели трошкови и многи од тих послова ће имати неправилне облике који морају бити угнежђени заједно. Подразумева се да систем треба да буде у стању да разликује послове за различите клијенте. Подједнако је важно да се послови за истог клијента могу поделити на различите делове, на пример, продавац можда жели исти тип екрана, али подељен на различите малопродајне јединице које могу имати различите захтеве за величину. Мешање ових послова заједно ће уштедети време и трошкове сировина, али систем мора бити у стању да их раздвоји за испоруку и фактурисање.

ЦРМ модул треба да омогући продајном особљу да се повеже са купцима, да претвори понуде у поруџбине и да прати напредак тих поруџбина. То би у најмању руку требало да значи потрагу за уметничким делима за испоруку и обезбеђивање да су сви у кругу одобрења потписали доказе.

Већина МИС-а укључује модул за е-трговину иако постоји аргумент да би наменски програм Веб-то-Принт могао бити прикладнији. То заиста зависи од обима сваког појединачног предузећа и врсте купаца за које се бринете. Неки одељења широког формата ће бити део шире групе за комерцијалну штампу или ће се можда ослањати на купце који праве једнократне поруџбине и плаћају кредитним картицама, док други можда желе само да омогуће редовним клијентима да поновљене поруџбине на рачун. Постоји толико много варијација да је Веб-то-Принт заиста потребан посебан чланак.

МИС би требало да укључи неку врсту управљања залихама како би се осигурало да вам не понестане ништа што је потребно за предстојеће послове, као што је одређени супстрат, као и за куповину редовних артикала на време, укључујући делове за одржавање опреме, како бисте избегли последње минута панике. У идеалном случају, ово би требало да се прошири и на управљање сопственим ланцем снабдевања како бисте разумели трошкове супстрата и могли да искористите предности масовне куповине или других понуда.

Када је у питању испуњење, МИС би у најмању руку требало да буде у стању да генерише обавештење о испоруци. Неки ће такође резервисати испоруку код курирске или поштанске компаније, а неки ће ићи даље и повезати се директно са системима различитих курирских компанија како би разрадили најефикаснији облик испоруке на основу захтева купца, укључујући и када су различити делови посла морају бити послате на различите локације.

Коначно, већина МИС-а ће имати модул за рачуне, али је вероватно чешћа интеграција са наменским рачуноводственим софтвером, посебно имајући у виду да је већина рачуноводствених софтвера прилично добро успостављена.
У закључку, иако већина добављача МИС-а данас пласира свој софтвер као део производног процеса, права вредност МИС-а лежи у способности да се идентификују предности и слабости у послу. На крају, МИС би требало да плати за себе помажући да се смањи отпад и ефикасније стварају радна места.