Смањите трошкове фокусирањем на аутоматизацију радних токова

Риан МцАбее, директор производног процеса у Кеипоинт Интеллигенце – ИнфоТрендс-у, показује како стратегије мапирања и метрике процене могу трансформисати ваше знакове и графичке токове рада.

Шта вам аутоматизација може купити? Време и новац. Истраживање компаније ИнфоТрендс за 2019. годину открило је да просечни европски штампач може уштедети више од 1,4 милиона евра годишње уштеде рада аутоматизацијом 12 уобичајених корака радног процеса, као што су предлетњавање и исправке датотека. Супротно популарном страху од аутоматизације, већина власника предузећа не би примењивала смањење броја запослених. У ствари, 69% штампача је рекло да ће уместо тога користити уштеду од аутоматизације за проширење могућности и фокусирање на нове пословне могућности.

Сви штампачи могу побољшати своје токове рада стављајући снагу аутоматизације у рад.

Шта је ток производње штампаног материјала?

Једноставно речено, то су поновљиви и ревизијски задаци и процеси који се користе да би се посао пребацио са посаде на брод до краја. Једноставан приказ типичног процеса рада за штампу изгледа овако:

Један изазов за имплементацију аутоматизације радног тока је чињеница да компаније за штампање временом органско расту. Нова опрема, са припадајућим софтвером, улази у продавницу без да се процењује у вези са утицајем на укупни ток рада. Као резултат тога, неефикасности и уска грла почињу да се појављују. Реалност је да радни ток захтева координирани напор између процеса, људи и технологије да би се та ефикасност откључала.

Анкета ИнфоТрендс са 130 испитаника са штампача потврдила је недостатак аутоматизације. Већина (57%) имала је или неку аутоматизацију или је углавном аутоматизована, али 41% је остало углавном ручно, а 2% је користило само ручне процесе. На основу искустава са ревизијама радног тока, ИнфоТрендс обично утврђује да су штампачи аутоматизовали одређене делове процеса рада.

На аутоматизацију веома утиче способност штампача за куповину и интегрисање софтвера, заједно са усвајањем особља и купаца. Попис за штампање становништва ФЕСПА за 2018. годину 262 испитаника из дућана са изложбама и изложбама описао је власничке или инвестиционе планове за софтвер. Већина (85%) већ је користила софтвер за дизајн и штампање / РИП, али само 18% за контролу квалитета и 17% за веб за штампање. Од интерног наручивања до тачног праћења производних капацитета, МИС решења која се штампају на мрежи и штампају пресудна су за стандардизацију послова на броду и управљање радом кроз производне процесе. Упркос предностима радног тијека, већина трговина и штампарије не планира куповину софтвера за штампање на мрежи (55%) и штампање софтвера МИС (58%).

Од 172 испитаника од 262 који су планирали да улажу у софтвер, већина (58%) је планирала да потроши до 2.000 €, а само 5% потроши преко 51.000 € - значи 11.229 €. То произвођачима знакова и дисплеја ставља у неповољнији положај у односу на комерцијалне штампаче, који све више додају широке формате за штампање, који у просеку потроше 49.720 евра на софтвер.

Изазови у току рада

Посао на броду је неред. У прошлости је штампач лично прихватио спецификације купца, путем датотека на физичком медију. Сада захтеви и датотеке клијената путују низ стазе - кроз продају, е-пошту, ЕДИ-јеве и АПИ-је, интернетске, мобилне апликације и тако даље.

Толико различитих стаза, али исте информације потребне су за све послове на броду: захтјеви за намјеру клијента (количина, величина, боје, материјали, рок трајања и тако даље) и садржај клијента (умјетничко дјело и подаци) требају бити стандардизирани тако да једини варијације су у производу и клијенту, без обзира на пут до вашег радног процеса.

Што је мање аутоматизирана и мање дигитална стаза укрцавања у посао, то је процес склонији непостојању информација које су потребне за производњу штампе. Стварање и примена стандардних процедура за ванмрежну продају, посебно за продајне представнике, је критична. У ревизији радног тока, ИнфоТрендс је више пута констатовао да представници продаје у истој компанији нису у складу са уносом поруџбина. У многим случајевима представници се слажу само да је корисничко име потребно, превидјевши остале критичне податке као што су спецификације посла и датум испоруке. Сваки део недостајућих информација које нису заробљене у продаји губи време другог особља као што су представници подршке купцима који би га на крају требало да ставе у алат за управљање штампањем.

Потребан је јединствени систем за снимање свих ових елемената, један 'мозак' који несметано каналира намјеру и садржај клијента у универзални радни ток. Овај мозак би могао бити МИС за штампање, софтвер за планирање ресурса предузећа (ЕРП) или Универсал Дасхбоард.

Јединствени приказ операција омогућит ће штампарима на први поглед:

• Колико је послова у производњи?
• Колико њих касни?
• Колико је пропустило Уговор о нивоу услуге (СЛА)?
• Где је данашње уско грло?

Како да почнемо да то поправљамо?

За почетак, трговине широког формата требале би прошетати своје токове посла. Започните с идентифицирањем својих најбољих апликација и слиједите оне од тренутка када купац затражи производ до точке до које се испоручује. Уз пут, направите мапирање путовања током рада (погледајте доле) како бисте документовали људе, процесе и технологију која ће се упозорити на уска грла и довести до корективних радњи за побољшање процеса рада.

Методе оцењивања

Оцените следеће:

• Стандардни оперативни поступци (СОП)

Дефинисано, документовано, праћено и преведено у тренинг за брзи почетак.

• Радни токови

Оптимизирани процеси и аутоматизација пратећи најбоље праксе укрцавања, обраде и истицања датотека са клијентима

• Оснаживање купаца

Способност купаца да самостално сервисирају и управљају садржајем, наруџбама и статусом.

• Јединствени систем записа

Једно складиште тачности и истинитости за податке о клијентима и пословима.

• Преглед операција

Надзорне плоче или извештаји о производњи доступни су сваком запосленом у вези са производњом да би видели локацију и статус посла.

• Употреба софтвера

Имплементација софтвера како би се максимизирала потенцијална корист од операције

• Опоравак од катастрофе

Политике, алати и поступци за опоравак од природне катастрофе или утицаја на људе

• План одустајања и прелијевања

Политике, алати и процедуре за неометано кретање производње широм организације током вршних захтева или нестанка ресурса.

• ИТ инфраструктура

Општа робусност физичких компоненти, тј. Рачунара и умрежавања.

• Оптимизација особља

Прикладност улога и нивоа особља за испуњавање организационих циљева.

Предности паметне производње штампања

Предности трансформације горњих фаза рада од спорих, склоних грешкама и реактивних до бешавних, повезаних и паметних процеса су јасне. Уместо ручних додирних тачака од почетка до краја, при чему би сваки посао имао своје путовање, паметни систем би користио податке за покретање процеса обраде, минимизирајући количину додирних тачака која је потребна особљу. Паметан тијек рада штеди вријеме и новац који се у коначници могу реинвестирати како би се будућност доказало вашем пословању.

Па шта чекате?

Риан МцАбее , директор производног тока у Кеипоинт Интеллигенце – ИнфоТрендс-у