Пол Шерфилд нам даје практичне савете о томе како најбоље да управљате циклусима провере и одобравања

 

„Није тако изгледало на мом екрану!“
„Нисам знао/ла да морам све поново да проверим“
„Мој шеф не разуме ове ствари“
„Користили сте погрешну датотеку!“
„Шта проверавам?“

Ако су вам неки или сви ови коментари купаца познати, молимо вас да наставите да читате.

Да ли имате документовани процес одобравања доказа?

Ова чудна времена ће нам свима дати времена да размотримо све наше методе рада, системе и праксе. Да ли су били прикладни за ваш асортиман производа и потребе ваших клијената? Да ли ће и даље бити „најбоља пракса“ када се ова тренутна криза заврши и сви се вратимо у нормалу коју нам је можда тешко препознати?

Област коју би ваши производни и продајни тимови требало да размотре јесте провера квалитета и повезани циклус одобравања. Такође би било корисно да разговарате са својим купцима и чујете њихово мишљење о вашем систему у овој области.

Којој сврси је намењен пробни отисак и које области треба да провери купац? Ако штампарија то јасно не саопшти, купац може погрешно схватити, јер није свестан шта се од њега очекује. Да ли су ваши системи пробних отисака и циклуси одобравања погодни за ваше тржиште и производе и да ли их ваши купци разумеју?

Ваш циклус пробне провере и одобравања треба да буде погодан за ваше тржиште, купце и производ. Многа подручја тржишта производа и штампе, као што је онлајн штампање са веба, користиће електронску пробну проверу, често само за садржај. Друга тржишта, као што су паковање, етикете и висококвалитетна комерцијална штампа, могу захтевати много итерација пробне провере боја и садржаја и одобравања.

Дакле, ваша решења и системи захтевају много размишљања и разматрања како би се осигурало да одговарају потребама ваших купаца и тржишта.

Ова област може изазвати забуну, грешке, па чак и прераду и поновно штампање, а финансијски исходи могу бити спорни. То није начин за стварање добрих односа са купцима!

Дакле, да ли сте сигурни да ваш процес доказивања и одобравања не доприноси горе наведеним проблемима?

Хајде да погледамо за шта се користе пробни отисци, у овом случају обухватајући и меке пробне отиске на екрану и физичке пробне отиске; пробне отиске штампане на инкџет штампарији и пробне отиске на штампи помоћу производне пресе.

  1. Одобравање боја. Пробни отисци, и тврди и електронски, у овој области се често називају „уговорни пробни отисци“ јер се сматрају матричним бојама којима штампани производ мора да одговара. Нека подручја која треба прво размотрити:
    • Да ли су ваши пробни отисци по уговору о бојама верификовани према исправном радном току у боји? Да ли је на сваки пробни отисак одштампана или причвршћена „налепница“ за валидацију по стандарду ISO 12647-7 која даје ове информације купцу?
    • Да ли дајете купцу упутства како да прегледа овај пробни отисак користећи исправне услове осветљења засноване на D50 или њихову алтернативу као што је TL84 за продавницу?
    • Како осигуравате да ваши купци виде контактне пробне отиске у боји на мониторима са широким опсегом, профилисаним, тачним бојама и исправним подешавањима управљања бојама?
    • Да ли шаљете насловну страницу уз ове електронске пробе са детаљима о томе како да прегледате и одобрите ове датотеке, често PDF-ове?
    • Да ли ваши купци имају одговарајући софтвер за преглед и коментарисање PDF пробних отисака?
    • Да ли ће горе наведено бити схваћено ако ове доказе виде или прегледају други унутар организације вашег клијента?
  2. Одобравање садржаја, и електронски и електронски докази:
    • Да ли ваши купци разумеју да су ови пробни отисци само за садржај, а не за тачно одобрење боја?
    • Да ли ће се ово разумети ако ове доказе виде или прегледају други унутар организације вашег клијента?
    • Да ли ваши купци имају одговарајући софтвер за преглед и коментарисање PDF пробних отисака?
  3. Ревидирани докази
    • Да ли су због боје, садржаја или обоје?
    • Да ли треба проверити само исправљене области или све елементе? То ће зависити од обима исправки и ко их је извршио, а захтеви треба да буду јасно наведени.
    • Да ли приложена насловна страница документује овај процес одобравања и фазу у којој се налази?

Процес одобравања

Претпоставимо сада да су техничке области доказа, и тврдих и меких, обрађене и исправљене, и да:

  1. Сви физички пробни отисци у боји имају ознаку за валидацију која показује усклађеност са стандардом ISO 12647-7 и радним процесом управљања бојама и коришћеним профилима, а дати су и савети о условима гледања.
  2. Систем одобравања доказа је на снази.
  3. Пробни отисци су јасно означени због намене, боје, укључујући и упозорења у вези са бојом монитора, или само садржаја.
  4. Ревидирани докази садрже упутства о томе шта купац треба да провери.

Дакле, шта је преостало?

Управљање позицијом у којој се налазите ви и ваш купац у процесу одобравања:

  • Да ли је то прва, друга, трећа итд. рунда коректура? Како се ово евидентира и управља, на листићу са коректурама, у врећици за посао?
  • Ко врши исправке, ви или ваш купац доставља нове исправљене датотеке?
  • Ако је тако, какву врсту опомене захтевају, да ли процес одобравања почиње поново?
  • Старије верзије датотека корисника морају се управљати како би се осигурало да нема забуне, па је потребна контрола верзија.
  • Коначно одобрење купца мора бити јасно и документовано
  • Ако ово коначно одобрење подлеже даљим корекцијама од стране вас, да ли треба да размотрите достављање додатног доказа, упркос упутствима вашег клијента
  • Како се израчунавају и евидентирају трошкови ауторских исправки?
  • Да ли су купци обавештени о овим трошковима пре него што се предузму мере?
  • Да ли се од купаца тражи да писмено одобре трошкове корекције?

Сетите се оне старе изреке: „Увек има времена за поновно штампање!“

Неке акције које треба размотрити:

Залепите налепницу D50 на физичке пробне отиске у боји како бисте назначили погрешне услове гледања; оне се могу поново користити. Налепнице, када се гледају под погрешним осветљењем, показују траке боје као што је приказано на слици испод. Када се гледају под исправним D50 светлима, траке би требало да буду једва видљиве.

https://www.ugra.ch/en/product/ugra-light-indicator-strip-d50/

 

Користите налепнице одобрења/интерактивне PDF/word документе за одобрења/коментаре/исправке и даље радње/лектуре итд.

 

Овај интерактивни образац можете преузети како бисте га прилагодили и изменили својим потребама. Може се укључити као насловна страница за PDF пробне отиске или као папирни образац за физичке пробне отиске. Међутим, систем за одобравање пробних отисака на мрежи био би много транспарентнији и лакше прати, чак и за физичке пробне отиске.

Многи бесплатни програми за прегледање PDF-ова неће правилно приказати сложене графичке PDF датотеке у погледу боја или садржаја! Acrobat Professional је „златни стандард“. Зато увек обавестите кориснике о проблемима са приказивањем код других PDF програма.