Грејем Ричардсон-Лок говори о предностима аутоматизације радног процеса.

 

Упркос свему што се тренутно дешава у свету са поремећајима изазваним COVID-19, и ви као власници или менаџери предузећа који обављате свакодневне задатке преживљавања пословања, можда ћете наћи времена да размотрите предности аутоматизације радних процеса док се појављујете на другој страни ове кризе.

Као менаџер техничке подршке у FESPA-и, циљ ми је да понудим увид у то како наши чланови штампарије могу да искористе све расположиве алате како би убрзали обраду поруџбина и смањили ризик од штампарских радова који не испуњавају очекивања купаца у погледу квалитета из првог, сваки пут. Ово може бити застрашујуће када се ради о широком спектру техника штампања и производних окружења.

Међутим, јасно је да све већа употреба машинске аутоматизације у дигиталној штампи кроз системе као што су роботика у руковању материјалом и еволуирајући МИС системи доносе суштинску ефикасност. Следећа промена фазе за многе је повезивање софтвера и успостављање поједностављених токова рада.

Идентификовање области на које треба да се фокусирамо захтева јасно подешену и предвидљиву штампарску продукцију. Овај приступ поставља нека ограничења на понуду производа у поређењу са традиционалнијим пословним моделима по мери у штампи. Из сопственог искуства као купац знам да је поједностављење процеса набавке толико брзо и јасно код добрих добављача веб-штампања да само веома креативан или специјализован посао прати традиционални спорији пут наручивања.

Да бих стекао бољи увид, контактирао сам Малколма Мекензија из Colour Engine-а, техничке консултантске куће са седиштем у Великој Британији која нуди услуге аутоматизације интеграције за штампаче, од управљања бојама до развоја софтвера и скрипти.

Један од многих софтверских производа које подржавају је Enfocus Switch, који вам омогућава да направите сопствене прилагођене аутоматизоване токове рада у производњи. Спајањем различитих софтверских апликација путем прилагођеног скриптовања могуће је, на пример, премештање датотека из Adobe CC апликације користећи њен JavaScript интерфејс у другу апликацију као што је Microsoft Outlook, користећи Applescript за Mac OS-X и VBscript за Microsoft Windows.

Један пример је могућност да се долазне датотеке купаца слажу у врућу фасциклу повезану са PitstopPro-ом где се врши претходна провера како би се осигурало да уметничко дело испуњава потребе процеса. Ово заузврат може покренути аутоматско слање е-поште купцу како би се обавестио да датотека пролази кроз прву проверу и да ћете ускоро добити пробни примерак. Ако датотека прође тај претходни преглед, следећи корак је да је отворите и уградите уметничко дело са одговарајућим профилом за управљање бојама у PDF пробни примерак ради одобрења. Ако, наравно, датотека не испуњава захтеве, онда подешавате е-пошту са детаљима о томе шта купац треба да уради да би поново послао примерак.

Натпис: Пример аутоматизованог дизајна радног процеса у Switch-у.

Овај приступ аутоматизацији представља агилну алтернативу куповини хостованог екосистема где могућност прилагођавања може бити рестриктивнија. Понекад је тешко постићи оптималан ток рада осим ако га не можете посебно изградити око вашег штампаног микса производа. Избор зависи од тога колико дубоко желите да се укључите и који ниво флексибилности вам је потребан.

Малколм Макензи је сертификовани стручњак компаније Enfocus и члан комитета ISO TC-130 (Штампарске и графичке технологије) и веома је искусан у техничким захтевима аутоматизације радних процеса.

Када смо започели мој дан обуке, понудио ми је свој први мудар савет: „Почните аутоматизацијом једноставног процеса и развијајте га одатле.“ Може бити случај да организовање испоруке укључује закључивање поруџбине, прикупљање и штампање отпремница и етикета пакета и слање фактуре или примање уплате.

Натпис: Овај дијаграм илуструје да се EnFocus Switch може користити за развој аутоматизованих токова рада у многим сценаријима.

Типично, МИС системи ће обрадити добар део ових задатака, али се можда неће директно интегрисати у систем за заказивање изабране курирске службе. Навођењем задатака и редоследа процеса, ово вам омогућава да разумете како да све повежете. Можда ће вам бити потребни API-ји, SQL код, XML метаподаци који ће се користити за превлачење правих информација до одредишта, ту долази Enfocus Switch и мало стручности. Укључује широк спектар „виџета“ или API-ја који се могу међусобно повезати и визуелно планирање тока посла које повезује „акције“ како би се штампач ослободио заморних, понављајућих задатака.

На крају крајева, циљ је да се што више смање тачке људског контакта како би се повећала брзина и смањили трошкови, отварајући капацитет за обраду много више поруџбина.

Ако бисте ви, са водећим знањем некога попут Малколма, могли да испланирате све, од аутоматских понуда, потврде поруџбине, брзе провере, плаћања и резервације, брзо бисте дошли до фазе у којој су људске тачке контакта знатно смањене и ослобађају особље да ради продуктивније.

Без обзира да ли имате Web2print операцију или продавницу, технологија штампања Enfocus Switch софтвера је искоришћена за значајно побољшање ефикасности процеса до те мере да можете да поднесете експоненцијални пораст онога што обично постаје краткорочно, брзо тржиште са конкурентним трошковима обраде.

У разговорима са публиком, предузећима, штампарима, стручњацима, постоји ограничење колико запослених „можете да уложите“ у решавање проблема. Уз недоследне ручне операције, превише кувара не само да може да поквари чорбу, већ и да омета раст и ширење пословања.

Сада постоји апсолутни императив да штампарије пронађу боље начине рада. Хитност је сада свеприсутна где и директни крајњи корисници и штампарије треба брзо да доставе пробне отиске купцима. Брзим пријемом и контролом долазних датотека, паметна предузећа такође уочавају, решавају и превазилазе проблеме, убрзавајући интерно доношење одлука и пружајући бољу услугу купцима.

Група Блутри, која послује под брендовима Route 1 Print и Instantprint, не би могла постићи такав напредак без тако високог нивоа аутоматизације софтвера. Њихова мантра тимског рада 23:17 је проницљива, што је довело до њиховог најновијег рекордног минималног времена за обраду посла од почетка до краја (23 минута и 17 секунди). Услуга је све са 25.000 поруџбина недељно.

Стандардизацијом производа, комерцијализација за једноставне (флајери, банери, брошуре) или све сложеније послове је у моди, али то може захтевати висок ниво стручности за имплементацију, при чему су ручне занатске вештине и даље потребне у специјализованим областима као што су штампа фолијом, штампање на специјализованим материјалима итд.

 

Резиме

Enfocus Switch је интригантна, импресивна платформа токова, покретачких понашања, међусобних веза, токова, тачака прегледа, Pitstop-а, скрипти… заснованих на „нечему“ што једноставно слеће у фасциклу или другим високотехнолошким методама.

Рад са Малколмом Макензијем у Colour Engine-у је био користан и јасан тренинг, могао сам да проведем неколико са њим, али бар сам добио пристојно разумевање за један дан тамо.

Иако Enfocus Switch није једина компанија која се бави аутоматизацијом, са другим произвођачима попут OneVision, Esko, Print Factory, HP, Efi и Heidelberg, који се такмиче са својим системима и приступима, јасно је као дан да је софтверска аутоматизација неопходна да би се остало испред.