Несан Клири разматра како је софтвер за управљачки информациони систем постао суштинска компонента у вођењу модерне штампарије, али имплементација ће одредити његов успех.
Информациони систем за управљање, или УИС, вероватно је један од најсложенијих софтверских програма са којима ће се већина штампарија сусрести. И баш као што могу постојати огромне разлике у начину рада различитих штампарија и клијентима које опслужују, тако не постоји ни универзални УИС који ће једноставно функционисати за све. Због тога је тешко схватити шта тачно УИС може да уради за вас и колико би то могло да кошта. Али можда је боља почетна тачка питање шта вам правилно имплементиран УИС може уштедети?
УИС се односи на две одвојене ствари – пословне информације и аутоматизацију тока посла – а повезивање ових ствари требало би да доведе до мањег отпада, а самим тим и већег профита. Ово се подједнако односи и на мала предузећа и на велика.
Натпис: Идеално би било да корисници буду у могућности да приступе већини функција МИС-а са преносивих уређаја, укључујући лаптопове, таблете и паметне телефоне, као што PrintIQ овде показује.
Првобитна премиса иза МИС софтвера била је да се менаџменту пружи темељно разумевање свих трошкова и проблема у пословању како би се доносиле исправне одлуке. Једини начин да заиста разумете све своје приходе и расходе јесте да користите централизовани систем који је повезан са свим, од поруџбина које пристижу до броја спајалица које рачуноводство обрађује. То значи да главна предност МИС-а није толико функционалност самог софтвера, већ вештина коју тим поседује у интеграцији са софтвером других произвођача.
То је логично довело до тога да МИС аутоматски покреће неке од тих других система и одређује како се различити послови прослеђују кроз различита производна одељења. То углавном значи производне токове рада и теоретски, постављање система заснованог на врућим фасциклама такође би могло да омогући аутоматско преношење послова из једног процеса у други. Али МИС ради много више од овога. Он аутоматски примењује све информације из налога за штампање где је то потребно, за штампање, завршну обраду или фактурисање, без икаквих грешака или дуплирања. Поред тога, прикупља податке за израду извештаја о томе како посао функционише и може да покрене акције на другим местима, као што је наручивање више подлога када је потребно, као и указивање на то где постоје проблеми, као што је ако једној одређеној машини треба одржавање него што се очекивало или ако су послови задржани у једном или другом процесу.
Натпис: MIS би требало да буде у могућности да прикаже преглед статуса свих текућих послова, као на овој слици са PrintIQ-а.
Модуларна архитектура
Већина МИС-ова нуди основни скуп функција плус низ опционих модула тако да штампарије могу прилагодити МИС својим потребама. Иако ће већина МИС-ова радити у различитим штампарским дисциплинама, већина корисника великог формата имаће специфичне захтеве, још више ако штампате и на текстилу. То у најмању руку значи узимање у обзир великих величина подлога које се користе, како за ролне тако и за круте медије. МИС би такође требало да подржава различите врсте завршне обраде које се обично налазе у штампи великог формата, укључујући сечење помоћу дигиталног стола за сечење или рутера, као и порубљивање, заваривање, стављање рупица и тако даље.
Основна карактеристика било ког УИС-а је могућност процене послова и слања понуда за рад. То значи могућност узимања у обзир свих релевантних трошкова, укључујући сировине и рад особља, као и трошкове рада и амортизацију опреме која се користи, и одређивање разумне марже за сваки посао. У неким случајевима може постојати избор начина за израду посла са различитим импликацијама на процену.
Натпис: MIS би требало да подржи бандитизам, као што се овде види на Tharstern MIS-у
Модул за процену треба да буде уско повезан са функцијом планирања и заказивања јер желите да МИС одабере најефикаснији метод производње приликом заказивања послова за ту смену, али ћете изгубити новац ако процена претпостави јефтинији облик производње. Идеално би било да заказивање буде динамично, са могућношћу аутоматског ажурирања како би се урачунали нови послови како долазе, на основу њихових потребних датума испоруке и синергија са другим пословима.
Ово заузврат претпоставља да МИС или укључује сопствени модул за намештање и груписање или је уско повезан са било којим софтвером који имате за ово. Ово је посебно важно за рад великог формата где је прилично уобичајено да се више послова групише на истим таблама ради уштеде трошкова, а многи од тих послова ће имати неправилне облике које је потребно угњеждити заједно. Подразумева се да систем треба да буде у стању да разликује послове за различите клијенте. Подједнако је важно да се послови за истог клијента могу поделити на њихове различите делове, на пример, продавац би могао да жели исту врсту дисплеја, али подељен по различитим малопродајним јединицама које могу имати различите захтеве за величином. Мешање ових послова ће уштедети време и трошкове сировина, али систем мора бити у стању да их раздвоји за испоруку и фактурисање.
CRM модул би требало да омогући продајном особљу да комуницира са купцима, да претвара понуде у поруџбине и да прати напредак тих поруџбина. То би најмање требало да значи праћење испоруке графичких материјала и осигуравање да су сви у процесу одобравања потписали пробне отиске.
Већина МИС-ова укључује модул за електронску трговину, мада постоје аргументи да би посебан програм „Web-to-Print“ могао бити погоднији. То заиста зависи од величине сваког појединачног предузећа и врсте купаца којима се обраћате. Неке дивизије широког формата биће део шире комерцијалне групе за штампу или се могу ослањати на купце који праве једнократне поруџбине и плаћају кредитним картицама, док други можда само желе да омогуће редовним купцима да праве поновљене поруџбине на рачун. Постоји толико варијација да „Web-to-Print“ заиста захтева посебан чланак.
Натпис: Dataline-ов MultiPress је MIS/ERP софтвер за графичке производне компаније. Интегрише све административне, комерцијалне, финансијске и логистичке пословне процесе, заједно са производњом и извештавањем у један моћан MIS/ERP систем.
Управљачки систем за управљање залихама (MIS) треба да укључује неку врсту управљања залихама како би се осигурало да вам не понестане ничега што је потребно за предстојеће послове, као што је одређени супстрат, као и за куповину редовних артикала на време, укључујући делове за одржавање опреме, како би се избегле панике у последњем тренутку. Идеално би било да се ово прошири и на управљање сопственим ланцем снабдевања како бисте разумели трошкове супстрата и могли да искористите предности куповине на велико или друге понуде.
Када је у питању испуњење поруџбине, МИС би бар требало да буде у стању да генерише обавештење о испоруци. Неки ће такође заказати испоруку код курирске или поштанске компаније, а неки ће ићи даље и директно се повезати са системима различитих курирских компанија како би утврдили најисплативији облик испоруке на основу захтева купца, укључујући и када различити делови посла морају бити послати на различите локације.
Коначно, већина МИС-ова ће имати модул за рачуне, али је вероватно чешће да се интегрише са наменским рачуноводственим софтвером, посебно имајући у виду да је већина рачуноводственог софтвера прилично добро успостављена.
Закључно, иако већина добављача МИС-а данас пласира свој софтвер на тржиште као део производног тока рада, права вредност МИС-а лежи у способности да се идентификују снаге и слабости у пословању. На крају крајева, МИС би требало да се исплати тако што ће помоћи у смањењу губитка средстава и ефикаснијем стварању послова.