Маршал Аткинсон наглашава важност изградње и разумевања ефикасних кључних индикатора учинка (KPIS) за ваше пословање. Такође детаљно описује које кључне индикаторе учинка (KPI) је важно мерити и како их имплементирати.

Негде током своје каријере, вероватно сте читали, гледали или слушали некога ко детаљно објашњава важност KPI-јева или „кључних индикатора учинка“. Око десет минута након почетка разговора, почели сте да проверавате телефон, имејлове, друштвене мреже или било шта друго, али да не бисте били осредњи на оно што је та особа покушавала да саопшти.

KPI-јеви? Бројеви? Математика?

Досадно! Мислим… хајде. Наш посао иде одлично. Имали смо успех и без ових глупости са KPI-јевима. Зашто сада почети?

Јер звук усисавања који чујете је профит који лети кроз прозор. Чак и ако сте имали успеха без бриге о својим KPI показатељима, то не гарантује будући успех. И не заборавимо да бисте могли да оставите гомилу неуловљеног новца у свом послу јер не радите посао који је потребан да бисте га покупили.

Ево шта мислим. „Кључни индикатор учинка“ је било шта важно у вашем послу. Желите да пратите ово јер ако је нешто важно, желите да осигурате да увек добијате максималан ниво ефикасности. Међутим, ако то још није дефинисано, како знате да послујете пуним капацитетом и да немате неостварени потенцијал?

Овај чланак се бави дефинисањем ових могућности, имплементацијом система и осигуравањем његовог функционисања.

Разумевање најбољих метрика

Које су најважније ствари на које стално обратите пажњу у свом послу? Продаја? Производња? Задовољство купаца? Тачност поруџбина? Колико минута тај човек у производњи проводи у купатилу сваког дана?

Постоје стотине, ако не и хиљаде, ствари које бисмо могли да измеримо у било ком послу. Али само неколико њих је потребно да би се направила разлика на следећем нивоу. Када узмете у обзир нешто тако важно, шта га тера ка успеху или неуспеху?

На пример, узмимо вероватно најчешћи пример, продају. Наравно, можете поставити циљ укупног прихода. Али шта га покреће? Можете ли то разложити на лако разумљиве математичке прорачуне како бисте свакодневно знали да ли ћете постићи тај циљ продаје?

Рецимо да желите да остварите циљ продаје од 1.000.000 долара. Ако је ваша просечна величина поруџбине 1.500 долара, то можете користити да одредите лако читљив кључни индикатор учинка (KPI).

1.000.000 $ / 1.500 $ = 666,6 поруџбина годишње. Заокружимо и назовимо то 667.

667/12 месеци = 55,58 поруџбина месечно. Заокружимо и назовимо то 56.

56/4 недеље = 14 поруџбина недељно.

14/5 = 2,8 поруџбина дневно. Заокружимо навише и назовимо то 3.

Стога, ако ваше предузеће дневно закључује 3 поруџбине са просечном вредношћу продаје од 1.500 долара, лако ћете остварити свој циљ прихода од 1.000.000 долара.

Осврните се на свој јучерашњи продајни труд. Да ли сте закључили најмање три поруџбине у вредности од 1.500 долара? Ако нисте, које промене правите да бисте остварили тај мали дневни циљ?

Други примери

Наравно, то је један пример. KPI који вам је најважнији може се односити на време производње, образовање запослених, стопу грешака или било које важне тачке података које лако сигнализирају успех или неуспех.

Више од свега, желите да ваши кључни индикатори учинка (KPI) буду релевантни. Нема много смисла пратити и мерити податке ако ништа не радите са тим информацијама. Када добијете информације, почните да их користите као сигнал за промену. Као што каже мој добри пријатељ Марк Кудреј: „Само три ствари се могу десити, а две од њих су лоше. Ствари ће се побољшати. Ствари ће се погоршати. Или ће ствари остати исте.“

Када почнете да истражујете KPI бројеве, то вам може указати на прилику за побољшање других пословних области.

Могућности пред вама

Рецимо да почнете да мерите време застоја у производњи. То је део времена током радног дана који није проведен у штампању. Када штампате, зарађујете новац. Када не штампате, трошите новац. Застој може бити скуп, тако да је то фантастичан кључни индикатор учинка (KPI) који треба пратити.

Због новог интересовања за KPI за време застоја, ваш тим је почео да истражује узрок застоја у производњи. Углавном се ради о чекању на ствари. Чекању да се помеша боја. Чекању да се припреме екрани. Чекању да се залихе изброје и распореде. Чекању одобрења менаџера за покретање посла.

Математика која стоји иза њихове хипотезе доказује да су у праву, показујући да преко 60% застоја у радионици чека на нешто. Да би то исправили, тим данас почиње „потрагу за благом“ за свим што је потребно за сутрашњу производњу. Ово захтева одређену реорганизацију, обуку и промене процеса, али они то раде.

Захваљујући овом напору, производња се повећава, трошкови опадају, а повећава се и задовољство запослених и купаца.

Зато што су се догодиле две ствари: нешто је измерено, и то је довело до промене. Побољшања су потврђена јер су кључни индикатори учинка (KPI) доказали да је идеја функционисала.

Које кључне показатеље учинка (KPI) мерити?

И даље мислите да су кључни индикатори учинка (KPI) досадни и губљење времена? Ако је тако, сигуран сам да ће ваша конкуренција бити задовољна.

Али, ако желите дубље да се позабавите овим, хајде да истражимо како да одредите које кључне индикаторе учинка (KPI) желите да мерите.

Прво, хајде да ово испитамо из две перспективе. Шта је покварено или треба побољшати? И шта је важно и треба да настави успешно да функционише? Можете изградити KPI метрике око било које од ових идеја, али вероватно би обе биле важне.

Најбољи начин да то урадите јесте да окупите свој тим и разговарате. Током година сам научио да ако желите да знате стварну стварност неког посла, морате да изађете из канцеларије и питате људе који раде тај посао. Верујте ми, они имају мишљење.

Пошто је ваш циљ да им олакшате рад, побољшате свој производ, смањите трошкове и повећате профит… ово је вредна активност. Користите белу таблу или велики штафелај са блоком. Размислите са својим тимом о важним метрикама које треба мерити и анализирати и шта се у њих уноси.

На крају вежбе, желите да наведете важне тачке о пословању које одржавају компанију здравом. „Ако ове ствари не функционишу како треба, осуђени смо на пропаст.“

И за сваки од њих, одредите како се успех може мерити. Шта и како ћете нешто мерити, и шта је успешан број?

Дефинишите важне ствари у OKR формату

Један једноставан начин да се дефинише успех јесте да се наведе свака кључна тачка у OKR формату. OKR је скраћеница од „Циљ, Кључни резултат“. То значи „Ево шта желимо, а ево и позитивног резултата тога.“

Користећи наш пример продаје од раније, ако је циљ имати дневни просек од три продаје дневно, са укупном продајом од најмање 1.500 долара, онда ће циљ прихода од 1.000.000 долара бити достигнут.

Следећи корак је да видите да ли можете да разумете шта доприноси том успеху. Колико дневних понуда морате да пошаљете да бисте закључили три продаје? Ако је просечна вредност поруџбине 1.500 долара, која врста муштерије троши тај износ? Да ли закључујете више продаја путем препорука или хладних позива?

Овде почиње прави посао. Наведите своје циљеве, дефинишите шта је важно, поставите циљни KPI број и мерите и тестирајте резултате.

Не заборавите да морате да укључите свој тим у све аспекте овог путовања. На крају крајева, они су ти који ће се много трудити покушавајући да га остваре.

Имплементација кључних показатеља учинка (KPI)

Рецимо да сте се ви и ваш тим састали и дефинисали свој први скуп кључних индикатора учинка (KPI) које ћете користити. Следећи корак је заправо имплементација прикупљања података ради мерења успеха.

Желите да ово учините што једноставнијим. Ако можете аутоматизовати прикупљање података без потребе да неко обавља тај посао, то је најбоље. Међутим, то није увек могуће. Ако ће члан тима трошити време и труд пратећи нешто, олакшајте му прикупљање података. Поједноставите ствари колико год можете и дајте му алате за успех.

Требало би често да пратите процес обуке и пружате подршку како бисте осигурали да се подаци прикупљају тачно и благовремено. Моје искуство је да ако се на табели радног времена налазе бројеви који се претежно завршавају са 5 или 0, члан тима их измишља.

Стварање добрих навика је начин на који се ови подаци прикупљају. То треба да се осећа као природан део процеса и да се дешава сваки пут без изузетка.

Закључак

Сви искусни пословни лидери ће вам рећи да „не можете управљати оним што не мерите“. Ово је 100% тачно.

Одвајање времена за прикупљање, сортирање, графичко представљање и анализу кључних података за ваше пословање је кључни корак у одржавању здравља и раста вашег пословања.

Подаци о учинку помажу лидеру да доноси информисане одлуке. У супротном, само погађате.