Nessan Cleary hovorí o tom, že softvér informačného systému pre riadenie sa stal podstatnou súčasťou prevádzky modernej tlačiarne, ale o jeho úspešnosti rozhodne implementácia.
Manažérsky informačný systém (MIS) je pravdepodobne jedným z najzložitejších softvérov, s ktorými sa väčšina tlačiarenských podnikov stretáva. A tak ako môžu existovať obrovské rozdiely v spôsobe práce rôznych tlačiarní a v zákazníkoch, ktorým slúžia, neexistuje ani univerzálny MIS, ktorý by fungoval pre všetkých. Preto je ťažké presne určiť, čo pre vás môže systém MIS urobiť a koľko by to mohlo stáť. Ale možno lepším východiskom je spýtať sa, čo vám môže správne implementovaný MIS ušetriť?
MIS je o dvoch samostatných veciach – obchodných informáciách a automatizácii pracovných postupov – a ich prepojenie by malo viesť k menšiemu plytvaniu, a teda k väčšiemu zisku. To platí rovnako pre malé firmy ako pre veľké podniky.
Titulok: V ideálnom prípade by používatelia mali mať prístup k väčšine funkcií MIS z prenosných zariadení vrátane notebookov, tabletov a smartfónov, ako to ukazuje PrintIQ.
Pôvodným predpokladom softvéru MIS bolo poskytnúť manažmentu dôkladný prehľad o všetkých nákladoch a problémoch v podniku, aby mohol prijímať správne rozhodnutia. Jediný spôsob, ako skutočne pochopiť všetky svoje príjmy a výdavky, je používať centralizovaný systém, ktorý je prepojený so všetkým, od prichádzajúcich objednávok až po počet kancelárskych spôn, ktoré prechádzajú účtovným oddelením. To znamená, že hlavnou výhodou MIS nie je ani tak funkčnosť samotného softvéru, ale zručnosť tímu pri integrácii so softvérom iných dodávateľov.
To logicky viedlo k tomu, že MIS automaticky spúšťa niektoré z týchto ďalších systémov a určuje, ako sa jednotlivé úlohy posúvajú cez rôzne výrobné oddelenia. To väčšinou znamená výrobné pracovné postupy a teoreticky by nastavenie systému založeného na horúcich priečinkoch mohlo umožniť aj automatické odovzdávanie úloh z jedného procesu do druhého. Systém MIS však robí oveľa viac. Automaticky aplikuje všetky informácie z lístka úlohy tam, kde je to vhodné, na tlač, konečnú úpravu alebo fakturáciu, a to bez akýchkoľvek chýb alebo duplikácií. Okrem toho zhromažďuje údaje na vytváranie správ o tom, ako podnik funguje, a môže spúšťať akcie na iných miestach, ako je objednávanie ďalších substrátov v prípade potreby, ako aj indikovať, kde sú problémy, napríklad ak jeden konkrétny stroj potrebuje údržbu, než sa očakávalo, alebo ak sa úlohy zdržiavajú v jednom alebo druhom procese.
Titulok: MIS by mal byť schopný zobraziť prehľad stavu všetkých rozpracovaných úloh, ako na tomto obrázku z PrintIQ.
Modulárna architektúra
Väčšina MIS ponúka základný súbor funkcií a niekoľko voliteľných modulov, takže tlačiarne si môžu MIS prispôsobiť vlastným potrebám. Hoci väčšina MIS funguje v rôznych oblastiach tlače, väčšina veľkoformátových používateľov má špecifické požiadavky, a to tým viac, ak tlačíte aj na textil. Znamená to prinajmenšom zohľadniť veľké rozmery používaných substrátov, a to tak pre rolky, ako aj pre pevné médiá. Systém MIS by mal podporovať aj rôzne typy dokončovacích prác, ktoré sa bežne vyskytujú pri veľkoformátovej tlači, vrátane rezania pomocou digitálneho rezacieho stola alebo frézy, ako aj lemovania, zvárania, olepovania a podobne.
Základnou funkciou každého systému MIS je možnosť odhadovať práce a zasielať ponuky na práce. To znamená, že je možné zohľadniť všetky príslušné náklady vrátane nákladov na suroviny a prácu zamestnancov, ako aj prevádzkové náklady a odpisy používaného zariadenia a určiť primeranú maržu pre každú prácu. V niektorých prípadoch môže existovať možnosť výberu spôsobov zhotovenia práce s rôznymi dôsledkami pre odhad.
Titulok: MIS by mal podporovať zoskupovanie, ako je to vidieť na MIS Tharstern
Modul odhadu by mal byť úzko prepojený s funkciou plánovania a rozvrhovania, pretože chcete, aby systém MIS pri plánovaní úloh na danú zmenu vybral najefektívnejšiu metódu výroby, ale ak odhad predpokladá lacnejšiu formu výroby, prídete o peniaze. V ideálnom prípade by malo byť plánovanie dynamické, schopné automatickej aktualizácie, aby zohľadňovalo nové zákazky pri ich príchode na základe požadovaných termínov dodania a súčinnosti s inými zákazkami.
To zase predpokladá, že systém MIS buď obsahuje vlastný modul vyraďovania a zoskupovania, alebo je úzko prepojený s akýmkoľvek softvérom, ktorý na to máte. To je dôležité najmä pri veľkoformátových prácach, kde je pomerne bežné, že sa viacero úloh zoskupuje na tých istých doskách, aby sa ušetrili náklady, a mnohé z týchto úloh majú nepravidelné tvary, ktoré je potrebné vložiť do seba. Je samozrejmé, že systém by mal byť schopný rozlišovať medzi úlohami pre rôznych klientov. Rovnako dôležité je, aby sa úlohy pre toho istého klienta dali rozdeliť na jednotlivé časti, napríklad maloobchodný predajca môže chcieť rovnaký typ displeja, ale rozdelený na rôzne maloobchodné jednotky, ktoré môžu mať rôzne požiadavky na veľkosť. Zmiešaním týchto zákaziek sa ušetrí čas a náklady na suroviny, ale systém ich musí vedieť oddeliť na účely dodania a fakturácie.
Modul CRM by mal umožniť predajcom komunikovať so zákazníkmi, premieňať ponuky na objednávky a sledovať priebeh týchto objednávok. Minimálne by to malo znamenať sledovanie dodaných umeleckých diel a zabezpečenie toho, aby všetci v schvaľovacom cykle podpísali náhľady.
Väčšina MIS obsahuje modul elektronického obchodovania, aj keď existuje argument, že vhodnejší by bol špecializovaný program Web-to-Print. Záleží na rozsahu jednotlivých podnikov a na type zákazníkov, ktorých chcete uspokojiť. Niektoré veľkoformátové divízie budú súčasťou širšej skupiny komerčnej tlače alebo sa môžu spoliehať na zákazníkov, ktorí robia jednorazové objednávky a platia kreditnými kartami, zatiaľ čo iné môžu chcieť len umožniť stálym zákazníkom robiť opakované objednávky na účet. Existuje toľko variantov, že web-to-Print si naozaj vyžaduje samostatný článok.
Titulok: MultiPress od spoločnosti Dataline je MIS/ERP softvér pre grafické výrobné spoločnosti. Integruje všetky administratívne, obchodné, finančné a logistické obchodné procesy spolu s výrobou a výkazníctvom do jedného výkonného systému MIS/ERP.
Systém MIS by mal zahŕňať určitý druh riadenia zásob, aby sa zabezpečilo, že vám nedôjde nič, čo je potrebné pre nadchádzajúce úlohy, napríklad konkrétny substrát, ako aj pre včasný nákup pravidelných položiek vrátane dielov na údržbu zariadení, aby ste sa vyhli akejkoľvek panike na poslednú chvíľu. V ideálnom prípade by sa to malo rozšíriť aj na riadenie vlastného dodávateľského reťazca, aby ste rozumeli nákladom na substráty a mohli využiť hromadné nákupy alebo iné ponuky.
Pokiaľ ide o plnenie, systém MIS by mal byť prinajmenšom schopný vygenerovať oznámenie o doručení. Niektoré z nich tiež rezervujú doručenie u kuriérskej alebo poštovej spoločnosti a niektoré idú ešte ďalej a priamo sa spájajú so systémami rôznych kuriérskych spoločností, aby na základe požiadaviek zákazníka vybrali najvýhodnejšiu formu doručenia vrátane prípadov, keď je potrebné poslať rôzne časti úlohy na rôzne miesta.
Nakoniec, väčšina MIS má účtovný modul, ale pravdepodobne je bežnejšia integrácia so špecializovaným účtovným softvérom, najmä vzhľadom na to, že väčšina účtovných softvérov je pomerne dobre zavedená.
Na záver možno povedať, že hoci väčšina dodávateľov MIS v súčasnosti predáva svoj softvér ako súčasť výrobného pracovného postupu, skutočná hodnota MIS spočíva v schopnosti identifikovať silné a slabé stránky podniku. V konečnom dôsledku by sa mal systém MIS vyplatiť tým, že pomôže znížiť plytvanie a efektívnejšie vyrábať pracovné miesta.