Prečo automatizácia potrebuje riadenie procesov?

Digitálny tlačový priemysel sa snaží o väčšiu automatizáciu. Sonja Angerer zdôrazňuje dôležitosť kontroly procesov a to, že bez nej bude tlačiarenský priemysel len ťažko napredovať.

V posledných rokoch sa téma „workflow“ stáva v tlači čoraz dôležitejšou. Je to spôsobené tým, že v súčasnosti je k dispozícii mnoho vhodných softvérových riešení. Na druhej strane rastúce náklady, nedostatok kvalifikovaných pracovníkov a rastúce environmentálne povedomie znamenajú, že tlačiarne chcú vyrábať čo najefektívnejšie.

Slovo „pracovný postup“ však zahŕňa široké spektrum. Wikipédia definuje „workflow“ ako „priestorovú a časovú postupnosť funkčne, fyzicky alebo technicky súvisiacich pracovných procesov na pracovisku“. Pre odvetvie digitálnej tlače má pracovný postup pri tlači na fóliu, kartón alebo papier v celkovom procese veľmi odlišný význam. Siaha od marketingu cez predaj až po administratívne úlohy, ako je riadenie projektu, následná kalkulácia a fakturácia, príprava práce a údajov až po logistiku.

Všetky majú spoločné to, že pracovné postupy v jednotlivých oblastiach sú veľmi zložité. To z nich robí „čiernu skrinku“ pre zamestnancov iných oddelení a dokonca aj pre manažment, napr. proces, ktorý je zvonku dosť nepochopiteľný. To niekedy sťažuje automatizáciu čiastkových oblastí a ich vzájomné prepojenie tak, aby vznikol integrovaný výrobný proces.

Automatizácia ako proces

Prenesenie pracovných procesov na stroje alebo softvér, ktoré sa môžu vykonávať samostatne, často vedie k neistote zamestnancov v podnikoch. Zamestnanci sa často obávajú, že pracovné postupy a automatizácia môžu nahradiť ich prácu.

Aby automatizácia fungovala, musia byť splnené rôzne predpoklady. Sú to:

• Jasné vymedzenie cieľov a požiadaviek automatizácie a spôsobu merania úspechu.
• dôkladná analýza existujúcich procesov a ich vhodnosť na automatizáciu. Na tento účel musí spoločnosť najprv zdokumentovať súčasné procesy.
• Identifikovať vhodné technológie a metódy automatizácie. Môžu to byť roboty, senzory, umelá inteligencia a digitálne platformy. Niekedy to môžu byť len šikovné zmeny v pracovnom postupe.
• Implementácia automatizácie so zreteľom na technické, organizačné a právne aspekty.
• Zapojte, zaškoľujte a motivujte zamestnancov, ktorých sa automatizácia týka alebo od ktorých sa očakáva, že ju budú podporovať.

Proces automatizácie by sa nemal chápať ako jednorazové úsilie, ale musí sa neustále monitorovať a zlepšovať. Kontrola procesov sa používa na pravidelné preskúmanie kvality automatizovaných procesov, získavanie spätnej väzby, odstraňovanie problémov a identifikáciu a realizáciu príležitostí na zlepšenie.

Kontrola procesov: Automatizácia s prehľadom

Riadenie procesov je schopnosť zhromažďovať, organizovať a vizualizovať údaje o každom kroku pracovného postupu. Vďaka tomu je možné predchádzať problémom, čo v konečnom dôsledku vedie k zvýšeniu výkonnosti.

Ak chcete automatizovať pracovný postup, musíte mu najprv porozumieť. Na to sú potrebné údaje, ktoré ukážu, ako jednotlivé kroky procesu fungujú, koľko času a zdrojov spotrebujú a aké výsledky prinášajú. Tieto údaje však musia byť pripravené aj na odhalenie trendov, vzorov a odchýlok.

Umelá inteligencia (AI) sa čoraz viac implementuje do softvéru na riadenie procesov. Umelá inteligencia totiž umožňuje identifikovať tendencie a predvídať ťažkosti, ktoré človek nedokáže jednoducho odhaliť. Riadenie procesov umožňuje zamestnancom na všetkých úrovniach využívať príslušné údaje na prijímanie rozhodnutí, konanie a zabezpečenie kvality.

Riadenie procesov nie je vyhradené len pre manažment. Ak sa totiž prostredníctvom umelej inteligencie zistí, že dôjde tlačový substrát, alebo ak zamestnanci na oddelení nedokážu včas spracovať vrchol objednávky, s veľkou pravdepodobnosťou je ešte čas reagovať. Tým sa šetrí úsilie a peniaze. Predovšetkým však efektívne riadenie procesov môže pomôcť predísť frustrácii zamestnancov tlačiarne prostredníctvom plánovania zameraného na budúcnosť.

Prevzatie kontroly

Pre tlačiarne je často ťažké zaviesť rozsiahle automatizačné procesy samostatne. Preto má zmysel prizvať si partnerov so skúsenosťami v tomto odvetví, napríklad konzultantov. Koniec koncov, zmeny treba iniciovať a, čo je ešte dôležitejšie, pokračovať v nich. To sa často oveľa ľahšie povie, ako urobí. Väčšina ľudí má odpor k zmenám a aj tí, ktorí ich radi prijímajú, môžu potrebovať pomoc pri adaptácii.

Kombinácia automatizácie a riadenia procesov sa niektorým ľuďom zdá príliš rigidná a nepružná. Preto je dôležité, aby sa všetci zúčastnení cítili vypočutí a pochopení. Je dôležité, aby sa každý mohol vyjadriť.

Pri primeranej účasti majú všetci zamestnanci pocit, že majú väčšiu kontrolu nad svojím pracoviskom a rovnováhou medzi pracovným a súkromným životom. Vďaka tomu je automatizácia úspešná a každý sa na nej rád podieľa.

Objavte najnovšie inovácie v oblasti automatizácie na výstave FESPA Global Print Expo 2024, Popredná európska výstava tlače a označovania. Uskutoční sa od^19. do ²². marca 2024 v RAI Amsterdam, Holandsko. Registrácia tu a použite promo kód FESJ406 na zľavu 30 eur.