Marshall Atkinson zdôrazňuje dôležitosť budovania a pochopenia účinného systému KPIS pre vašu firmu. Podrobne tiež uvádza, aké KPI je dôležité merať a ako tieto KPI implementovať.

Počas svojej kariéry ste pravdepodobne niekde čítali, sledovali alebo počúvali niekoho, kto podrobne vysvetľoval dôležitosť kľúčových ukazovateľov výkonnosti (KPI). Asi po desiatich minútach toho, o čom hovoril, ste začali kontrolovať svoj telefón, e-maily, sociálne médiá alebo čokoľvek iné, len nie naladení na to, čo sa vám daná osoba snažila oznámiť.

KPI? Čísla? Matematika?

Nuda! Teda… no tak. Náš biznis si vedie skvele. Úspech sme dosiahli aj bez týchto nezmyslov o KPI. Prečo by sme s tým mali začínať teraz?

Pretože ten zvuk, ktorý počujete, sú zisky vyletujúce z okna. Aj keď ste dosiahli úspech bez toho, aby ste sa starali o svoje ukazovatele KPI, nezaručuje to úspech v budúcnosti. A nezabúdajme, že by ste mohli vo svojej firme nechať vrece nezachytenej hotovosti, pretože nerobíte prácu potrebnú na jej vyzdvihnutie.

Tu je to, čo mám na mysli. „Kľúčový ukazovateľ výkonnosti“ je čokoľvek dôležité vo vašom podnikaní. Chcete ho sledovať, pretože ak je niečo dôležité, chcete zabezpečiť, aby ste vždy dosiahli maximálnu úroveň účinnosti. Ak to však ešte nie je definované, ako viete, že pracujete na plný výkon a nemáte žiadny nerealizovaný potenciál?

Tento článok je o definovaní týchto možností, implementácii systému a zabezpečení jeho fungovania.

Pochopenie najlepších metrík

Aké sú najdôležitejšie veci, ktoré vo svojom podnikaní neustále sledujete? Predaj? Výroba? Spokojnosť zákazníkov? Presnosť objednávok? Koľko minút denne strávi ten chlapík vo výrobe v kúpeľni?

Existujú stovky, ak nie tisíce vecí, ktoré by sme mohli merať v každom podniku. Ale len niektoré z nich sú na mieste, aby priniesli zmenu na vyššej úrovni. Keď niečo považujete za také dôležité, čo to posúva buď k úspechu, alebo k neúspechu?

Vezmime si napríklad asi najčastejší z nich, predaj. Iste, môžete si stanoviť cieľ najvyšších tržieb. Ale čo je jeho hnacím motorom? Dokážete to rozdeliť do zrozumiteľnej matematiky, aby ste denne vedeli, či tento cieľ predaja dosiahnete?

Povedzme, že chcete dosiahnuť cieľ predaja vo výške 1 000 000 USD. Ak je vaša priemerná veľkosť objednávky 1 500 USD, môžete ju použiť na určenie ľahko čitateľného KPI.

1 000 000 USD/ 1 500 USD = 666,6 objednávok za rok. Zaokrúhlime a nazvime to 667.

667/12 mesiacov = 55,58 objednávok za mesiac. Zaokrúhlime a nazvime to 56.

56/4 týždne = 14 objednávok za týždeň.

14/5 = 2,8 objednávky za deň. Zaokrúhlime a nazvime to 3.

Ak teda vaša firma denne uzavrie 3 objednávky s priemernou hodnotou predaja 1 500 USD, ľahko dosiahnete svoj cieľ príjmov vo výške 1 000 000 USD.

Spomeňte si na svoje včerajšie predajné úsilie. Uzavreli ste aspoň tri objednávky v hodnote 1 500 dolárov? Ak nie, aké zmeny urobíte, aby ste dosiahli tento malý denný cieľ?

Ďalšie príklady

Samozrejme, je to len jeden príklad. KPI, ktoré sú pre vás najdôležitejšie, sa môžu týkať času výroby, vzdelávania zamestnancov, miery chýb alebo akýchkoľvek dôležitých údajov, ktoré ľahko signalizujú úspech alebo neúspech.

Viac než čokoľvek iné je dôležité, aby vaše KPI boli relevantné. Nemá zmysel sledovať a merať údaje, ak s nimi nič nerobíte. Keď už máte informácie, začnite ich používať ako signál na zmenu. Ako hovorí môj dobrý priateľ Mark Coudray: „Môžu sa stať len tri veci a dve z nich sú zlé. Veci sa zlepšia. Veci sa zhoršia. Alebo sa veci nezmenia.“

Keď sa začnete zaoberať číslami KPI, môže vás to upozorniť na možnosť zlepšiť iné oblasti podnikania.

Príležitosti, ktoré máte pred sebou

Povedzme, že začnete merať prestoje vo výrobe. Ide o časť času počas pracovného dňa, ktorý sa nestrávi tlačou. Keď tlačíte, zarábate peniaze. Keď netlačíte, míňate peniaze. Prestoje sa môžu predražiť, takže je to fantastický kľúčový ukazovateľ výkonnosti, ktorý treba sledovať.

Vzhľadom na nový záujem o kľúčový ukazovateľ výkonnosti v oblasti prestojov začal váš tím skúmať hlavnú príčinu prestojov vo výrobe. Väčšinou sa čaká na veci. Čaká sa na namiešanie farby. Čakanie na prípravu obrazoviek. Čakanie na spočítanie a rozmiestnenie zásob. Čakanie na súhlas manažéra so spustením úlohy.

Matematické výpočty ich hypotézy potvrdzujú, že viac ako 60 % prestojov v obchode predstavuje čakanie na niečo. Aby to napravili, tím začne organizovať „lov na odpadky“, aby našiel všetko potrebné pre zajtrajšiu výrobu už dnes. Vyžaduje si to určitú reorganizáciu, školenia a zmeny procesov, ale podarí sa im to.

Vďaka tomuto úsiliu sa zvyšuje výroba, klesajú náklady a zvyšuje sa spokojnosť zamestnancov aj zákazníkov.

Stali sa totiž dve veci: niečo sa zmeralo a to viedlo k zmene. Zlepšenia boli potvrdené, pretože kľúčové ukazovatele výkonnosti dokázali, že nápad funguje.

Aké KPI merať?

Stále si myslíte, že kľúčové ukazovatele výkonnosti sú nudné a že je to strata času? Ak áno, som si istý, že vaša konkurencia bude spokojná.

Ak sa však chcete tejto téme venovať hlbšie, poďme preskúmať, ako určiť, aké kľúčové ukazovatele výkonnosti by ste mohli chcieť merať.

Najskôr to preskúmajme z dvoch hľadísk. Čo je pokazené alebo čo je potrebné zlepšiť? A čo je dôležité a musí naďalej úspešne fungovať? Metriky KPI môžete vytvoriť okolo jednej z týchto myšlienok, ale pravdepodobne by boli dôležité obe.

Najlepší spôsob, ako to urobiť, je zhromaždiť svoj tím a diskutovať. Za tie roky som sa naučil, že ak chcete poznať skutočnú realitu podniku, musíte vyjsť z kancelárie a opýtať sa ľudí, ktorí robia svoju prácu. Verte mi, že majú svoj názor.

Keďže vaším cieľom je uľahčiť im prácu, zlepšiť váš produkt, znížiť náklady a zvýšiť zisk… ide o cennú činnosť. Použite tabuľu alebo veľký stojan s podložkou. Spoločne s tímom urobte brainstorming dôležitých ukazovateľov, ktoré treba merať a analyzovať, a toho, čo sa do nich premietne.

Na konci cvičenia chcete uviesť dôležité body o podniku, ktoré ho udržiavajú v dobrom stave. „Ak tieto veci nebudú fungovať správne, sme odsúdení na zánik.“

A pre každý z nich určte, ako sa dá merať úspech. Čo a ako budete merať a čo je úspešné číslo?

Definujte dôležité veci vo formáte OKR

Jedným z jednoduchých spôsobov, ako definovať úspech, je uviesť každý kľúčový bod vo formáte OKR. OKR je skratka pre „Cieľ, kľúčový výsledok“. Čo znamená: „Tu je to, čo chceme, a tu je pozitívny výsledok toho, že sa to stane.“

Ak použijeme náš predchádzajúci príklad predaja a cieľom je dosiahnuť priemerný denný predaj troch kusov denne s celkovým predajom aspoň 1 500 USD, potom sa dosiahne cieľ príjmov vo výške 1 000 000 USD.

Ďalším krokom je zistiť, čo prispieva k tomuto úspechu. Koľko ponúk denne musíte poslať, aby ste uzavreli tri predaje? Ak je priemerná hodnota objednávky 1 500 dolárov, aký typ zákazníka túto sumu minie? Uzatvárate viac predajov prostredníctvom odporúčaní alebo studených telefonátov?

Tu sa začína skutočná práca. Uveďte svoje ciele, definujte, čo je dôležité, stanovte cieľové číslo KPI a merajte a testujte výsledky.

Nezabúdajte, že do všetkých aspektov tejto cesty musíte zapojiť svoj tím. Koniec koncov, oni sú tí, ktorí si budú lámať chrbát pri jej realizácii.

Implementácia kľúčových ukazovateľov výkonnosti

Povedzme, že ste sa so svojím tímom stretli a vypracovali ste prvý súbor kľúčových ukazovateľov výkonnosti, ktoré chcete použiť. Ďalším krokom je skutočná realizácia kroku zberu údajov na meranie úspešnosti.

Chcete, aby to bolo čo najjednoduchšie. Ak môžete zber údajov automatizovať bez toho, aby túto prácu vykonával človek, je to najlepšie. Nie vždy je to však možné. Ak má člen tímu venovať čas a úsilie sledovaniu niečoho, uľahčite mu zber údajov. Zjednodušte veci, ako sa len dá, a poskytnite im nástroje, aby boli úspešní.

Mali by ste často sledovať školenia a poskytovať podporu, aby ste zabezpečili presný a včasný zber údajov. Podľa mojich skúseností, ak sú v časovom výkaze čísla, ktoré v drvivej väčšine končia číslom 5 alebo 0, člen tímu si ich vymýšľa.

Vytváranie dobrých návykov je spôsob, akým sa tieto údaje zhromažďujú. Musí to byť prirodzená súčasť procesu a musí sa to diať zakaždým a bezchybne.

Záver

Všetci skúsení lídri v oblasti podnikania vám povedia, že„nemôžete riadiť to, čo nemeriate“. Je to stopercentne presné.

Venovať čas zhromažďovaniu, triedeniu, grafom a analýze kľúčových údajov o vašom podnikaní je dôležitým krokom na udržanie zdravého a rastúceho podnikania.

Údaje o výkonnosti pomáhajú vedúcim pracovníkom prijímať informované rozhodnutia. V opačnom prípade len hádate.