Paul Sherfield nám poskytuje praktické rady, ako najlepšie riadiť cykly korektúr a schvaľovania

 

„Takto to na obrazovke nevyzeralo!“
„Nevedel som, že to musím všetko skontrolovať znova“
„Môj šéf týmto veciam nerozumie“
„Použili ste nesprávny súbor!“
„Čo mám kontrolovať?“

Ak sú vám niektoré alebo všetky tieto pripomienky zákazníkov povedomé, čítajte ďalej.

Máte zdokumentovaný proces schvaľovania dôkazov?

Tieto zvláštne časy nám všetkým poskytnú čas na zváženie všetkých našich pracovných metód, systémov a postupov. Boli vhodné pre váš sortiment produktov a potreby vašich klientov? Budú ešte stále „osvedčenými postupmi“, keď sa táto súčasná kríza skončí a všetci sa vrátime do normálu, ktorý možno ťažko rozpoznáme?

Oblasťou, ktorej by vaše výrobné a predajné tímy mali venovať čas, je skúšobná kontrola a s ňou spojený schvaľovací cyklus. Bolo by tiež užitočné porozprávať sa so zákazníkmi a zistiť ich názory na váš systém v tejto oblasti.

Na aký účel je dôkaz určený a ktoré oblasti by mal zákazník skontrolovať? Ak to tlačiareň jasne neoznámi, tak to môže byť nesprávne pochopené zákazníkom, ktorý nevie, čo sa od neho očakáva. Sú vaše systémy náhľadov a schvaľovacie cykly vhodné pre váš trh a produkty a či im zákazníci rozumejú.

Váš cyklus overovania a schvaľovania by mal byť vhodný pre váš trh, zákazníkov a produkt. V mnohých oblastiach trhu s produktmi a tlačou, ako je napríklad online tlač z webu do tlače, sa používa soft proofing, často len pre obsah. Iné trhy, ako napríklad obaly, etikety a špičková komerčná tlač, môžu potrebovať mnoho opakovaní farebnej a obsahovej kontroly a schvaľovania.

Vaše riešenia a systémy si preto vyžadujú veľa premýšľania a zvažovania, aby zodpovedali potrebám vašich zákazníkov a trhu.

Táto oblasť môže spôsobiť zmätok, chyby a dokonca aj prepracovanie a opätovné vydanie a finančné výsledky môžu byť sporné. To nie je spôsob, ako vytvoriť dobré vzťahy so zákazníkmi!

Ste si teda istí, že váš proces overovania a schvaľovania neprispieva k vyššie uvedeným problémom?

Pozrime sa na to, na čo sa používajú nátlačky, v tomto prípade na mäkké nátlačky na obrazovke aj na tvrdé fyzické nátlačky; atramentové nátlačky a nátlačky na tlačovom stroji.

  1. Schválenie farby. Náhľadové kópie, tvrdé aj mäkké, sa v tejto oblasti často nazývajú „zmluvné náhľady“, pretože sa považujú za farebnú predlohu, s ktorou sa musí zhodovať vytlačený produkt. Niektoré oblasti, ktoré je potrebné zvážiť ako prvé:
    • Sú vaše farebné nátlačky overené podľa správneho farebného pracovného postupu? Je na každom kontrolnom náleze vytlačená alebo pripevnená validačná „nálepka“ podľa normy ISO 12647-7, ktorá túto informáciu poskytuje zákazníkovi?
    • Dávate zákazníkovi pokyny, ako si tento dôkaz prezrieť pri správnom osvetlení na základe D50 alebo jeho alternatívy, napríklad TL84 pre predajňu?
    • Ako zabezpečíte, aby si zákazníci mohli prezerať farebné kontaktné náhľady na širokopásmových, profilovaných a farebne presných monitoroch so správnymi nastaveniami správy farieb?
    • Posielate k týmto mäkkým kópiám sprievodnú stránku s podrobnosťami o tom, ako si tieto súbory, často vo formáte PDF, prezerať a schvaľovať?
    • Majú vaši zákazníci správny softvér na prezeranie a komentovanie náhľadov PDF?
    • Budú vyššie uvedené informácie pochopené, ak tieto dôkazy uvidia alebo si ich pozrú iní zamestnanci organizácie vášho zákazníka?
  2. Schválenie obsahu, mäkké aj tvrdé kópie:
    • Chápu vaši zákazníci, že tieto náhľady slúžia len na obsah, nie na presné schválenie farieb?
    • Bude to pochopené, ak tieto dôkazy uvidia alebo si ich pozrú iní v rámci organizácie vášho zákazníka?
    • Majú vaši zákazníci správny softvér na prezeranie a komentovanie náhľadov PDF?
  3. Revidované dôkazy
    • Sú to farby, obsah alebo oboje?
    • Majú sa kontrolovať len opravené oblasti alebo všetky prvky? To bude závisieť od rozsahu opráv a od toho, kto ich vykonal, a požiadavky by mali byť jasne stanovené.
    • Dokumentuje priložená sprievodná stránka tento schvaľovací proces a štádium, do ktorého sa dostal?

Schvaľovací proces

Predpokladajme teraz, že technické oblasti dôkazov, tvrdé aj mäkké, boli vyriešené a opravené a že:

  1. Všetky fyzické farebné náhľady zmlúv majú validačný štítok, na ktorom je uvedený súlad s normou ISO 12647-7, riadený pracovný postup farieb a použité profily a sú uvedené rady týkajúce sa podmienok zobrazovania.
  2. Zavedený systém schvaľovania dôkazov.
  3. Soft proofy sú jasne označené podľa účelu, farby vrátane upozornení na farbu monitora alebo len podľa obsahu.
  4. Revidované doklady obsahujú pokyny, čo má zákazník skontrolovať.

Čo teda zostáva?

Správa toho, kde sa vy a váš zákazník nachádzate v rámci schvaľovacieho procesu:

  • Je to prvé, druhé, tretie atď. kolo dôkazov? Ako sa to zaznamenáva a spravuje na doklade o skúške, v taške na prácu?
  • Kto vykonáva opravy, vy alebo váš zákazník, ktorý dodáva nové opravené súbory?
  • Ak áno, aký typ výčitky vyžadujú, začína sa schvaľovací proces odznova?
  • Staršie verzie súborov zákazníkov je potrebné spravovať, aby nedošlo k zámene, preto je potrebná kontrola verzií.
  • Konečný súhlas zákazníka musí byť jasný a zdokumentovaný
  • Ak je toto konečné schválenie podmienené vykonaním ďalších opráv, mali by ste napriek pokynu zákazníka zvážiť ďalšie predloženie náhľadu.
  • Ako sa vypočítavajú a zaznamenávajú náklady na autorské opravy?
  • Sú zákazníci informovaní o týchto nákladoch pred ich realizáciou?
  • Sú zákazníci požiadaní o písomný súhlas s nákladmi na opravu?

Spomeňte si na staré príslovie: „Vždy je čas na dotlač!“.

Niektoré opatrenia, ktoré treba zvážiť:

Fyzické farebné náhľady zmluvy označte nálepkou D50, ktorá upozorňuje na nesprávne podmienky zobrazenia, tieto nálepky sa môžu použiť opakovane. Pri pohľade pri nesprávnom osvetlení sa na nálepkách zobrazujú farebné pásy, ako je vidieť na obrázku nižšie. Pri pohľade pod správnym osvetlením D50 by mali byť pruhy sotva viditeľné.

https://www.ugra.ch/en/product/ugra-light-indicator-strip-d50/

 

Používanie schvaľovacích nálepiek/interaktívnych PDF/slovných dokumentov na schvaľovanie/komentáre/opravy a ďalšie činnosti/preskúmanie atď.

 

Tento interaktívny formulár si môžete stiahnuť a prispôsobiť ho svojim potrebám. Môžete ho použiť ako titulnú stranu pre náhľadové kópie vo formáte PDF alebo ako papierový formulár pre fyzické náhľadové kópie. Systém schvaľovania náhľadov online by však bol oveľa transparentnejší a sledovateľnejší, a to aj v prípade fyzických náhľadov.

Mnohé bezplatné prehliadače PDF nezobrazia komplexné grafické PDF správne z hľadiska farieb alebo obsahu! Acrobat Professional je „zlatý štandard“. Zákazníkom preto vždy poraďte o problémoch so zobrazovaním v inom softvéri PDF.