Graeme Richardson-Locke hovorí o výhodách automatizácie pracovných postupov.

 

Napriek všetkému, čo sa v súčasnosti deje vo svete v súvislosti s narušením spôsobeným COVID-19, a napriek tomu, že vy ako majitelia alebo manažéri firiem spracovávate každodenné úlohy na prežitie, môžete si nájsť čas na zváženie výhod automatizácie pracovných postupov, keď sa dostanete na druhú stranu tejto krízy.

Ako manažérka technickej podpory v spoločnosti FESPA sa snažím ponúknuť prehľad o tom, ako môžu členovia našej tlačiarne využívať všetky dostupné nástroje na urýchlenie spracovania objednávok a zníženie rizika tlače, ktorá nespĺňa očakávania zákazníkov v oblasti kvality vždy a všade. Pri riešení širokej škály tlačových techník a výrobných prostredí to môže byť skľučujúce.

Je však zrejmé, že čoraz častejšie využívanie automatizácie strojov v digitálnej tlači prostredníctvom systémov, ako je robotizácia pri manipulácii s materiálom a vyvíjajúce sa systémy MIS, prináša zásadné zefektívnenie. Ďalšou fázovou zmenou pre mnohých je prepojenie softvéru a vytvorenie zefektívnených pracovných postupov.

Určenie oblastí, na ktoré sa treba zamerať, si vyžaduje jasne nastavenú a predvídateľnú tlačovú produkciu. Tento prístup kladie určité obmedzenia na ponuku produktov v porovnaní s tradičnejšími obchodnými modelmi na mieru v oblasti tlače. Z vlastnej skúsenosti nákupcu viem, že zjednodušenie procesu obstarávania je u dobrých poskytovateľov web 2 print také rýchle a jasné, že len veľmi kreatívna alebo špecializovaná práca ide tradičnou pomalšou cestou objednávania.

Aby som získal viac informácií, kontaktoval som Malcolma McKenzieho zo spoločnosti Colour Engine, technickej poradenskej spoločnosti so sídlom v Spojenom kráľovstve, ktorá ponúka služby integrácie automatizácie pre tlačiarne od správy farieb až po vývoj softvéru a skriptov.

Jedným z mnohých softvérových produktov, ktoré podporujú, je Enfocus Switch, ktorý umožňuje vytvárať vlastné automatizované výrobné pracovné postupy. Spojením rôznych softvérových aplikácií pomocou vlastných skriptov je možné napríklad presunúť súbory z aplikácie Adobe CC pomocou jej rozhrania JavaScript do inej aplikácie, ako je Microsoft Outlook, pomocou Applescriptu pre Mac OS-X a VBscriptu pre Microsoft Windows.

Jedným z príkladov je možnosť, aby súbory prichádzajúcich zákazníkov pristávali v horúcom priečinku pripojenom k aplikácii PitstopPro, kde sa vykoná kontrola pred letom, aby sa zabezpečilo, že dielo spĺňa potreby procesu. To môže následne vyvolať automatický e-mail späť zákazníkovi, ktorý ho informuje, že súbor prechádza prvou kontrolou a čoskoro dostanete náhľad. Ak súbor prejde touto predbežnou kontrolou, ďalším krokom je jeho otvorenie a vloženie umeleckého diela s príslušným profilom správy farieb do náhľadu PDF na schválenie. Ak súbor samozrejme nespĺňa požiadavky, nastavíte e-mail s podrobnými informáciami o tom, čo má zákazník urobiť, aby ho mohol znovu odoslať.

Titulok: Príklad návrhu automatizovaného pracovného postupu v aplikácii Switch.

Tento prístup k automatizácii predstavuje agilnú alternatívu k nákupu hostovaného ekosystému, kde môže byť možnosť prispôsobenia viac obmedzená. Niekedy je ťažké dosiahnuť optimálny pracovný postup, pokiaľ ho nemôžete vytvoriť špeciálne na základe svojho sortimentu tlačených produktov. Výber závisí od toho, ako hlboko sa chcete zapojiť a akú úroveň flexibility potrebujete.

Malcolm McKenzie je certifikovaný expert spoločnosti Enfocus a člen výboru ISO TC-130 (Tlačové a grafické technológie) a má veľké skúsenosti s technickými požiadavkami na automatizáciu pracovných postupov.

Na začiatku môjho školiaceho dňa mi ponúkol prvú múdru radu: „Začnite automatizáciou jednoduchého procesu a potom ho rozvíjajte.“ Môže sa stať, že organizácia doručenia zahŕňa uzavretie objednávky, vytvorenie a tlač dodacích listov a štítkov na balíky a odoslanie faktúry alebo prijatie platby.

Titulok: Tento diagram znázorňuje, že EnFocus Switch možno použiť na vývoj automatizovaných pracovných postupov v mnohých scenároch.

Systémy MIS zvyčajne zvládajú veľkú časť týchto úloh, ale nemusia byť priamo integrované do rezervačného systému vybraného kuriéra. Uvedenie úloh a postupnosti procesu vám umožní pochopiť, ako všetko prepojiť. Možno budete potrebovať, API, kód SQL XML metadáta, ktoré sa majú využiť pri ťahaní správnych informácií na miesto určenia, tu prichádza na rad Enfocus Switch a trochu odborných znalostí . Zahŕňa širokú škálu „widgetov“ alebo API, ktoré možno prepojiť, a vizuálne plánovanie pracovných postupov, ktoré spája „akcie“ dohromady, aby sa tlačiareň oslobodila od nudných opakujúcich sa úloh.

Koniec koncov, cieľom je čo najviac znížiť počet kontaktov s ľuďmi, aby sa zvýšila rýchlosť a znížili náklady, čím sa otvorí kapacita na spracovanie oveľa väčšieho počtu objednávok.

Ak by ste so znalosťami niekoho, ako je Malcolm, dokázali zmapovať všetko od automatizovaných cenových ponúk, potvrdenia objednávky, rýchleho soft proofingu, platby a rezervácie, rýchlo by ste dosiahli štádium, v ktorom by sa výrazne znížil počet kontaktov s ľuďmi a zamestnanci by mohli pracovať produktívnejšie.

Či už máte prevádzku Web2print alebo Storefront, technológia tlače softvéru Enfocus Switch bola využitá na výrazné zlepšenie efektivity procesov do takej miery, že ste mohli zvládnuť exponenciálny nárast toho, čo sa zvyčajne stáva konkurenčným trhom s krátkymi nákladmi a rýchlym obratom.

Rozhovory s publikom, podnikmi, tlačiarňami, odborníkmi ukazujú, že existuje strop, koľko pracovníkov môžete na problém „vrhnúť“. Pri nekonzistentných manuálnych operáciách môže príliš veľa kuchárov nielen pokaziť vývar, ale aj brániť rastu a rozširovaniu podniku.

V súčasnosti je pre tlačiarne absolútne nevyhnutné nájsť lepšie spôsoby práce. V súčasnosti je stále aktuálna okamžitá potreba priamych koncových používateľov aj tlačiarní rýchlo odosielať náhľady zákazníkom. Vďaka rýchlemu prijímaniu a kontrole prichádzajúcich súborov inteligentné podniky tiež vidia, odstraňujú a riešia problémy, urýchľujú interné rozhodovanie a poskytujú lepšie služby zákazníkom.

Skupina Bluetree, ktorá predáva pod značkou Route 1 Print a Instantprint, by nemohla dosiahnuť takýto pokrok bez takejto vysokej úrovne automatizácie softvéru. Ich mantra tímovej práce 23:17 je prezieravá, čo potvrdzuje ich najnovší rekordný minimálny čas na spracovanie úlohy od začiatku do konca (23 minút a 17 sekúnd). Pri 25 000 zákazkách týždenne je služba všetkým.

Štandardizácia produktov, komoditizácia pre jednoduché (letáky, bannery, brožúry) alebo čoraz zložitejšie úlohy je v móde, ale môže si vyžadovať vysokú úroveň odborných znalostí, pričom manuálne remeselné zručnosti sú stále potrebné v špecializovaných oblastiach, ako je blokovanie fólií, tlač na špeciálne materiály atď.

 

Zhrnutie

Enfocus Switch je zaujímavá, pôsobivá platforma tokov, spúšťacích správaní, vzájomných prepojení, tokov, kontrolných bodov, Pitstopu, skriptov… založená na tom, že „niečo“ jednoducho pristane v priečinku alebo iných technicky náročnejších metódach.

Práca s Malcolmom McKenziem v Colour Engine bola užitočným a jasným tréningom, mohol som s ním stráviť niekoľko dní, ale aspoň som tam za jeden deň získal slušný prehľad.

Aj keď Enfocus Switch nie je jedinou automatizačnou hrou v meste a ostatní dodávatelia ako OneVision, Esko, Print Factory, HP, Efi a Heidelberg si konkurujú svojimi systémami a prístupmi, je nad slnko jasné, že na udržanie náskoku je potrebná softvérová automatizácia.