Zvyšuje efektívnosť, znižuje náklady, urýchľuje vývoj produktov a umožňuje spoločnostiam sústrediť sa na svoje „kľúčové kompetencie“.

Pre mnohých ľudí je outsourcing desivou predstavou. Tento nový obchodný model, ktorý sa presadil po celom svete v súkromnom aj verejnom sektore, však prináša viaceré výhody. Umožňuje organizácii dosahovať obchodné ciele, pridávať hodnotu, využívať zdrojovú základňu a znižovať riziko. Inými slovami, od jednotlivých položiek až po správu systémov, výber externých poskytovateľov umožňuje spoločnosti alebo organizácii, ktorá zadáva prácu externe („klient“), sústrediť sa na to, čo vie najlepšie.

Problémy vznikajú v dôsledku chýbajúcich alebo zlých postupov riadenia.

Hoci bežný stereotyp verejnosti o outsourcingu môže spočívať v dosiahnutí finančných úspor využitím lacnejšej pracovnej sily v inej krajine (tzv. „offshoring“), outsourcing môže byť domáci aj zahraničný. Môže tiež poskytnúť klientovi prístup k odborným znalostiam a k úrovni produktivity, ktorá nie je dostupná vo vlastnej réžii. Ak existuje nedostatok zručností alebo výroby (často v oblasti informačných technológií) a poskytovateľ služieb môže poskytnúť nápravu, môže outsourcingové riešenie uspokojiť potreby oboch strán.

Štatistiky na túto tému otvárajú oči. Účtovná a poradenská spoločnosť Deloitte nedávno bezplatne zverejnila svoj prieskum Globálny outsourcing a insourcing 2014, ktorý sa zaoberá politickými dôsledkami, reguláciou, destináciami outsourcingu, technológiami a riadením dodávateľov. Napríklad platforma pre online kurzy udemy.com zverejnila niekoľko odhaľujúcich štatistík za rok 2013. V tomto roku bolo 43 % IT sektora outsourcovaných. V nasledujúcom roku sa tento podiel zvýšil na 60 %.

Spoločnosť Deloitte tiež predpovedá, že outsourcing sa bude naďalej rozširovať o 12 % až 26 % vo všetkých analyzovaných funkciách.

Úspory z rozsahu

Hoci „otcom“ outsourcingu je možno britský ekonóm zo začiatku 19. storočia David Ricardo so svojím ekonomickým princípom „komparatívnej výhody“, spoločnosť Eastman Kodak, ktorá sa zaoberá zobrazovacími riešeniami, urobila revolučný krok a outsourcovala svoje systémy informačných technológií až v roku 1989.

Dovtedy bol ideálnym modelom podnikania veľký a dobre integrovaný podnik, ktorý vlastnil, spravoval a priamo kontroloval svoj majetok. Veľké korporácie však neboli schopné konkurovať na globálnej úrovni, pretože preplnené štruktúry riadenia bránili flexibilite. Diverzifikácia sa stala výzvou na rozšírenie firemnej základne a využitie úspor z rozsahu. Pre mnohé veľké spoločnosti to viedlo k stratégii sústrediť sa na kľúčové činnosti a kompetencie a určiť, čo je pre budúci rast spoločnosti rozhodujúce a čo nie.

Posúdenie rizika a odmeny

Hoci sa outsourcing môže zdať ideálnym riešením pre subjekty, ktoré chcú udržať čo najnižšie režijné náklady a znížiť počet zamestnancov, existuje aj nebezpečenstvo, ktorému sa treba vyhnúť.

Na preskúmanie výhod a nevýhod outsourcingu bolo vykonaných mnoho štúdií. Spoločnosť Booz Allen Hamilton, popredná poradenská spoločnosť v oblasti riadenia a technológií, vydala v roku 2014 správu, v ktorej opisuje „zmiešané vysvedčenie o tradičnom outsourcingu“. Napriek tomu však poukázala na nasledovné: „Úspory sa zvyčajne dosahujú vďaka tomu, že dodávateľ outsourcingu má prístup k lacnejšej, flexibilnejšej pracovnej sile a najnovším, najefektívnejším technológiám. Organizácie tvrdia, že outsourcingom dosahujú v priemere 15 % zníženie nákladov.“

Spoločnosť Datamark Incorporated, ktorá poskytuje služby správy podnikového obsahu spoločnostiam z rebríčka Fortune 500, podporuje tieto tvrdenia. Vo svojej Bielej knihe z roku 2014 vykonala jednoročné a viacročné analýzy nákladov pre rozhodnutia o outsourcingu podnikových procesov „jednotlivých položiek“. Na reprezentatívnej vzorke skúmaných podnikov spoločnosť Datamark zistila pri jednoročnej analýze nákladov úsporu 31 %, zatiaľ čo trojročná štúdia toho istého podniku na vzorke ukázala úsporu 33 %. To samozrejme predstavuje veľmi výrazné zníženie výdavkov pre niektoré podniky a dáva podnet ostatným, aby nasledovali tento atraktívny obchodný model.

Ako môže pomôcť ISO

Norma ISO 37500 sa zaoberá otázkami flexibility v dohodách o outsourcingu.

Adrian Quayle, odchádzajúci predseda projektového výboru ISO/PC 259, Outsourcing, a Dr. Gargi Keeni z Tata Consultancy Services sa vyjadrili pre ISOfocus. Quayle vysvetlil, že sa ukázalo, že tvorcovia noriem budú musieť riešiť problémy, ktoré v súčasnosti vyplývajú z tejto obchodnej praxe. Norma ISO/PC 259 bola vytvorená ako reakcia na širokú škálu metodík, ktoré sa vyvinuli pri vzniku odvetvia outsourcingu. Tieto metodiky sa časom nevyhnutne začali vzťahovať na podobné procesy a témy. Na základe celoeurópskeho prieskumu, ktorý uskutočnil holandský normalizačný orgán NEN, bol predložený návrh na vypracovanie medzinárodnej normy ISO.

Odborníci z oblasti outsourcingu hľadali spoločný slovník pre všetky priemyselné odvetvia vrátane typických pojmov outsourcingu, aby sa zlepšilo porozumenie všetkých zainteresovaných strán zapojených do riadenia životného cyklu outsourcingu.

To nakoniec viedlo k vypracovaniu a uverejneniu normy ISO 37500:2014, Outsourcing, ktorej autormi boli skúsení odborníci z praxe, ktorí sa podieľali na transakciách v oblasti sourcingu/outsourcingu na celom svete. Veľkú pozornosť venovali tomu, aby norma poskytovala všeobecný a na odvetví nezávislý základ, aby ju bolo možné v budúcnosti dopĺňať a prispôsobovať potrebám konkrétneho odvetvia.

Duch spolupráce

Spomedzi prizvaných odborníkov bol kľúčovým prispievateľom Dr. Keeni. Ako nám povedala: „Bolo náročné prispôsobiť sa názorom všetkých zainteresovaných strán vo verejnom a súkromnom sektore.“ Napriek tomu ocenila ducha spolupráce všetkých, ktorý bol kľúčom k riešeniu protichodných názorov na komplikované požiadavky, najmä pokiaľ ide o to, či by sa do životného cyklu mali zohľadniť inovácie a neustále zlepšovanie, alebo či by mal mať prednosť význam neporušovania zmluvných požiadaviek.

Quayle zasa vysvetlil: „Okrem toho, že sa tím zameral na spoločné procesy a osvedčené postupy na dosiahnutie úspechu, do centra normy zaradil aj riadenie. Skúsenosti ukázali, že mnohé problémy vyplývajú z nedostatočných alebo zlých postupov riadenia.“

Norma ISO 37500 sa zaoberá otázkami flexibility v dohodách o outsourcingu, ktoré sa prispôsobujú meniacim sa obchodným požiadavkám. Riziká spojené s outsourcingom sú konfrontované s cieľom umožniť vzájomne výhodné vzťahy spolupráce.

Všetky strany odvetvia outsourcingu boli vyzvané, aby sa podieľali na písaní normy. Hoci je dokument do veľkej miery odvetvovo orientovaný a zaoberá sa outsourcingom nezávisle od veľkosti organizácie, skúsenosti získané odborníkmi z rôznych odvetví vrátane výroby a služieb podporovaných informačnými technológiami (ITeS) boli pri zostavovaní normy veľmi cenné. Niet pochýb o tom, že s tým, ako norma ISO 37500 získava na popularite a príťažlivosti, ešte viac odvetví sa zapojí a poskytne svoje know-how pre ďalšiu revíziu normy.

Budúcnosť vyzerá jasne

Za posledných 25 rokov sa odvetvie outsourcingu rozrástlo z nuly na celosvetový biznis v hodnote niekoľkých biliónov amerických dolárov. V dôsledku toho bude musieť ISO rozšíriť svoje zapojenie, aby pokryla nespočetné množstvo spôsobov implementácie outsourcingu.

Úspory z rozsahu, finančné odmeny, ako aj flexibilita a zvýšená produktivita, ktoré sľubuje outsourcing, budú horúcim tovarom aj v nasledujúcich rokoch, keďže raketový nárast outsourcingu sa týka všetkých segmentov spoločnosti.

Outsourcing, ktorý sa pôvodne zameriaval na vysoko transakčné back-office procesy alebo nekritické služby, v súčasnosti zahŕňa strategické funkcie, pričom niektoré spoločnosti sa zbavujú celých segmentov svojho hodnotového reťazca.

Čo nás teda čaká v budúcnosti? S exponenciálnym rozširovaním outsourcingu po celom svete sa nevyhnutne objavia problémy, ktoré ešte nevznikli. Úlohou ISO potom bude monitorovať vývoj a trendy a vytvárať štandardizované riešenia, ktoré pomôžu všetkým zainteresovaným stranám nájsť cestu okolo – alebo cez – prekážky, ktoré im bránia v ceste.