Почему для автоматизации необходим контроль процессов?

Индустрия цифровой печати стремится стать более автоматизированной. Соня Ангерер подчеркивает важность контроля процессов и то, что без него полиграфической отрасли будет трудно добиться прогресса.

В последние годы тема «документооборота» становится все более актуальной в полиграфии. Это связано с тем, что сейчас доступно множество подходящих программных решений . С другой стороны, растущие затраты, нехватка квалифицированных рабочих и растущее экологическое сознание означают, что типографии стремятся работать как можно более эффективно.

Однако слово «рабочий процесс» охватывает широкий спектр. Википедия определяет «рабочий процесс» как «пространственную и временную последовательность функционально, физически или технически связанных рабочих процессов на рабочем месте». В индустрии цифровой печати рабочий процесс печати на фольге, картоне или бумаге имеет совершенно разное значение в общем процессе. Это варьируется от маркетинга до продаж и административных задач, таких как управление проектами, пост-расчеты и выставление счетов, работа и подготовка данных до логистики.

Их всех объединяет то, что рабочие процессы в отдельных областях очень сложны. Это делает его «черным ящиком» для сотрудников других отделов и даже руководства, т. е. процесс, совершенно непостижимый извне. Иногда это затрудняет автоматизацию подобластей и объединение их таким образом, чтобы был создан интегрированный производственный процесс.

ПОДПИСЬ: Давление на прибыль, нехватка квалифицированных рабочих и экологические нормы вынуждают полиграфическую отрасль автоматизировать свою деятельность. Фото: С. Ангерер

Автоматизация как процесс

Перенос рабочих процессов на машины или программное обеспечение, которое можно выполнять самостоятельно, часто приводит к неуверенности среди сотрудников компаний. Сотрудники часто опасаются, что рабочие процессы и автоматизация могут заменить их работу.

Для того чтобы автоматизация работала, должны быть выполнены различные предпосылки. Это:

• Четкое определение целей и требований автоматизации, а также того, как будет измеряться успех.
• Тщательный анализ существующих процессов и их пригодность к автоматизации. Для этого компания должна сначала документировать текущие процессы.
• Определить подходящие технологии и методы автоматизации. Это могут быть роботы, датчики, искусственный интеллект и цифровые платформы. Иногда это могут быть лишь умные изменения в рабочем процессе.
• Внедрение автоматизации с учетом технических, организационных и юридических аспектов.
• Привлекайте, обучайте и мотивируйте сотрудников, которых затрагивает автоматизация или которые, как ожидается, будут поддерживать ее.

Процесс автоматизации не следует рассматривать как разовую операцию, его необходимо постоянно контролировать и совершенствовать. Управление процессами используется для регулярной проверки качества автоматизированных процессов, получения обратной связи, устранения проблем, а также выявления и реализации возможностей для улучшения.

ПОДПИСЬ: Когда процессы постоянно контролируются, рабочий процесс можно легко адаптировать и улучшить. Фото: С. Ангерер

Управление процессами: автоматизация с обзором

Управление процессами — это возможность собирать, систематизировать и визуализировать данные о каждом этапе рабочего процесса. В результате можно избежать проблем, что в конечном итоге приводит к повышению производительности.

Чтобы автоматизировать рабочий процесс, сначала нужно его понять. Для этого необходимы данные, показывающие, как работает каждый этап процесса, сколько времени и ресурсов он потребляет и какие результаты дает. Однако эти данные также должны быть подготовлены для выявления тенденций, закономерностей и отклонений.

Искусственный интеллект (ИИ) все чаще внедряется в программное обеспечение для управления процессами. Это связано с тем, что ИИ позволяет выявлять тенденции и прогнозировать трудности, которые человек не может легко обнаружить. Управление процессами позволяет сотрудникам всех уровней использовать соответствующие данные для принятия решений, действий и обеспечения качества.

Управление процессами предназначено не только для руководства. В конце концов, если с помощью ИИ станет очевидно, что носитель для печати закончится или если сотрудники отдела не смогут обработать пиковый заказ вовремя, весьма вероятно, что еще есть время отреагировать. Это экономит усилия и деньги. Однако, прежде всего, эффективное управление процессом может помочь избежать разочарований среди сотрудников типографии за счет дальновидного планирования.

Возвращая контроль

Типографиям зачастую сложно самостоятельно внедрить масштабные процессы автоматизации. Вот почему имеет смысл привлечь к работе партнеров с опытом работы в отрасли, например консультантов. В конце концов, изменения должны быть инициированы и, что еще более важно, продолжены. Зачастую это гораздо легче сказать, чем сделать. Большинство людей не склонны к переменам, и даже тем, кто рад их принять, может потребоваться помощь в адаптации.

Комбинация автоматизации и управления процессами некоторым кажется слишком жесткой и негибкой. Вот почему важно, чтобы все участники чувствовали себя услышанными и понятыми. Важно, чтобы каждый мог высказать свое мнение.

При соответствующем участии все сотрудники чувствуют, что у них больше контроля над своим рабочим местом и балансом между работой и личной жизнью . Это делает автоматизацию успешной, частью которой хочет быть каждый.

Откройте для себя последние инновации в области автоматизации на FESPA Global Print Expo 2024 , ведущей европейской выставке печатной продукции и вывесок. Проходит с ¹⁹ по ²² марта 2024 года в RAI Амстердам, Нидерланды. Зарегистрируйтесь здесь , чтобы посетить и использовать промокод FESJ406, чтобы получить скидку 30 евро.