Грэм Ричардсон-Локк (Graeme Richardson-Locke) рассказывает о преимуществах автоматизации рабочего процесса.

 

Несмотря на все то, что сейчас происходит в мире в связи со сбоями в работе, вызванными COVID-19, а Вы, владельцы бизнеса или менеджеры, занимаетесь решением повседневных задач по выживанию, Вы можете найти немного времени, чтобы рассмотреть преимущества автоматизации рабочего процесса, когда Вы выйдете на другую сторону этого кризиса.

Как менеджер по технической поддержке FESPA я стремлюсь рассказать о том, как наши представители типографий могут использовать все доступные инструменты для ускорения обработки заказов и снижения риска печати, которая не будет соответствовать ожиданиям клиентов по качеству с первого раза и каждый раз. Это может оказаться непростой задачей, когда речь идет о широком спектре технологий печати и производственных условий.

Однако очевидно, что все более широкое использование автоматизации машин в цифровой печати с помощью таких систем, как робототехника в обработке материалов и развивающиеся системы MIS, приносит существенную эффективность. Следующим этапом изменений для многих станет подключение программного обеспечения и создание упорядоченных рабочих процессов.

Определение областей, на которых следует сосредоточиться, требует четко настроенного и предсказуемого производства печатной продукции. Такой подход накладывает некоторые ограничения на предложение продукции по сравнению с более традиционными бизнес-моделями печати на заказ. Из собственного опыта работы в качестве закупщика я знаю, что упрощение процесса закупок у хороших поставщиков услуг web 2 print настолько быстро и четко, что только очень творческая или специализированная работа идет по традиционному медленному пути заказов.

Чтобы получить более подробную информацию, я связался с Малкольмом МакКензи из Colour Engine, британской технической консалтинговой компании, предлагающей услуги по интеграции автоматизации для принтеров — от управления цветом до разработки программного обеспечения и сценариев.

Одним из многих программных продуктов, которые они поддерживают, является Enfocus Switch, который позволяет Вам создавать собственные автоматизированные рабочие процессы. Объединяя различные программные приложения с помощью пользовательских сценариев, Вы можете, например, перемещать файлы из приложения Adobe CC с помощью интерфейса JavaScript в другое приложение, такое как Microsoft Outlook, используя Applescript для Mac OS-X и VBscript для Microsoft Windows.

Один из примеров — возможность помещать входящие файлы клиентов в горячую папку, подключенную к PitstopPro, где проводится предполетная проверка, чтобы убедиться, что художественное оформление соответствует требованиям процесса. В свою очередь, это может привести к автоматическому отправлению электронного письма заказчику, чтобы сообщить ему, что файл проходит первую проверку и вскоре Вы получите пробный вариант. Если файл проходит эту предварительную проверку, то следующим шагом будет его открытие и вставка иллюстрации с соответствующим профилем управления цветом в PDF-пробу для утверждения. Если, конечно, файл не соответствует требованиям, Вы отправляете письмо с подробным описанием того, что нужно сделать клиенту для повторной отправки.

Подпись: Пример автоматизированного проектирования рабочего процесса в Switch.

Такой подход к автоматизации представляет собой гибкую альтернативу покупке хостинговой экосистемы, где возможности настройки могут быть более ограниченными. Иногда трудно добиться оптимального рабочего процесса, если не выстроить его специально под Ваш набор печатной продукции. Выбор зависит от того, насколько глубоко Вы хотите вовлечься в процесс и какой уровень гибкости Вам необходим.

Малкольм МакКензи — сертифицированный эксперт Enfocus и член комитета ISO TC-130 (Printing and Graphic Technologies), обладающий большим опытом в области технических требований к автоматизации рабочего процесса.

Когда мы начали день обучения, он дал мне первый мудрый совет: «Начните с автоматизации простого процесса и развивайте его дальше». Возможно, организация доставки включает в себя закрытие заказа, составление и печать накладных и этикеток для посылок, а также отправку счета или прием оплаты.

Подпись: Эта диаграмма иллюстрирует, что EnFocus Switch можно использовать для разработки автоматизированных рабочих процессов во многих сценариях.

Как правило, системы MIS решают значительную часть этих задач, но могут не интегрироваться напрямую в систему бронирования выбранного курьера. Перечисление задач и последовательности процесса позволит Вам понять, как соединить все вместе. Вам могут понадобиться API, SQL-код, XML-метаданные, которые необходимо использовать для доставки нужной информации к месту назначения. Именно здесь на помощь приходит Enfocus Switch и немного опыта. Он включает в себя широкий спектр «виджетов» или API, которые можно соединить между собой, и визуальное планирование рабочего процесса, которое соединяет «действия» вместе, освобождая печатника от утомительных повторяющихся задач.

В конце концов, цель состоит в том, чтобы максимально сократить количество точек соприкосновения с человеком, чтобы увеличить скорость и снизить затраты, открывая возможности для обработки гораздо большего количества заказов.

Если Вы, опираясь на знания такого человека, как Малкольм, сможете продумать все, начиная с автоматических расценок, подтверждения заказа, быстрой мягкой проверки, оплаты и бронирования, Вы быстро достигнете стадии, на которой количество точек соприкосновения с человеком значительно сократится, и освободите персонал для более продуктивной работы.

Независимо от того, работаете ли Вы в режиме Web2print или Storefront, технология печати с использованием программного обеспечения Enfocus Switch значительно повышает эффективность процесса, позволяя Вам экспоненциально увеличивать объемы печати, которые обычно становятся конкурентными на рынке коротких тиражей и быстрых оборотов.

В разговорах с аудиторией, предприятиями, типографиями, специалистами существует предел того, сколько сотрудников «можно бросить» на решение проблемы. При непоследовательных ручных операциях слишком много поваров могут не только испортить бульон, но и помешать росту и расширению бизнеса.

В настоящее время типографиям совершенно необходимо найти более эффективные способы работы. Неотложка теперь всегда актуальна, когда и прямые конечные пользователи, и типографии должны быстро предоставлять пробные оттиски клиентам. Благодаря быстрому получению и контролю входящих файлов, умные компании также видят, устраняют и устраняют проблемы, ускоряют принятие внутренних решений и предоставляют клиентам более качественные услуги.

Компания Bluetree Group, которая работает под брендами Route 1 Print и Instantprint, не смогла бы добиться таких успехов без столь высокого уровня автоматизации программного обеспечения. Их мантра командной работы 23:17 является провидческой, что подтверждает их последний рекорд минимального времени обработки задания от начала до конца (23 минуты, 17 секунд). Сервис — это все при 25 000 заказов в неделю.

Стандартизация продукции позволяет использовать ее как для простых (листовки, баннеры, брошюры), так и для все более сложных работ, но для ее реализации может потребоваться высокий уровень квалификации, а в таких областях, как блокирование фольги, печать на специальных материалах и т.д., по-прежнему необходимы навыки ручного труда.

 

Резюме

Enfocus Switch — это интригующая, впечатляющая платформа потоков, триггерных моделей поведения, взаимосвязей, потоков, точек обзора, Pitstop, скриптов… основанных на том, что «что-то» просто попадает в папку или на других более высокотехнологичных методах.

Работа с Малкольмом МакКензи в Colour Engine была полезным и понятным тренингом, я мог бы провести с ним несколько занятий, но, по крайней мере, я получил достойную оценку за один день работы там.

Хотя Enfocus Switch — не единственная игра по автоматизации в городе, другие поставщики, такие как OneVision, Esko, Print Factory, HP, Efi и Heidelberg, конкурируют со своими системами и подходами, ясно как день, что для того, чтобы оставаться впереди, необходима автоматизация программного обеспечения.