Маршалл Аткинсон подчеркивает важность создания и понимания эффективных KPIS для Вашего бизнеса. Он также подробно рассказывает о том, какие KPI важно измерять и как эти KPI внедрять.
Где-то на протяжении своей карьеры Вы, вероятно, читали, смотрели или слушали, как кто-то подробно рассказывал о важности KPI или «ключевых показателей эффективности». Примерно через десять минут после того, о чем они говорили, Вы начали проверять свой телефон, электронную почту, социальные сети или что-либо еще, но не стали слушать, что пытался донести собеседник.
KPI? Цифры? Математика?
Скучно! То есть… да ладно. Наш бизнес идет отлично. Мы добились успеха и без всей этой ерунды с KPI. Зачем начинать сейчас?
Потому что засасывающий звук, который Вы слышите, — это прибыль, вылетающая из окна. Даже если Вы добились успеха, не заботясь о своих KPI, это не гарантирует будущего успеха. И давайте не будем забывать, что Вы можете оставить в своем бизнесе вещевой мешок с непойманными деньгами, потому что Вы не делаете работу, необходимую для их сбора.
Вот что я имею в виду. Ключевой показатель эффективности» — это что-либо важное в Вашем бизнесе. Вы хотите следить за этим, потому что если что-то важно, Вы хотите быть уверены, что всегда будете работать с максимальной эффективностью. Однако если этот показатель еще не определен, откуда Вам знать, что Вы работаете на полную мощность и не имеете нереализованного потенциала?
Эта статья посвящена определению этих возможностей, внедрению системы и обеспечению ее работы.
Понимание лучших метрик
За какими самыми важными вещами Вы постоянно следите в своем бизнесе? Продажи? Производство? Удовлетворенность клиентов? Точность выполнения заказов? Сколько минут тот парень на производстве проводит в ванной каждый день?
В любом бизнесе есть сотни, если не тысячи вещей, которые мы можем измерить. Но лишь некоторые из них могут стать решающим фактором. Когда Вы рассматриваете что-то настолько важное, что толкает его либо к успеху, либо к провалу?
Например, возьмем, пожалуй, самый распространенный из них — продажи. Конечно, Вы можете поставить цель по увеличению дохода. Но что движет ею? Можете ли Вы разложить это на понятные математические показатели, чтобы ежедневно знать, достигнете ли Вы этой цели по продажам?
Допустим, Вы хотите достичь цели по продажам в размере $1,000,000. Если средний размер Вашего заказа составляет $1 500, Вы можете использовать этот показатель для определения легко читаемого KPI.
$1,000,000/$1,500 = 666.6 заказов в год. Давайте округлим и назовем цифру 667.
667/12 месяцев = 55,58 заказов в месяц. Давайте округлим и назовем это число 56.
56/4 недели = 14 заказов в неделю.
14/5 = 2,8 заказов в день. Давайте округлим и назовем это число 3.
Таким образом, если Ваш бизнес ежедневно закрывает 3 заказа со средней стоимостью продажи в $1 500, Вы легко достигнете своей цели в $1 000 000 дохода.
Оглянитесь на свои вчерашние продажи. Закрыли ли Вы хотя бы три заказа на сумму $1 500? Если нет, то что Вы измените, чтобы достичь этой небольшой ежедневной цели?
Другие примеры
Конечно, это лишь один пример. KPI, которые важны для Вас больше всего, могут касаться времени производства, обучения сотрудников, количества дефектов или любых других важных точек данных, которые легко сигнализируют об успехе или неудаче.
Больше всего на свете Вы хотите, чтобы Ваши KPI были актуальными. Бессмысленно отслеживать и измерять данные, если Вы ничего не делаете с этой информацией. Как только Вы получили информацию, начните использовать ее как сигнал к изменениям. Как говорит мой хороший друг Марк Кудрей: «Может произойти только три вещи, и две из них плохие. Все станет лучше. Все станет еще хуже. Или же все останется по-прежнему».
Когда Вы начинаете копаться в цифрах KPI, они могут указать Вам на возможность улучшить другие сферы бизнеса.
Возможности перед Вами
Допустим, Вы начали измерять время простоя на производстве. Это тот отрезок времени в течение рабочего дня, который Вы не тратите на печать. Когда Вы печатаете, Вы зарабатываете деньги. Когда Вы не печатаете, Вы тратите деньги. Время простоя может стоить дорого, поэтому это потрясающий KPI, который нужно отслеживать.
В связи с новым интересом к KPI времени простоя Ваша команда начала выяснять первопричину простоя производства. В основном это ожидание. Ожидание смешивания чернил. Ожидание подготовки экранов. Ожидание подсчета и расстановки запасов. Ожидание одобрения менеджера на выполнение задания.
Математические расчеты, лежащие в основе их гипотезы, доказывают их правоту, показывая, что более 60% времени простоя цеха приходится на ожидание чего-либо. Чтобы исправить ситуацию, команда начинает устраивать «охоту на мусор», чтобы найти все необходимое для завтрашнего производства уже сегодня. Это требует некоторой реорганизации, обучения и изменения процессов, но у них все получилось.
Благодаря этим усилиям производство увеличивается, затраты снижаются, а удовлетворенность сотрудников и клиентов возрастает.
Потому что произошли две вещи: что-то было измерено, и это привело к изменениям. Улучшения были подтверждены, потому что KPI доказали, что идея работает.
Какие KPI измерять?
Вы все еще думаете, что KPI — это скучно и пустая трата времени? Если да, то я уверен, что Ваши конкуренты будут счастливы.
Но если Вы хотите углубиться в эту тему, давайте разберемся, как определить, какие KPI Вы хотите измерять.
Во-первых, давайте рассмотрим это с двух точек зрения. Что сломалось или нуждается в улучшении? И что важно и должно продолжать успешно работать? Вы можете построить KPI-метрики на основе любой из этих идей, но, вероятно, важны обе.
Лучший способ сделать это — собрать свою команду и обсудить. За годы работы я понял, что если Вы хотите узнать реальное положение дел в бизнесе, Вам нужно выйти из своего офиса и спросить людей, которые выполняют эту работу. Поверьте, у них есть свое мнение.
Поскольку Ваша цель — облегчить их работу, улучшить Ваш продукт, снизить затраты и увеличить прибыль… это очень ценное занятие. Используйте доску или большой мольберт с блокнотом. Вместе с командой проведите мозговой штурм важных показателей для измерения и анализа и того, что на них влияет.
В конце упражнения Вы хотите перечислить важные моменты в бизнесе, которые поддерживают его здоровье. «Если эти вещи не будут работать должным образом, мы обречены».
И для каждого из них определите, как можно измерить успех. Что и как Вы будете измерять, и что такое успешное число?
Определите важные вещи в формате OKR
Один из простых способов помочь определить успех — перечислить каждый важный пункт в формате OKR. OKR расшифровывается как «Цель, Ключевой Результат». Это означает: «Вот то, чего мы хотим, и вот положительный результат этого».
Используя наш предыдущий пример с продажами, если цель состоит в том, чтобы ежедневно совершать в среднем три продажи в день, при этом общая сумма продаж должна составлять не менее $1 500, то цель по доходу в $1 000 000 будет достигнута.
Следующим шагом будет выяснение того, сможете ли Вы понять, за счет чего достигается этот успех. Сколько ежедневных предложений Вам нужно отправить, чтобы закрыть три продажи? Если средняя стоимость заказа составляет $1 500, какой тип клиентов тратит эту сумму? Вы совершаете больше продаж по рекомендациям или с помощью холодных звонков?
Именно здесь начинается настоящая работа. Назовите свои цели, определите, что важно, установите целевые KPI, измерьте и протестируйте результаты.
Не забывайте, что Вам необходимо вовлечь свою команду во все аспекты этого путешествия. В конце концов, именно они будут ломать себе спины, пытаясь воплотить это в жизнь.
Внедрение KPIs
Предположим, что Вы и Ваша команда встретились и выработали первый набор KPI для использования. Следующий шаг — это собственно реализация этапа сбора данных для оценки успеха.
Вы хотите сделать это как можно проще. Если Вы можете автоматизировать сбор данных без участия человека, это будет лучше всего. Однако это не всегда возможно. Если члену команды приходится тратить время и силы на отслеживание чего-либо, облегчите ему сбор данных. Упростите все настолько, насколько это возможно, и дайте им инструменты для успешной работы.
Вам следует часто проводить обучение и оказывать поддержку, чтобы обеспечить точный и своевременный сбор данных. Мой опыт показывает, что если в табеле учета рабочего времени есть цифры, которые в подавляющем большинстве случаев оканчиваются на 5 или 0, то это означает, что член команды их выдумывает.
Создание хороших привычек — вот как собираются эти данные. Это должно быть естественной частью процесса и происходить каждый раз без сбоев.
Заключение
Все ветераны-руководители бизнеса скажут Вам, что«Вы не можете управлять тем, что не измеряете». Это на 100% верно.
Уделять время сбору, сортировке, построению графиков и анализу ключевых данных для Вашего бизнеса — это важный шаг в поддержании здоровья и роста Вашего бизнеса.
Данные о производительности помогают руководителю принимать обоснованные решения. В противном случае Вы просто гадаете.