Нессан Клири рассказывает о том, как программное обеспечение Management Information System стало неотъемлемым компонентом управления современной типографией, но от его внедрения будет зависеть успех.
Информационная система управления, или MIS, — это, пожалуй, один из самых сложных видов программного обеспечения, с которым сталкивается большинство полиграфических предприятий. И точно так же, как могут быть огромные различия в работе разных типографий и в клиентах, которых они обслуживают, так и не существует универсальной MIS, которая будет работать для всех. Это затрудняет точное определение того, что MIS может сделать для Вас и сколько это может стоить. Но, возможно, лучше начать с вопроса о том, что может сэкономить Вам правильно внедренная MIS?
MIS — это две разные вещи: бизнес-информация и автоматизация рабочего процесса, и соединение этих вещей вместе должно привести к меньшим потерям и, следовательно, к большей прибыли. Это в равной степени относится как к небольшим компаниям, так и к крупным предприятиям.
Подпись: В идеале пользователи должны иметь доступ к большинству функций MIS с портативных устройств, включая ноутбуки, планшеты и смартфоны, как демонстрирует здесь PrintIQ.
Первоначальная идея программного обеспечения MIS заключалась в том, чтобы дать руководству полное понимание всех расходов и проблем в бизнесе для принятия правильных решений. Единственный способ действительно понять все Ваши доходы и расходы — это использовать централизованную систему, которая связана со всем, начиная от поступающих заказов и заканчивая количеством скрепок, которые проходят через бухгалтерию. Это означает, что главным преимуществом MIS является не столько функциональность самого программного обеспечения, сколько умение команды интегрировать его с программами других производителей.
Это логично привело к тому, что MIS должна автоматически запускать некоторые из этих других систем и определять, как различные задания будут проходить через различные производственные отделы. В основном это означает производственные рабочие процессы, и теоретически, создание системы на основе «горячих папок» также может позволить автоматически передавать задания от одного процесса к другому. Но MIS делает гораздо больше, чем это. Она автоматически применяет всю информацию из билета на задание, где это необходимо, для печати, отделки или выставления счетов, без каких-либо ошибок или дублирования. Кроме того, она собирает данные для составления отчетов о том, как идет бизнес, и может инициировать действия в других местах, например, заказ дополнительных подложек, когда это необходимо, а также указать на проблемы, например, если одна конкретная машина нуждается в обслуживании больше, чем ожидалось, или если задания задерживаются в том или ином процессе.
Подпись: MIS должна быть способна показать обзор состояния всех находящихся в работе заданий, как на этом изображении от PrintIQ.
Модульная архитектура
Большинство MIS предлагают основной набор функций плюс ряд дополнительных модулей, чтобы типографии могли адаптировать MIS под свои нужды. Несмотря на то, что большинство MIS будут работать в различных областях печати, у большинства пользователей широкоформатной печати будут особые требования, тем более, если Вы также печатаете на текстиле. Как минимум, это означает учет больших размеров используемых подложек, как для рулонов, так и для жестких носителей. MIS также должна поддерживать различные виды отделки, обычно используемые в широкоформатной печати, включая резку с помощью цифрового режущего стола или фрезера, а также подшивку, сварку, брошюровку и т.д.
Основополагающей характеристикой любой MIS является возможность оценивать задания и рассылать коммерческие предложения на выполнение работ. Это означает, что необходимо учесть все соответствующие затраты, включая сырье и материалы, труд персонала, а также текущие расходы и амортизацию используемого оборудования, и определить разумную маржу для каждой работы. В некоторых случаях может существовать выбор способов выполнения работы с различными последствиями для сметы.
Подпись: MIS должна поддерживать группировку, как показано здесь на MIS Tharstern.
Модуль оценки должен быть тесно связан с функцией планирования и составления расписания, поскольку Вы хотите, чтобы MIS выбрала наиболее эффективный метод производства при составлении расписания на эту смену, но Вы потеряете деньги, если в смете будет заложена более дешевая форма производства. В идеале планирование должно быть динамическим, способным автоматически обновляться, чтобы учитывать новые задания по мере их поступления, исходя из требуемых сроков поставки и синергии с другими заданиями.
Это, в свою очередь, предполагает, что MIS либо включает собственный модуль наложения и скрепления, либо тесно связана с тем программным обеспечением, которое у Вас для этого есть. Это особенно важно для широкоформатных работ, где довольно часто в целях экономии средств несколько работ объединяются на одной доске, и многие из этих работ будут иметь неправильную форму, которую необходимо вложить друг в друга. Само собой разумеется, что система должна уметь различать задания для разных клиентов. Не менее важно, чтобы задания для одного и того же клиента можно было разделить на разные части. Например, розничному продавцу может понадобиться один и тот же тип витрины, но разделенный по разным торговым точкам, которые могут иметь разные требования к размерам. Смешивание этих работ вместе сэкономит время и затраты на сырье, но система должна уметь разделять их для доставки и выставления счетов.
Модуль CRM должен позволять сотрудникам отдела продаж поддерживать связь с клиентами, превращать предложения в заказы и отслеживать ход выполнения этих заказов. Как минимум, это должно означать отслеживание доставки иллюстраций и обеспечение того, чтобы все участники процесса утверждения подписали пробные экземпляры.
Большинство MIS включают в себя модуль электронной коммерции, хотя есть некоторые аргументы в пользу того, что специализированная программа Web-to-Print может быть более подходящей. Это зависит от масштабов каждого отдельного предприятия и типа клиентов, которых Вы обслуживаете. Некоторые подразделения широкоформатной печати являются частью более широкой группы коммерческой печати или полагаются на клиентов, делающих разовые заказы и расплачивающихся кредитными картами, в то время как другие могут просто хотеть дать постоянным клиентам возможность делать повторные заказы по счету. Вариантов так много, что Web-to-Print действительно нуждается в отдельной статье.
Подпись: MultiPress от Dataline — это программное обеспечение MIS/ERP для компаний, занимающихся производством графики. Оно объединяет все административные, коммерческие, финансовые и логистические бизнес-процессы, а также производство и отчетность в одной мощной MIS/ERP-системе.
MIS должна включать в себя управление запасами, чтобы у Вас не закончилось ничего, что необходимо для предстоящих работ, например, определенная подложка, а также для своевременного приобретения обычных товаров, включая детали для обслуживания оборудования, чтобы избежать паники в последнюю минуту. В идеале это должно распространяться и на управление Вашей собственной цепочкой поставок, чтобы Вы понимали стоимость подложек и могли воспользоваться преимуществами оптовых закупок или других предложений.
Когда речь идет о выполнении заказа, MIS, как минимум, должна уметь генерировать уведомление о доставке. Некоторые из них также заказывают доставку у курьерской или почтовой компании, а некоторые идут еще дальше и напрямую связываются с системами различных курьерских компаний, чтобы разработать наиболее экономичную форму доставки на основе требований клиента, включая случаи, когда различные части работы должны быть отправлены в разные места.
Наконец, большинство MIS имеют модуль учета, но, вероятно, более распространена интеграция со специальным бухгалтерским программным обеспечением, особенно учитывая, что большинство бухгалтерских программ достаточно хорошо отлажены.
В заключение хочу сказать, что хотя большинство производителей MIS сегодня рекламируют свое программное обеспечение как часть производственного процесса, истинная ценность MIS заключается в способности определить сильные и слабые стороны бизнеса. В конечном счете, MIS должна окупать себя, помогая сокращать отходы и производить работу более эффективно.