Знайте свои цифры: построение эффективных KPI для вашего бизнеса

Маршалл Аткинсон подчеркивает важность построения и понимания эффективных KPIS для вашего бизнеса. Он также подробно описывает, какие ключевые показатели эффективности важно измерять и как их реализовать.

Где-то на протяжении вашей карьеры вы, вероятно, читали, смотрели или слушали кого-то, подробно описывающего важность KPI или «ключевых показателей эффективности». Примерно через десять минут после того, о чем они говорили, вы начали проверять свой телефон, электронную почту, социальные сети или что-то еще, но не настраивались на то, что человек пытался сообщить.

КПЭ? Числа? Математика?

Скучный! Я имею в виду… давай. Наш бизнес идет отлично. Мы добились успеха без всей этой чепухи с KPI. Зачем начинать сейчас?

Потому что отстойный звук, который вы слышите, — это прибыль, вылетающая в окно. Даже если вы добились успеха, не беспокоясь о показателях KPI, это не гарантирует успеха в будущем. И давайте не будем забывать, что вы можете оставить в своем бизнесе спортивную сумку с непогашенными деньгами, потому что не выполняете работу, необходимую для их сбора.

Вот что я имею в виду. «Ключевой показатель эффективности» — это что-то важное в вашем бизнесе. Вы хотите следить за этим, потому что, если что-то важно, вы хотите всегда получать максимальный уровень эффективности. Однако, если это еще не определено, как узнать, что вы работаете на полную мощность и у вас нет нереализованного потенциала?

Эта статья посвящена определению этих возможностей, внедрению системы и обеспечению ее работы.

Понимание лучших показателей

Каковы наиболее важные вещи, за которыми вы постоянно следите в своем бизнесе? Продажи? Производство? Удовлетворенность клиентов? Точность заказа? Сколько минут этот парень из производства проводит в ванной каждый день?

В любом бизнесе можно измерить сотни, если не тысячи вещей. Но всего лишь несколько щелчков мыши встанут на место, чтобы добиться перемен на следующем уровне. Когда вы считаете что-то настолько важным, что подталкивает это к успеху или неудаче?

Для примера возьмем, наверное, самый распространенный из них — продажи. Конечно, вы можете установить цель по выручке. Но что движет этим? Можете ли вы разбить это на простые для понимания математические вычисления, чтобы ежедневно узнавать, достигнете ли вы этой цели продаж?

Допустим, вы хотите достичь цели продаж в 1 000 000 долларов. Если ваш средний размер заказа составляет 1500 долларов США, вы можете использовать это для определения легко читаемого ключевого показателя эффективности.

$1 000 000/$1 500 = 666,6 заказов в год. Давайте округлим и назовем это 667.

667/12 месяцев = 55,58 заказов в месяц. Давайте округлим и назовем это 56.

56/4 недели = 14 заказов в неделю.

14/5 = 2,8 заказов в день. Давайте округлим и назовем это 3.

Таким образом, если ваш бизнес закрывает 3 заказа в день со средней стоимостью продаж 1500 долларов США, вы легко достигнете цели по доходу в 1 000 000 долларов США.

Вспомните свои вчерашние усилия по продажам. Вы закрыли хотя бы три ордера на сумму $1500? Если нет, то какие изменения вы вносите, чтобы достичь этой маленькой ежедневной цели?

Другие примеры

Конечно, это один из примеров. Ключевой показатель эффективности, который имеет для вас наибольшее значение, может касаться времени производства, обучения сотрудников, уровня дефектов или любых других важных данных, которые легко сигнализируют об успехе или неудаче.

Больше всего вы хотите, чтобы ваши ключевые показатели эффективности были релевантными. Нет смысла отслеживать и измерять данные, если вы ничего не делаете с информацией. Получив информацию, начните использовать ее как сигнал к переменам. Как говорит мой хороший друг Марк Кудрей: «Могут случиться только три вещи, и две из них плохие. Дела пойдут лучше. Дела будут ухудшаться. Или все останется по-прежнему».

Когда вы начнете копаться в показателях KPI, это может указать вам на возможность улучшить другие области бизнеса.

Возможности перед вами

Допустим, вы начали измерять время простоя вашего производства. Это часть времени в течение рабочего дня, не потраченная на печать. Когда вы печатаете, вы зарабатываете деньги. Когда вы не печатаете, вы тратите деньги. Время простоя может стоить дорого, поэтому это фантастический KPI, который нужно отслеживать.

Из-за нового интереса к KPI простоя ваша команда начала изучать первопричину простоя производства. В основном он ждет чего-то. Ожидание смешивания чернил. Ожидание на экранах для подготовки. Ожидание инвентаризации для подсчета и размещения. Ожидание одобрения менеджера для выполнения задания.

Математические расчеты, лежащие в основе их гипотезы, доказывают их правоту, показывая, что более 60% времени простоя магазина связано с каким-то ожиданием. Чтобы исправить это, команда уже сегодня начинает «охоту за мусором» за всем необходимым для производства завтрашнего дня. Это требует некоторой реорганизации, обучения и изменений в процессах, но они это делают.

Благодаря этим усилиям увеличивается производство, снижаются затраты, а также повышается удовлетворенность как сотрудников, так и клиентов.

Потому что произошли две вещи: что-то было измерено, и это привело к изменениям. Улучшения были подтверждены, поскольку ключевые показатели эффективности доказали, что идея работает.

Какие KPI измерять?

Все еще думаете, что KPI — это скучно и пустая трата времени? Если да, то я уверен, что ваши конкуренты будут довольны.

Но если вы хотите углубиться в это, давайте рассмотрим, как определить, какие ключевые показатели эффективности вы, возможно, захотите измерить.

Во-первых, давайте рассмотрим это с двух точек зрения. Что сломано или нужно улучшить? И что важно и необходимо для продолжения успешной работы? Вы можете построить показатели KPI на основе любой из этих идей, но, вероятно, обе будут важны.

Лучший способ сделать это — собрать команду и обсудить. За прошедшие годы я усвоил, что если вы хотите узнать реальную реальность бизнеса, вам нужно выйти из офиса и спросить людей, выполняющих эту работу. Поверьте, у них есть свое мнение.

Поскольку ваша цель — облегчить их работу, улучшить ваш продукт, снизить затраты и увеличить прибыль… это ценное занятие. Используйте доску или большой мольберт с блокнотом. Вместе с командой проведите мозговой штурм важных показателей для измерения и анализа, а также того, что в них влияет.

В конце упражнения вам нужно перечислить важные моменты в бизнесе, которые поддерживают здоровье компании. «Если эти вещи не будут работать должным образом, мы обречены».

И для каждого определите, как можно измерить успех. Что и как вы будете измерять и что такое успешное число?

Определите важные вещи в формате OKR

Один из простых способов определить успех — перечислить все важные моменты в формате OKR. OKR означает «Цель, Ключевой Результат». Это означает: «Вот то, чего мы хотим, и вот положительный результат этого».

Используя приведенный выше пример продаж, если цель состоит в том, чтобы в среднем иметь три продажи в день с общим объемом продаж не менее 1500 долларов США, тогда цель дохода в 1 000 000 долларов США будет достигнута.

Следующий шаг — посмотреть, сможете ли вы понять, что способствует этому успеху. Сколько ежедневных котировок вам нужно отправлять, чтобы закрыть три продажи? Если средняя стоимость заказа составляет 1500 долларов США, какой тип клиентов тратит эту сумму? Вы совершаете больше продаж по рекомендациям или по холодным звонкам?

Вот тут-то и начинается настоящая работа. Сформулируйте свои цели, определите, что важно, установите целевой показатель KPI, а также измерьте и протестируйте результаты.

Не забывайте, что вам необходимо вовлекать свою команду во все аспекты этого путешествия. В конце концов, именно они будут ломать себе спины, пытаясь добиться этого.

Внедрение ключевых показателей эффективности

Допустим, вы и ваша команда встретились и выработали свой первый набор ключевых показателей эффективности. Следующим шагом является реализация этапа сбора данных для оценки успеха.

Вы хотите сделать это как можно проще. Лучше всего, если вы можете автоматизировать сбор данных без участия человека. Однако это не всегда возможно. Если член команды собирается тратить время и силы на отслеживание чего-либо, облегчите ему сбор данных. Упростите вещи настолько, насколько сможете, и дайте им инструменты для достижения успеха.

Вам следует регулярно проходить обучение и оказывать поддержку, чтобы обеспечить точный и своевременный сбор данных. Мой опыт показывает, что если в расписании есть цифры, которые в подавляющем большинстве оканчиваются на 5 или 0, член команды их придумывает.

Эти данные собираются с помощью создания хороших привычек. Это должно ощущаться как естественная часть процесса и происходить каждый раз обязательно.

Заключение

Все опытные лидеры бизнеса скажут вам, что «нельзя управлять тем, что не измеряешь». Это 100% точность.

Потратьте время на сбор, сортировку, графическое отображение и анализ ключевых данных для вашего бизнеса — это важнейший шаг в поддержании здоровья и роста вашего бизнеса.

Данные о производительности помогают лидеру принимать обоснованные решения. В противном случае вы просто догадываетесь.