Выбор ИСУ

Нессан Клири обсуждает, как программное обеспечение Информационной системы управления стало существенным компонентом в работе современной типографии, но его внедрение будет определять его успех.

Информационная система управления, или MIS, вероятно, является одним из самых сложных программных продуктов, с которыми приходится сталкиваться большинству типографий. И точно так же, как могут быть огромные различия в том, как работают разные типографии и клиенты, которых они обслуживают, не существует универсальной ИСУ, которая бы просто работала из коробки для всех. Это затрудняет точное определение того, что MIS может сделать для вас и сколько это может стоить. Но, возможно, лучше начать с вопроса о том, что может спасти правильно реализованная ИСУ?

ИСУ состоит из двух отдельных вещей — бизнес-информации и автоматизации рабочих процессов — и объединение этих вещей вместе должно привести к меньшему количеству отходов и, следовательно, к большей прибыли. Это относится как к небольшим компаниям, так и к крупным предприятиям.

Заголовок: В идеале пользователи должны иметь доступ к большинству функций ИСУ с портативных устройств, включая ноутбуки, планшеты и смартфоны, как демонстрирует здесь PrintIQ.

Первоначальная предпосылка программного обеспечения MIS заключалась в том, чтобы дать руководству полное представление обо всех затратах и проблемах в бизнесе, чтобы принимать правильные решения. Единственный способ действительно понять все ваши доходы и расходы — это использовать централизованную систему, которая связана со всем, от поступающих заказов до количества скрепок, через которые проходит бухгалтерия. Это означает, что основной аргумент в пользу MIS заключается не столько в функциональности самого программного обеспечения, сколько в навыках, которыми обладает команда для интеграции с программным обеспечением других поставщиков.

Это логически привело к тому, что MIS автоматически запускает некоторые из этих других систем и определяет, как различные задания передаются через различные производственные отделы. В основном это означает производственные рабочие процессы, и теоретически настройка системы на основе горячих папок также может позволить автоматически передавать задания от одного процесса к другому. Но MIS делает гораздо больше, чем это. Он автоматически применяет всю информацию из паспорта задания, где это необходимо, для печати, завершения или выставления счета без каких-либо ошибок или дублирования. Кроме того, он собирает данные для создания отчетов о том, как работает бизнес, и может инициировать действия в другом месте, такие как заказ большего количества носителей при необходимости, а также указание на наличие проблем, например, если одна конкретная машина нуждается в обслуживании, чем ожидалось, или если рабочие места задерживаются в том или ином процессе.

Заголовок: MIS должна иметь возможность отображать обзор состояния всех текущих заданий, как на этом изображении из PrintIQ.

Модульная архитектура

Большинство MIS предлагают базовый набор функций, а также ряд дополнительных модулей, чтобы типографии могли адаптировать MIS к своим потребностям. Хотя большинство MIS будут работать в разных дисциплинах печати, у большинства пользователей больших форматов будут особые требования, особенно если вы также печатаете на текстиле. По крайней мере, это означает учет больших размеров используемых подложек, как для рулонов, так и для жестких носителей. MIS также должна поддерживать различные типы отделки, обычно встречающиеся в широкоформатной печати, включая резку с помощью цифрового режущего стола или фрезерного станка, а также подшивку, сварку, проушину и т. д.

Фундаментальной особенностью любой ИСУ является способность оценивать рабочие места и рассылать предложения по работе. Это означает возможность учитывать все соответствующие затраты, включая сырье и рабочую силу персонала, а также эксплуатационные расходы и амортизацию используемого оборудования, и определять разумную маржу для каждой работы. В некоторых случаях может существовать выбор способов выполнения работы с различными последствиями для оценки.


Заголовок: MIS должна поддерживать объединение, как показано здесь на MIS Tharstern.

Модуль оценки должен быть тесно связан с функцией планирования и составления расписания, потому что вы хотите, чтобы ИСУ выбирала наиболее эффективный метод производства при планировании работ на эту смену, но вы потеряете деньги, если оценка предполагает более дешевую форму производства. В идеале расписание должно быть динамичным, способным автоматически обновляться с учетом новых заданий по мере их поступления, в зависимости от требуемых сроков выполнения и синергии с другими заданиями.

Это, в свою очередь, предполагает, что MIS либо включает в себя собственный модуль наложения и группирования, либо тесно связана с любым программным обеспечением, которое у вас есть для этого. Это особенно важно для крупноформатной работы, где довольно часто несколько заданий объединяются на одной плате для экономии средств, и многие из этих заданий будут иметь неправильную форму, которую необходимо вложить вместе. Само собой разумеется, что система должна уметь различать задания для разных клиентов. Не менее важно, чтобы задания для одного и того же клиента можно было разделить на разные части, например, розничный продавец может захотеть использовать один и тот же тип дисплея, но разделить его на разные торговые точки, которые могут иметь разные требования к размеру. Совмещение этих заданий вместе сэкономит время и затраты на сырье, но система должна иметь возможность разделить их для доставки и выставления счетов.

Модуль CRM должен позволять торговому персоналу поддерживать связь с клиентами, преобразовывать предложения в заказы и отслеживать ход выполнения этих заказов. Как минимум, это должно означать поиск художественных работ для доставки и обеспечение того, чтобы все в цикле утверждения подписали корректуру.

Большинство MIS включают в себя модуль электронной коммерции, хотя есть некоторые аргументы в пользу того, что специальная программа Web-to-Print может быть более подходящей. Это действительно зависит от масштаба каждого отдельного бизнеса и типа клиентов, которых вы обслуживаете. Некоторые подразделения широкоформатной печати станут частью более широкой группы коммерческой печати или могут полагаться на клиентов, делающих разовые заказы и оплачивающих их кредитными картами, в то время как другие могут просто захотеть позволить постоянным клиентам делать повторные заказы за свой счет. Существует так много вариантов, что Web-to-Print действительно нуждается в отдельной статье.


Надпись: MultiPress от Dataline — это программное обеспечение MIS/ERP для компаний, занимающихся производством графики. Он объединяет все административные, коммерческие, финансовые и логистические бизнес-процессы вместе с производством и отчетностью в одной мощной системе MIS/ERP.

ИСУ должна включать в себя своего рода управление запасами, чтобы гарантировать, что у вас не закончатся все, что необходимо для предстоящих работ, например, определенный субстрат, а также для своевременной покупки обычных предметов, включая детали для обслуживания оборудования, чтобы избежать каких-либо последних минуты паники. В идеале это также должно распространяться на управление вашей собственной цепочкой поставок, чтобы вы понимали стоимость субстратов и могли воспользоваться оптовыми закупками или другими предложениями.

Когда дело доходит до выполнения, по крайней мере, MIS должна иметь возможность генерировать уведомление о доставке. Некоторые также заказывают доставку с помощью курьерской или почтовой компании, а некоторые идут еще дальше и подключаются напрямую к системам различных курьерских компаний, чтобы разработать наиболее экономически эффективную форму доставки на основе требований клиента, в том числе когда различные части работы должны быть отправлены в разные места.
Наконец, в большинстве MIS будет модуль учета, но, вероятно, более распространена интеграция со специальным программным обеспечением для бухгалтерского учета, особенно с учетом того, что большинство программ для бухгалтерского учета довольно хорошо зарекомендовали себя.

В заключение, несмотря на то, что большинство поставщиков MIS в настоящее время продают свое программное обеспечение как часть производственного рабочего процесса, истинная ценность MIS заключается в способности определять сильные и слабые стороны бизнеса. В конечном счете, ИСУ должна окупаться, помогая сократить потери и более эффективно создавать рабочие места.