Um guia rápido para impressoras – trabalhar à distância

A COVID-19 obrigou a maioria das pessoas a trabalhar a partir de casa em vez de trabalharem nos seus escritórios. Para as gráficas, isto significa que terão de se habituar a ter uma força de trabalho mais remota. Como é que isto afecta os seus fluxos de trabalho?

Recentemente, os funcionários da Apple enviaram uma carta a Tim Cook a exigir que continuassem a trabalhar remotamente a partir de casa, mesmo depois de setembro de 2021, altura em que a Apple lhes pediu para regressarem ao escritório 3 dias por semana.

No que diz respeito às empresas de produção de bens, algumas pessoas foram obrigadas a permanecer nas instalações da empresa, mesmo durante os piores períodos da pandemia. Mas muitas equipas de marketing, gestão, administração e vendas trabalharam à distância, o que foi muitas vezes imposto pelo governo. Muitos funcionários estão ansiosos por regressar ou já regressaram aos seus escritórios. No entanto, parece muito provável que muitos destes trabalhadores venham a pedir um horário mais flexível, incluindo a opção de trabalhar a partir de casa.

Isto irá criar alguns desafios para as gráficas, especialmente nas áreas de:

• Gestão
• Equipamento
• Fluxo de trabalho e software
• Segurança e saúde no trabalho.

Gestão remota

Em 2021, poderias pensar que não haveria problemas em estabelecer uma comunicação global. Hoje em dia, a maior parte do pessoal utiliza regularmente smartphones, a maior parte das pessoas sabe utilizar messengers e e-mails. Ligamo-nos a vários canais de mensagens para a comunicação quotidiana. Estas ferramentas têm sido úteis para organizar a atividade durante a COVID-19. No entanto, isto pode ser um problema.

A questão da privacidade e da proteção de dados é um tema muito vasto. No entanto, é aconselhável que as impressoras leiam os termos e condições da Apple, Google e Microsoft. As contas pessoais gratuitas excluem qualquer utilização empresarial alargada. A Google e a Microsoft oferecem modelos de nuvem empresarial pagos, incluindo subscrições de software de produtividade para empresas de todas as dimensões.

Gerir uma equipa é mais do que apenas ler e responder a e-mails. É necessário que as empresas incluam no contrato de cada empregado um horário de expediente claro, horas de trabalho, bem como a conduta a adotar quando se trabalha a partir de casa.

Com funcionários de idades, géneros e origens diferentes, também é importante lembrar que nem todos se sentem confortáveis a trabalhar à distância e a utilizar apenas a comunicação online. Os gestores devem ter isto em conta ou correm o risco de ver as suas equipas desmoronarem.

Escolher o equipamento certo

18 meses após o aparecimento da COVID-19, todos ficámos a saber que o equipamento de escritório, como os computadores portáteis e os tablets, facilita o trabalho à distância. Algumas pequenas gráficas encorajaram os seus empregados a utilizar o seu próprio equipamento quando trabalham a partir de casa. Embora o “BYOD” (Bring Your Own Device) e o COPE (Corporate Owned, Personally-Enabled) sejam conceitos bem conhecidos para garantir que os dados pessoais e empresariais não se misturam nestes dispositivos, o software de implementação como o Miradore tem de ser pré-instalado.

A principal força de trabalho de uma gráfica está, muito provavelmente, no departamento de produção. Embora ainda não tenha sido encontrada uma solução que automatize totalmente as complexas necessidades de uma empresa de impressão e acabamento digital, há anos que muitos fabricantes fornecem soluções fáceis para controlar as suas impressoras remotamente. O exemplo mais proeminente é o PrintOs da HP. As suas novas séries HP Latex 700 e 800 incluem uma ligação a uma aplicação que fornece informações sobre a produção em qualquer dispositivo móvel Android ou Apple.

Software e fluxo de trabalho são as duas faces da mesma moeda

Há anos que a maioria das soluções RIP de escala industrial na impressão digital oferece acesso remoto através de uma aplicação ou de um portal Web. No entanto, estas soluções só são lógicas se o fluxo de trabalho tiver sido optimizado. O planeamento de recursos dedicados permite que os trabalhos de grande dimensão durante os turnos noturnos sejam controlados remotamente, deixando os trabalhos mais pequenos para o dia. O carregamento e descarregamento de suportes/impressões e a aplicação de acabamentos ainda requerem um trabalho manual significativo no local, pelo que parece razoável reservar as horas de trabalho principais para este efeito.

No futuro, as tarefas administrativas como vendas, apresentação de ofertas e marketing podem continuar a trabalhar remotamente sem quaisquer problemas. Software ERP como o Gunter advanter 5 elements print +sign são afinados para recriar a operação standard de uma impressora num software dedicado, tornando assim fácil a gestão de lojas de impressão em múltiplas localizações. A EFI é um exemplo de um dos muitos fornecedores especializados em software MIS /ERP. Dispõe de uma vasta gama de software de produtividade para PSPs de todas as dimensões e de software de projeto.

Segurança e saúde no trabalho

Muitas empresas de impressão investiram recentemente os seus recursos na criação de belos espaços administrativos, sociais e de vendas. Embora possa ser necessário redesenhá-los para incluir os requisitos de saúde e segurança da COVID.

Muitas empresas perderam clientes e dinheiro durante a pandemia, pelo que gastar dinheiro na remodelação dos escritórios pode ser um problema. No entanto, é evidente que os empregados não vão continuar a aceitar espaços de escritório apertados. Qualquer tipografia interessada em reter pessoal qualificado e em atrair jovens talentos terá de ter em conta as preocupações das pessoas, mesmo depois de a pandemia ter passado.

A maior parte dos países europeus tem vindo a aplicar, desde há muito tempo, normas de segurança e saúde no trabalho. Por este motivo, a maioria dos espaços e equipamentos de escritório em casa não são suficientes para um espaço de trabalho regular. Embora estes factos tenham sido amplamente ignorados no auge da crise sanitária, voltarão a ser um problema quando a economia recuperar e crescer. As empresas de impressão têm de estar cientes de que, dependendo da regulamentação laboral local, podem ser responsabilizadas pelas condições de trabalho do seu pessoal no escritório em casa.

As impressoras trabalharão remotamente no futuro?

Nos próximos anos, parece improvável que uma impressora típica seja uma área de produção controlada remotamente com pouco pessoal. Apesar de, teoricamente, isto poder ser conseguido atualmente, o investimento parece demasiado grande, especialmente tendo em conta as margens reduzidas das aplicações standard.

Para as gráficas, o trabalho flexível e à distância pode revelar-se essencial para o pessoal de vendas e administrativo, quanto mais não seja para atrair o interesse de jovens talentos.