Que partes do teu negócio de impressão devem ser automatizadas?

Nessan Cleary partilha as vantagens e os desafios para as empresas de impressão que utilizam a automatização nos seus processos empresariais e fluxos de trabalho de produção.

Há muitos processos diferentes envolvidos na produção de gráficos de grande formato, desde as vendas até à produção, bem como na gestão do negócio em geral. Automatizar o maior número possível destes passos deve levar a uma maior eficiência e a menos erros. No entanto, a automatização de elementos discretos só o levará até certo ponto; a verdadeira vantagem reside no agrupamento de processos inteiros para reduzir significativamente a necessidade de intervenção manual.

Naturalmente, esta automatização terá um custo, por isso o truque é planear as diferentes áreas em conjunto para ver se o benefício global vale o gasto ou se há pequenas mudanças que podem ter uma recompensa desproporcionada. Dito isto, muitas lojas de impressão podem sentir que simplesmente não têm escolha, devido às exigências contínuas dos clientes para que os trabalhos sejam entregues mais rapidamente e com custos mais baixos. Neste caso, a automatização é realmente a única forma de reduzir os pontos de contacto humanos e passar os trabalhos de um processo para o seguinte.

O argumento a favor ou contra a automatização também dependerá das questões laborais, uma vez que a automatização pode reduzir a quantidade de pessoal necessário, mas pode custar mais do que o pessoal que está a substituir. A automatização também pode ser utilizada para reduzir a quantidade de competências necessárias para determinados processos, o que também pode ajudar a reduzir a massa salarial com operadores menos dispendiosos. Mais importante ainda, a redução da dependência de pessoal com determinadas competências pode ajudar a ultrapassar a falta dessas competências em determinadas regiões. Mas em vez de utilizar a automatização como desculpa para reduzir a mão de obra, também pode ser utilizada para expandir o negócio – talvez acrescentando um turno extra – sem necessidade de aumentar os custos de mão de obra.

A maior parte da automatização pode ser dividida em duas áreas principais – processo comercial e fluxo de trabalho de produção – mas a abordagem mais eficiente é combinar ambas para garantir que conclui cada trabalho e obtém lucro com ele.

No passado, as pessoas podiam pensar no fluxo de trabalho de produção como sendo simplesmente o RIP que encaminhava os ficheiros para a impressora. No entanto, é mais eficaz encará-lo como todo o processo de produção, desde a entrada dos ficheiros, passando pela impressão e chegando ao acabamento. Normalmente, isto significa combinar vários sistemas, como o software web-to-print e RIP, mas existem várias áreas específicas que podem causar problemas.

O maior problema para a maioria das lojas de impressão é a má qualidade dos ficheiros dos clientes, que muitas vezes não fazem ideia do que é estar pronto para impressão e esperam que a loja de impressão possa, de alguma forma, “resolver” tudo. Um programa de verificação de voo decente pode detetar e resolver a maioria dos problemas. Mas terás de definir um limite para determinar em que momento precisas de uma avaliação humana de um ficheiro. Também é melhor ter uma política clara de termos e condições e certificar-se de que os clientes compreendem os seus riscos e responsabilidades.

Outra área a considerar é o equilíbrio de carga, garantindo que os trabalhos certos são encaminhados para a impressora mais adequada. Isto pode significar mudar de impressora à última hora, pelo que também deve garantir que o perfil da impressora, completo com a gestão de suportes e qualquer agrupamento, bem como a gestão da cor, podem ser actualizados.

Outra área que deve ser automatizada é o planeamento da imposição, com trabalhos agrupados ou diferentes formas aninhadas para otimizar a utilização dos suportes. É relativamente simples fazer isto para uma impressora, uma vez que a maioria dos RIPs inclui esta funcionalidade, mas é mais difícil fazê-lo numa frota de impressoras sem um sistema de imposição dedicado.

A maioria das máquinas de grande formato inclui agora algum nível de monitorização remota, o que permite que os operadores individuais façam funcionar várias máquinas ao mesmo tempo. Esses operadores devem também poder verificar os níveis de tinta e planear a limpeza das cabeças ou outras tarefas ao longo de um turno, de modo a que apenas uma máquina esteja parada de cada vez.

Outra área que pode ser automatizada é a carga e descarga de substratos das impressoras e mesas de corte. À medida que este equipamento se torna mais rápido, a necessidade de deslocar as placas corre o risco de se tornar um estrangulamento. Há também o risco de este trabalho físico se tornar um problema de saúde e segurança devido ao tamanho e peso destes materiais.

A maioria dos fornecedores que vendem impressoras rápidas planas ou híbridas também oferecem vários graus de carga e descarga automatizadas, mas esses sistemas normalmente só lidam com a movimentação dos materiais para dentro e para fora de uma determinada máquina. É mais eficiente considerar a forma como vai movimentar as placas ao longo do processo de produção, o que também deve incluir a sua passagem da impressora para qualquer pós-processamento, como uma mesa de corte. Isso pode incluir um braço robótico colocado entre a parte de trás da impressora e a mesa de corte. Ou pode ser mais fácil ter um sistema de transporte ou um veículo guiado autónomo para mover as paletes de um carregador automático para outro.

Outra área que é frequentemente negligenciada é a das tarefas administrativas, como a gestão do inventário e a administração geral, incluindo os salários do pessoal e as facturas dos clientes. Todas estas tarefas podem ser facilmente automatizadas através de software. Um Sistema de Informação de Gestão ou SIG pode reunir todas estas tarefas. Mais importante ainda, um MIS também pode ser utilizado para supervisionar o fluxo de trabalho da produção, fazendo passar cada trabalho por uma fase de produção para a seguinte e criando uma fatura ao longo do processo.

Uma ressalva a ter em conta é que a automatização funciona melhor com a normalização. Se puderes criar uma lista de produtos normalizados, como banners ou expositores pop-up, será muito mais fácil passar automaticamente esses trabalhos para a produção. No entanto, muitas empresas de grande formato fornecem trabalhos personalizados que requerem um certo grau de criatividade para serem concebidos e executados, e este tipo de trabalho será difícil de automatizar. Por outro lado, este tipo de trabalhos ajuda realmente as lojas de impressão a diferenciarem-se e a acrescentarem valor à sua oferta global.

Por último, vale a pena considerar os aspectos que desmotivam muitas pessoas a investir na automatização. Muitas vezes, isso deve-se ao custo e à preocupação com o retorno do investimento. Mas muitas empresas também se preocupam com a perturbação do negócio causada pela introdução de novos sistemas, o que pode ser parcialmente atenuado dividindo este investimento em secções e completando-as uma de cada vez. Dito isto, há vários inquéritos realizados nos últimos anos que indicam que a maioria das lojas de impressão sabe que, em última análise, tem de introduzir mais automação para acelerar a sua produção, se quiser sobreviver.