Nessan Cleary partilha vários indicadores-chave de desempenho que são fundamentais para gerir um negócio de impressão bem sucedido. Estes KPIs podem ser controlados diariamente, semanalmente ou mensalmente. Ao acompanhar estes KPIS, a tua empresa pode gerar lucros mais elevados.

Todas as empresas, incluindo as que fornecem serviços de impressão de grande formato, existem para gerar lucro. Em teoria, podes verificar a saúde de uma empresa através do seu balanço. Mas há muito mais do que apenas números para gerir um negócio de impressão bem sucedido. Por isso, faz sentido identificar uma série de indicadores-chave de desempenho ou KPI que possam ser acompanhados ao longo do tempo para garantir que o negócio está saudável, quer seja numa base diária, semanal ou mensal. Mais importante ainda, podes utilizar estes KPI para eliminar problemas e aumentar os lucros.

No entanto, não existe uma empresa de impressão padrão, uma vez que cada uma oferece uma combinação diferente de serviços e uma proposta de valor diferente aos clientes. Assim, a chave para esta abordagem é escolher o KPI certo que corresponda aos objectivos da sua empresa. É provável que seja uma mistura de informação financeira, de produção e logística. Um MIS decente deve ajudar com a maior parte destas informações, mas podes achar que precisas de outras fontes para aprofundar algumas áreas, como problemas com o equipamento de produção, ou com as contas ou o cumprimento. Dito isto, não escolhas demasiados KPIs ou vais-te afogar em dados.

Vendas

Os dois principais objectivos de qualquer empresa são o aumento das receitas e a redução dos custos. Por isso, o primeiro KPI a analisar são as vendas, e um bom ponto de partida é o custo médio de aquisição de novos clientes. Cada empresa terá alguns clientes mais exigentes do que outros. Por isso, é útil controlar quanto te custa cada cliente, tanto em termos de fecho de cada venda como do grau de gestão de clientes necessário ao longo de todas as encomendas, incluindo o tempo gasto a resolver problemas com ficheiros, e depois comparar isto com as receitas desses clientes. Isto pode mostrar que alguns clientes são simplesmente mais problemáticos do que valem, mas também pode indicar aqueles que valem a pena aproveitar, bem como as tendências de crescimento em determinadas aplicações.

Para além de impressoras, como esta P5 350HSR, a Durst também vende um serviço de análise que funciona com as suas impressoras e fluxos de trabalho para ajudar os clientes a compreender como as suas máquinas estão a ser utilizadas.

É útil ver de onde vêm essas vendas, como um sistema web-to-print, uma campanha de marketing ou publicações nas redes sociais. Isto pode ajudar a determinar a melhor forma de gastar o dinheiro em marketing ou a deixar de desperdiçar recursos em campanhas que não estão a funcionar.

Queixas

Também é uma boa ideia manter um registo do número de reclamações e do custo de lidar com essas reclamações. Pode ser útil verificar se existe um tema comum, como a cor de uma impressora ou talvez um problema do pessoal que possa ser resolvido com mais formação.

Trabalhos concluídos

Da mesma forma, é bom manter um registo de quantos trabalhos foram concluídos e entregues a tempo.

Há muitas métricas diferentes que podem ser medidas em todo o departamento de produção, por isso o truque é identificar apenas as principais que darão uma imagem exacta do bom funcionamento do departamento de produção. A maioria dos dispositivos de impressão pode produzir uma grande quantidade de informações, desde a utilização de tinta até aos códigos de erro, a que deve poder aceder através do RIP ou da integração com um MIS. Cada vez mais, os fabricantes tentam cobrar pela partilha destas informações, normalmente como parte de um serviço contínuo de análise de dados, mas isso terá um valor limitado, a menos que inclua todos os diferentes dispositivos de impressão em utilização, para que os possa comparar.

Utilização de equipamento

Um dos indicadores mais importantes é a utilização de cada preço do equipamento, uma vez que nenhum desses dispositivos estará a ganhar dinheiro se estiver inativo. Isto pode ajudar a identificar estrangulamentos se, por exemplo, a mesa de corte ficar à espera que os trabalhos terminem de ser impressos ou se alguns dispositivos demorarem algum tempo a ser configurados, como ter de mudar as ferramentas numa mesa de corte ou colar determinados tipos de suportes numa impressora plana. Isto também deve revelar quaisquer problemas com o seu equipamento, se determinados dispositivos têm problemas de manutenção acima da média ou se alguns dispositivos têm requisitos de pré-impressão específicos que limitam a flexibilidade na reorganização dos fluxos de trabalho a curto prazo.

Margens reais versus estimativa

Outro KPI útil a ter em conta é a comparação das margens reais de determinados trabalhos com a estimativa. Não é invulgar que uma estimativa assuma que um trabalho será produzido de uma determinada forma, mas que a equipa de produção adopte uma abordagem diferente, o que pode alterar os custos e, consequentemente, as margens desse trabalho. Ou pode ter havido problemas e custos acidentais ao longo do caminho, mas, de qualquer forma, queres que a estimativa e os custos reais sejam tão próximos quanto possível para evitar discussões com os clientes.

Finanças

Escusado será dizer que tens de estar atento à saúde financeira da empresa
, incluindo o lucro global e o grau de crescimento por ano. Pode ser útil dividi-lo em cada aplicação ou grupo de produtos para ver que partes do negócio são mais rentáveis. Também vale a pena acompanhar o tempo médio de pagamento das facturas pelos clientes e quanto te custa perseguir esses pagamentos.

A maioria dos MIS, como o PrintIQ, pode ajudar os clientes a definir uma lista de KPIs a monitorizar.

Atualmente, poucas empresas se podem dar ao luxo de ignorar a sua sustentabilidade global. Há dois aspectos principais da sustentabilidade. O primeiro é simplesmente eliminar os resíduos, o que também reduz diretamente os custos. Isto significa controlar a forma como os recursos são utilizados, como o aquecimento e a eletricidade. Mudar para um sistema mais eficiente para trabalhos de encaixe ou agrupamento pode ajudar a reduzir o desperdício de substrato.

Adotar as melhores práticas
O outro elemento é a adoção das melhores práticas, como a mudança para materiais mais facilmente recicláveis, a utilização de software de poupança de tinta e o reforço da produção para evitar ter de fazer reimpressões por causa de erros. O acompanhamento desses dados facilita a demonstração de progressos reais aos clientes, muitos dos quais podem necessitar desses registos para traçar a sua própria pegada ambiental.

Além disso, as informações obtidas a partir destes indicadores de desempenho também podem ser utilizadas como parte do teu marketing global. Isto pode incluir pormenores como uma elevada taxa de trabalhos entregues a tempo ou uma grande percentagem de clientes que optam por voltar a fazer encomendas. Da mesma forma, envolver o pessoal na recolha destes indicadores de desempenho pode ajudar a aumentar o moral do pessoal e dar aos indivíduos ou mesmo a departamentos inteiros objectivos a atingir.

Em conclusão, muitos fornecedores de serviços de impressão podem beneficiar da adoção do conceito japonês de Kaizen, que significa identificar pequenos problemas e fazer melhorias contínuas. Acompanhar os principais indicadores de desempenho permitirá melhorias contínuas em toda a empresa, o que, por sua vez, deverá conduzir a lucros mais elevados.