Porque é que a automatização necessita de controlo de processos?

A indústria da impressão digital está a esforçar-se por se tornar mais automatizada. Sonja Angerer salienta a importância do controlo de processos e que, sem ele, a indústria de impressão terá dificuldades em progredir.

Nos últimos anos, o tema do “fluxo de trabalho” tornou-se cada vez mais importante na impressão. Isto deve-se ao facto de existirem atualmente muitas soluções de software adequadas. Por outro lado, o aumento dos custos, a escassez de trabalhadores qualificados e a crescente consciencialização ambiental significam que as gráficas querem produzir da forma mais eficiente possível.

No entanto, a palavra “fluxo de trabalho” abrange um vasto espetro. A Wikipedia define “fluxo de trabalho” como uma “sequência espacial e temporal de processos de trabalho relacionados funcional, física ou tecnicamente num local de trabalho”. Para a indústria da impressão digital, o fluxo de trabalho ao imprimir em folha, cartão ou papel tem significados muito diferentes no processo global. Isto vai desde o marketing às vendas, passando por tarefas administrativas como a gestão de projectos, o pós-cálculo e a faturação, o trabalho e a preparação de dados até à logística.

O que todos têm em comum é o facto de os fluxos de trabalho nas diferentes áreas serem muito complexos. Isto faz com que seja uma “caixa negra” para os empregados de outros departamentos e mesmo para a gestão, por exemplo, um processo que é bastante inescrutável do exterior. Por vezes, é difícil automatizar as subáreas e interligá-las de forma a criar um processo de fabrico integrado.

A automatização como um processo

A transferência de processos de trabalho para máquinas ou software, que podem ser executados de forma autónoma, gera muitas vezes incerteza entre os trabalhadores das empresas. Os trabalhadores receiam frequentemente que os fluxos de trabalho e a automatização possam substituir os seus empregos.

Para que a automatização funcione, devem ser cumpridas várias condições prévias. Estes são:

• Uma definição clara dos objectivos e requisitos da automatização e da forma como o sucesso será medido.
• Analisa cuidadosamente os processos existentes e a sua adequação à automatização. Para tal, a empresa deve começar por documentar os processos actuais.
• Identifica as tecnologias e os métodos adequados para a automatização. Podem ser robots, sensores, inteligência artificial e plataformas digitais. Por vezes, pode tratar-se apenas de alterações inteligentes no fluxo de trabalho.
• Implementação da automatização, tendo em conta os aspectos técnicos, organizacionais e legais.
• Envolver, formar e motivar os empregados que são afectados pela automatização ou que se espera que a apoiem.

Um processo de automatização não deve ser visto como um esforço único, deve ser continuamente monitorizado e melhorado. O controlo do processo é utilizado para rever regularmente a qualidade dos processos automatizados, obter feedback, resolver problemas e identificar e implementar oportunidades de melhoria.

Controlo de processos: Automação com uma visão geral

O controlo de processos é a capacidade de recolher, organizar e visualizar dados sobre cada passo do fluxo de trabalho. Como resultado, os problemas podem ser evitados, o que, em última análise, leva a um aumento do desempenho.

Para automatizar um fluxo de trabalho, primeiro tens de o compreender. Para isso, são necessários dados que mostrem como cada etapa do processo funciona, quanto tempo e recursos consome e quais os resultados que produz. No entanto, estes dados também devem estar preparados para revelar tendências, padrões e desvios.

A Inteligência Artificial (IA) é cada vez mais implementada em software para controlo de processos. Isto porque a IA permite identificar tendências e prever dificuldades que não podem ser facilmente detectadas por um ser humano. O controlo de processos permite que os funcionários, a todos os níveis, utilizem os dados relevantes para tomar decisões, agir e garantir a qualidade.

O controlo de processos não está reservado apenas à gestão. Afinal, se através da IA se tornar evidente que o substrato de impressão vai acabar, ou se os funcionários de um departamento não conseguirem processar o pico de encomendas a tempo, é muito provável que ainda haja tempo para reagir. Isto poupa esforço e dinheiro. No entanto, acima de tudo, o controlo eficiente dos processos pode ajudar a evitar a frustração dos trabalhadores de uma gráfica através de um planeamento orientado para o futuro.

Retomar o controlo

Muitas vezes, é difícil para as gráficas implementarem processos de automatização extensivos por si próprias. É por isso que faz sentido trazer parceiros com experiência na indústria a bordo, como consultores. Afinal de contas, as mudanças têm de ser iniciadas e, mais importante ainda, continuadas. Muitas vezes, é muito mais fácil falar do que fazer. A maioria das pessoas é avessa à mudança, e mesmo aquelas que estão dispostas a aceitá-la podem precisar de ajuda para se adaptarem.

A combinação de automação e controlo de processos parece demasiado rígida e inflexível para algumas pessoas. É por isso que é importante que todos os envolvidos se sintam ouvidos e compreendidos. É importante que todos possam ter uma palavra a dizer.

Com uma participação adequada, todos os funcionários sentem que têm mais controlo sobre o seu local de trabalho e o equilíbrio entre a vida profissional e pessoal. Isto torna a automação um sucesso do qual todos gostam de fazer parte.

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