Paul Sherfield dá-nos conselhos práticos sobre a melhor forma de gerir os teus ciclos de prova e aprovação
“Não era assim no meu ecrã!”
“Não sabia que tinha de verificar tudo de novo”
“O meu patrão não percebe estas coisas”
“Usaste o ficheiro errado!”
“O que é que estou a verificar?”
Se algum ou todos estes comentários dos clientes te são familiares, continua a ler.
Tens um processo documentado de aprovação de provas?
Estes tempos estranhos dar-nos-ão tempo para refletir sobre todos os nossos métodos, sistemas e práticas de trabalho. Têm sido adequados à tua gama de produtos e às necessidades dos teus clientes? Continuarão a ser as “melhores práticas” quando esta crise atual terminar e todos voltarmos ao normal, que talvez seja difícil de reconhecer?
Uma área que as equipas de produção e de vendas devem ter em consideração é a prova e o respetivo ciclo de aprovação. Também seria útil falar com os teus clientes e obter as suas opiniões sobre o teu sistema nesta área.
Para que fim se destina uma prova e que áreas devem ser verificadas pelo cliente? Se isto não for claramente comunicado pela tipografia, pode ser mal interpretado pelo cliente, que não sabe o que se espera dele. Os teus sistemas de provas e ciclos de aprovação são adequados ao teu mercado e aos teus produtos e são compreendidos pelos teus clientes?
O teu ciclo de provas e aprovação deve ser adequado ao teu mercado, clientes e produto. Muitas áreas do mercado de produtos e de impressão, como a impressão online na Web, utilizarão provas simples, muitas vezes apenas para o conteúdo. Outros mercados, como o das embalagens, etiquetas e impressão comercial de alta qualidade, podem necessitar de muitas iterações de prova e aprovação de cor e conteúdo.
Por isso, as tuas soluções e sistemas precisam de muita reflexão e consideração para garantir que correspondem às necessidades dos teus clientes e do mercado.
Esta área pode causar confusão, erros e até mesmo retrabalho e reimpressões, e os resultados financeiros podem ser contestados. Não é assim que se criam boas relações com os clientes!
Então, tens a certeza de que o teu processo de prova e aprovação não contribui para os problemas acima referidos?
Vejamos para que servem as provas, que neste caso abrangem tanto a prova suave, no ecrã, como a prova física; as provas a jato de tinta e as provas de impressão que utilizam a prensa de produção.
- Aprovação da cor. As provas, tanto físicas como visuais, nesta área são frequentemente designadas por “provas de contrato”, uma vez que são consideradas como uma matriz de cor à qual o produto impresso deve corresponder. Algumas áreas a considerar primeiro:
- As tuas provas de contrato a cores são verificadas para o fluxo de trabalho de cor correto? Existe um “autocolante” de validação da ISO 12647-7 impresso ou anexado a cada prova, fornecendo esta informação ao cliente?
- Dás instruções ao cliente sobre como visualizar esta prova utilizando as condições de iluminação corretas baseadas na D50 ou a sua alternativa, como a TL84 para a loja?
- Como é que garante que as provas em papel de contacto a cores são visualizadas pelo seu cliente em monitores de gama larga, com perfis e cores exactas, com as definições de gestão de cores corretas?
- Envias uma página de rosto com estas provas em papel com informações sobre como ver e aprovar estes ficheiros, muitas vezes em PDF?
- Os teus clientes têm o software correto para ver e comentar provas em PDF?
- O que foi dito acima será compreendido se estas provas forem vistas ou visualizadas por outras pessoas na organização do teu cliente?
- Aprovação de conteúdos, provas em papel e em papel:
- Os teus clientes compreendem que estas provas são apenas para conteúdo e não para aprovações de cores exactas?
- Será que isto será compreendido se estas provas forem vistas ou visualizadas por outras pessoas na organização do teu cliente?
- Os teus clientes têm o software correto para ver e comentar provas em PDF?
- Provas revistas
- São para a cor, para o conteúdo ou para ambos?
- Devem ser controladas apenas as áreas corrigidas ou todos os elementos? Tal dependerá da extensão da correção e de quem a efectuou, devendo os requisitos ser claros.
- A página de rosto anexa documenta este processo de aprovação e a fase em que se encontra?
O processo de aprovação
Vamos agora partir do princípio de que as áreas técnicas das provas, tanto as difíceis como as não difíceis, foram abordadas e corrigidas, e que:
- Todas as provas físicas a cores dos contratos têm uma etiqueta de validação que mostra a conformidade com a norma ISO 12647-7 e o fluxo de trabalho gerido por cores e os perfis utilizados, sendo dados conselhos sobre as condições de visualização.
- O sistema de aprovação de provas em vigor.
- As provas em papel são claramente identificadas quanto ao objetivo, à cor, incluindo as advertências relativas à cor do monitor, ou apenas quanto ao conteúdo.
- As provas revistas têm instruções sobre o que o cliente deve verificar.
Então, o que é que resta?
Gerir a tua posição e a do teu cliente no processo de aprovação:
- Trata-se da primeira, segunda, terceira, etc. ronda de provas? Como é que isto é registado e gerido, numa folha de prova, no saco de trabalho?
- Quem efectua as correcções, tu ou o teu cliente que fornece novos ficheiros corrigidos?
- Em caso afirmativo, que tipo de reprovação exigem, o processo de aprovação recomeça?
- As versões mais antigas dos ficheiros dos clientes têm de ser geridas para garantir que não há confusão, pelo que é necessário um controlo de versões.
- A aprovação final do cliente deve ser clara e documentada
- Se a aprovação final estiver sujeita à realização de correcções adicionais, deves considerar a apresentação de uma nova prova, apesar das instruções do cliente
- Como são calculados e registados os custos das correcções dos autores?
- Os clientes são informados destes custos antes de serem acionados?
- Os clientes são convidados a aprovar os custos de correção por escrito?
Lembra-te do velho ditado: “Há sempre tempo para uma reimpressão!”.
Algumas acções a considerar:
Cola o autocolante D50 nas provas de cor do contrato físico para indicar condições de visualização incorrectas, podendo ser reutilizado. Os autocolantes, quando vistos sob iluminação incorrecta, mostram tiras de cor como se vê na imagem abaixo. Quando vistos sob as luzes D50 corretas, as tiras devem ser pouco visíveis.
https://www.ugra.ch/en/product/ugra-light-indicator-strip-d50/
Utiliza autocolantes de aprovação/documentos interactivos em PDF/word para aprovação/comentários/correcções e outras acções/reprovas, etc.
Este formulário interativo pode ser descarregado para que o possas personalizar e alterar de acordo com as tuas necessidades. Pode ser incluído como uma página de rosto para provas em PDF ou como um formulário em papel para provas físicas. No entanto, um sistema de aprovação de provas online seria muito mais transparente e rastreável, mesmo para provas físicas.
Muitos visualizadores de PDF gratuitos não apresentam corretamente um PDF de artes gráficas complexo em termos de cor ou conteúdo! O Acrobat Professional é o “padrão de ouro”. Por isso, aconselha sempre os clientes sobre os problemas de visualização com outro software de PDF.