Marshall Atkinson partilha vários princípios de fabrico lean para ajudar a racionalizar as operações, reduzir o desperdício, aumentar a produtividade e reduzir os custos da sua empresa.

Aqui tens uma pergunta: Queres simplificar as operações, reduzir o desperdício, aumentar a produtividade e diminuir os custos?

Claro que sabes.

Bem-vindo aos incríveis princípios do lean manufacturing. Originalmente desenvolvidos para otimizar as linhas de produção de automóveis em massa, os princípios do lean manufacturing são igualmente aplicáveis e transformadores na indústria de decoração de vestuário.

Por isso, quer o teu dia envolva serigrafia, impressão digital, sublimação, bordados ou aplicação de transferências de calor… ou talvez tudo isto – as ideias de fabrico lean podem ajudar a transformar o teu negócio e a melhorar a eficiência e a produtividade.

O que é o Lean Manufacturing?

O fabrico enxuto é uma metodologia concebida para promover a eficiência do fluxo e minimizar o desperdício em qualquer sistema de produção. Embora os decoradores de vestuário normalmente não se considerem “fabricantes”, é exatamente isso que tu és.

O fabrico envolve pegar em algo, alterá-lo e produzir algo no final do processo. Pode ser um widget, uma porta de automóvel, uma peça de mobiliário de escritório… ou uma peça de vestuário decorada.

Os conceitos fundamentais da produção optimizada podem ser aplicados ao negócio da decoração de vestuário. O principal objetivo é aumentar a produtividade através da identificação e eliminação de actividades sem valor acrescentado, o que pode poupar tempo e dinheiro.

Explica de forma simples os principais conceitos Lean:
  • Kaizen (Melhoria Contínua) é a filosofia de estar sempre à procura de melhorias. Em Lean, um “Evento Kaizen” consiste em reunir a tua equipa para rever o trabalho, os processos e as acções e sugerir uma série de pequenas melhorias na forma como organizas o teu trabalho ou geres as encomendas.
  • O 5S (Sort, Set in Order, Shine, Standardize, Sustain) é um sistema de organização que ajuda a manter o teu local de trabalho ordenado e os teus processos suaves. Não podes fazer um bom trabalho se a tua oficina estiver desarrumada. A implementação do 5S pode ajudar a reduzir o tempo gasto na procura de ferramentas ou materiais, o que acelera todo o processo de produção.
  • Kanban (Sinalização Visual) – esta é a ideia para ajudar a gerir os teus processos, utilizando sinais visuais (como cartões ou caixas) para indicar quando é altura de encomendar de novo, reabastecer ou tomar medidas. Isto ajuda a impulsionar a produção e acelera o processo, tornando mais fácil saber o que fazer a seguir.
  • Poka-Yoke – trata-se de evitar erros. Estás a controlar os teus erros? Isto acontece em todas as facetas do teu negócio. Quando começas a olhar para eles e a desenvolver formas de evitar erros, aumentas drasticamente a eficiência.
  • Andon – é um auxílio visual que assinala a necessidade de uma ação. Por exemplo, na tua loja, um trabalhador pode acender uma luz intermitente para indicar que algo tem de ser aprovado ou que precisa de ajuda.
  • Jidoka – este princípio permite que os funcionários interrompam o processo de produção se detectarem um problema. Esta abordagem proactiva ao controlo de qualidade garante que qualquer problema é resolvido imediatamente.
  • Just-In-Time – este é o método de fabrico “pull” em vez de “push”. Com este método, apenas os itens necessários são trabalhados em vez de fazeres extras que não servem para nada.
  • Vai a Genba. Isto significa que, para compreenderes algo, tens de o ver com os teus próprios olhos. Vai ao local onde o trabalho está a ser realizado. Muitas vezes, a liderança toma decisões a partir do escritório da frente, e não onde a ação está a ser executada.
  • Muda significa desperdício. O objetivo do lean é eliminar o desperdício e esta metodologia centra-se em sete tipos de desperdício: transporte, inventário, movimento, espera, excesso de processamento, excesso de produção e defeitos.

Por onde começar com Lean

Que bom para ti se quiseres começar a usar estas ideias na tua loja! No entanto, sabe que este é um processo contínuo e que não vais conseguir fazer tudo ao mesmo tempo. É fácil ficares demasiado entusiasmado e quereres fazer demasiados projectos.

Identifica os resíduos

O primeiro passo é identificar os desperdícios. Isto aplica-se a todas as facetas da tua empresa, não apenas à produção. A tua missão aqui é perceber onde ocorrem os estrangulamentos ou os recursos são desperdiçados. Tens membros do pessoal à espera de alguma coisa? Vê se consegues identificar a causa principal de qualquer atraso. A propósito, em muitos casos, pode ser a falta de informação.
Discutir este conceito com o teu pessoal é uma forma simples de identificar o desperdício. Pergunta-lhes: “O que está avariado?” ou “O que podemos melhorar para facilitar o teu trabalho?” Confia em mim, eles sabem e têm opiniões.

Simplifica

O passo seguinte é iniciar o processo 5S, que te ajudará a organizar sistematicamente o teu espaço de trabalho. Começa por separar as ferramentas e os materiais, guardando apenas o que é necessário. Sim, isso significa organizar o teu negócio. Depois, coloca tudo em ordem, limpa o teu espaço e cria padrões para manter a nova forma organizada de trabalhar.
Na verdade, esta pode ser a parte mais difícil do lean. Esta é uma indústria desorganizada por natureza, e manter o espaço de trabalho limpo e arrumado pode ser difícil. Mais do que qualquer outra coisa, este é um desafio de liderança.

Melhora continuamente

Esta ideia diz respeito à cultura da tua empresa. Pretende promover um ambiente em que todos os funcionários se sintam responsáveis por sugerir melhorias e implementar ideias.
Isto pode ser tão simples como adicionar extensões às pernas da mesa para que a altura da mesa seja mais confortável e ergonómica para um funcionário utilizar diariamente.

As melhorias não têm de ser grandes projectos. Começa com ideias simples que ajudem os funcionários a trabalhar melhor. Pequenas melhorias, implementadas continuamente, resultam em grandes ganhos no final do ano.

Mapeamento de processos

Uma ferramenta que fará uma grande diferença em seu projeto lean será o mapeamento de seu fluxo de trabalho. Passa algum tempo a documentar cada passo do processo para cada função na tua oficina. Do início ao fim, como é que o trabalho acontece?

  • Quem está a fazer o trabalho?
  • Onde é que eles estão a fazer o trabalho?
  • Quanto tempo deve demorar cada etapa do trabalho?
  • Para que o trabalho se realize, que factores de produção ou outros departamentos influenciam o trabalho? Isso pode causar atrasos?
  • Como é que o trabalho é programado?
  • Os trabalhadores sabem o que fazer sem que lhes seja dito?

A forma mais simples de visualizar isto é fazer um documento visual passo a passo. Escreve uma palavra ou frase curta que descreva a ação para cada passo. Utiliza setas para indicar a direção do processo e as acções dependentes de outros departamentos. Por exemplo, as compras não podem encomendar inventário para um trabalho até que a informação esteja no sistema.

Implementação

A parte fácil do lean pode ser decidir o que fazer.A parte difícil é realmente fazer as melhorias e mudanças.

Afinal de contas, quantos projectos iniciaste na tua empresa e não concluíste?Aposto que são muitos.

Algumas dicas para uma implementação bem sucedida:

  • Começa com pouco. Tenta obter muitas vitórias fáceis. Arrumar e ordenar uma pequena área da loja será mais fácil do que toda a instalação.
  • Envolve o teu pessoal.As melhores práticas têm o lean como um movimento de baixo para cima em vez de um movimento de cima para baixo.A tua equipa sabe o que os impede de trabalhar melhor.Do que é que eles precisam?Ajuda-os.
  • Mede.Há um ditado que diz: “O que é medido é melhorado”.Com o lean, tenta quantificar o teu processo.Quantos são?Quanto tempo leva?Estabelece um ponto de referência e trabalha para melhorar os teus números.Tudo deve ter um número.
  • Cria normas.Qual é a norma estabelecida para a forma como algo deve ser tratado?Estabelece a “maneira da empresa” de fazer algo e não a “maneira da Susan” (ou seja qual for o nome dela) de fazer algo.O mapeamento de processos e a avaliação comparativa são fundamentais para isso.
  • Permite-te falhar.Nem tudo vai funcionar 100% das vezes.Não faz mal.Falhar é aprender.Se não estiveres a cometer erros, não estás a tentar.Por vezes, são necessárias algumas tentativas para perceberes como fazer algo melhor.A perfeição é uma ilusão.Continua a esforçar-te para obteres melhores resultados.
  • Não deixes que os termos do vocabulário japonês te confundam.O que importa são os conceitos.

Próximos passos

Adotar o lean não se trata de mudanças pontuais. Trata-se de criar uma mudança de mentalidade de melhorias contínuas. Lembra-te, isto nunca acaba.

Continua a analisar cada processo em busca de desperdício e incentiva a tua equipa a tomar medidas proactivas para melhorar o seu trabalho. Celebra os sucessos e até os fracassos!

Se puderes, torna o esforço divertido.

Começa pequeno. Escolhe uma prática lean, tal como o 5S, e começa a implementá-la no teu negócio. Acompanha o teu progresso e expande o programa gradualmente.

Cada pequeno passo que dás é um passo em direção a um negócio mais eficiente e rentável.
Porque não começar hoje?