Graeme Richardson-Locke fala sobre as vantagens da automatização do fluxo de trabalho.
Apesar de tudo o que está a acontecer atualmente no mundo com a perturbação causada pela COVID-19, e de tu, como proprietário ou gestor de uma empresa, estares a processar as tarefas de sobrevivência do dia, poderás encontrar algum tempo para considerar as vantagens da automatização do fluxo de trabalho à medida que sais da crise.
Na qualidade de Gestor de Apoio Técnico da FESPA, o meu objetivo é oferecer uma visão sobre a forma como os nossos membros impressores podem utilizar todas as ferramentas disponíveis para acelerar o processamento de encomendas e reduzir o risco de trabalhos de impressão que não satisfaçam as expectativas de qualidade dos clientes à primeira e sempre. Isto pode ser assustador quando se aborda a vasta gama de técnicas de impressão e ambientes de produção.
No entanto, é evidente que a utilização crescente da automação de máquinas na impressão digital através de sistemas como a robótica no manuseamento de materiais e a evolução dos sistemas MIS estão a trazer eficiências essenciais. Para muitos, a próxima mudança de fase consiste em ligar o software e estabelecer fluxos de trabalho optimizados.
A identificação das áreas a focar requer uma produção de impressão claramente ajustada e previsível. Esta abordagem impõe algumas restrições à oferta de produtos quando comparada com os modelos de negócio mais tradicionais de impressão por medida. Sei, pela minha própria experiência como comprador, que a simplificação do processo de aquisição é tão rápida e clara com os bons fornecedores de impressão web 2 que só os trabalhos muito criativos ou especializados seguem um caminho de encomenda tradicional mais lento.
Para obter mais informações, contactei Malcolm McKenzie da Colour Engine, uma empresa de consultoria técnica sediada no Reino Unido que oferece serviços de integração de automação para impressoras, desde a gestão da cor ao desenvolvimento de software e scripts.
Um dos muitos produtos de software que suportam é o Enfocus Switch, que te permite criar os teus próprios fluxos de trabalho de produção automatizados e personalizados. Ao juntar diferentes aplicações de software através de scripts personalizados, torna-se possível, por exemplo, mover ficheiros da aplicação Adobe CC utilizando a sua interface JavaScript para outra aplicação, como o Microsoft Outlook, através da utilização de Applescript para Mac OS-X e VBscript para Microsoft Windows.
Um exemplo é a oportunidade de receber ficheiros de clientes numa hot folder ligada ao PitstopPro, onde é efectuada uma verificação prévia para garantir que o trabalho artístico satisfaz as necessidades do processo. Isto pode, por sua vez, desencadear um e-mail automático para o cliente, informando-o de que o ficheiro está a passar pela primeira verificação e que receberá uma prova em breve. Se o ficheiro for aprovado nesse exame prévio, o passo seguinte é abri-lo e incorporar o trabalho artístico com um perfil de gestão de cores adequado numa prova em PDF para aprovação. Se, obviamente, o ficheiro não cumprir os requisitos, envia uma mensagem de correio eletrónico a explicar o que o cliente tem de fazer para voltar a enviar o ficheiro.
Legenda: Um exemplo de um projeto de fluxo de trabalho automatizado no Switch.
Esta abordagem à automatização representa uma alternativa ágil à aquisição de um ecossistema alojado, onde a oportunidade de personalização pode ser mais restritiva. Por vezes, é difícil conseguir o fluxo de trabalho ideal, a não ser que o construas especificamente em função do teu conjunto de produtos impressos. A escolha depende do grau de envolvimento que pretende ter e do nível de flexibilidade de que necessita.
Malcolm McKenzie é um perito certificado pela Enfocus e membro do comité ISO TC-130 (Tecnologias Gráficas e de Impressão) e tem muita experiência nos requisitos técnicos da automatização do fluxo de trabalho.
Quando começámos o meu dia de formação, ele deu o seu primeiro conselho sábio: “Começa por automatizar um processo simples e desenvolve-o a partir daí”. Pode acontecer que a organização de uma entrega envolva fechar a encomenda, criar e imprimir notas de entrega e etiquetas de encomendas e enviar a fatura ou receber o pagamento.
Legenda: Este diagrama ilustra que o EnFocus Switch pode ser utilizado para desenvolver fluxos de trabalho automatizados em muitos cenários.
Normalmente, os sistemas MIS tratam de uma boa parte destas tarefas, mas podem não se integrar diretamente no sistema de reservas da transportadora escolhida. A listagem das tarefas e da sequência do processo permite-te compreender como ligar tudo. Poderá necessitar de API’s, código SQL, metadados XML para obter a informação certa para o seu destino, e é aqui que entra o Enfocus Switch e um pouco de experiência, que inclui uma vasta gama de “widgets” ou API’s que podem ser interligados e um planeamento visual do fluxo de trabalho que liga as “acções” para libertar a impressora de tarefas repetitivas e aborrecidas.
Afinal, o objetivo é reduzir ao máximo os pontos de contacto humano para aumentar a velocidade e reduzir os custos, abrindo capacidade para processar muito mais encomendas.
Se tu, com os conhecimentos de alguém como o Malcolm, conseguires planear tudo, desde orçamentos automáticos, confirmação de encomendas, provas rápidas e flexíveis, pagamentos e reservas, chegas rapidamente a uma fase em que os pontos de contacto humano são muito reduzidos e o pessoal fica livre para trabalhar de forma mais produtiva.
Quer tenhas uma operação Web2print ou Storefront, a tecnologia de impressão do software Enfocus Switch tem sido utilizada para melhorar significativamente a eficiência dos processos, ao ponto de poder lidar com um aumento exponencial do que se está a tornar um mercado competitivo em termos de custos de pequenas tiragens e de execução rápida.
Falando com o público, as empresas, as gráficas e os especialistas, há um limite máximo para o número de funcionários que se pode “atirar” para um problema. Com operações manuais inconsistentes, demasiados cozinheiros podem não só estragar o caldo como também impedir o crescimento e a expansão do negócio.
Atualmente, é absolutamente imperativo que as gráficas identifiquem melhores formas de trabalhar. O imediatismo está agora sempre presente, onde tanto os utilizadores finais diretos como as lojas de impressão necessitam de enviar rapidamente as provas aos clientes. Ao receberem e controlarem rapidamente os ficheiros recebidos, as empresas inteligentes estão também a ver, corrigir e resolver problemas, acelerando a tomada de decisões internas e fornecendo um melhor serviço aos clientes.
O Bluetree Group, que comercializa sob as marcas Route 1 Print e Instantprint, não poderia ter alcançado tal progresso sem um nível tão elevado de automatização de software. O seu mantra de trabalho em equipa 23:17 é presciente, defendendo o seu último recorde de tempo mínimo para processar um trabalho do início ao fim (23 minutos e 17 segundos). O serviço é tudo, com 25.000 encomendas por semana.
Ao normalizar os produtos, está em voga a comoditização para trabalhos simples (folhetos, banners, brochuras) ou cada vez mais complexos, mas isto pode exigir elevados níveis de especialização para ser implementado, sendo ainda necessárias competências manuais em áreas especializadas como o bloqueio de folhas, a impressão em materiais especializados, etc.
Resumo
O Enfocus Switch é uma plataforma intrigante e impressionante de fluxos, comportamentos de acionamento, interligações, fluxos, pontos de revisão, Pitstop, scripts… com base em “algo” que simplesmente aterra numa pasta ou noutros métodos de alta tecnologia.
Trabalhar com o Malcolm McKenzie na Colour Engine foi um exercício de formação útil e claro. Podia ter passado mais tempo com ele, mas pelo menos tive uma apreciação decente num dia.
Embora o Enfocus Switch não seja o único jogo de automação na cidade, com outros fornecedores como a OneVision, a Esko, a Print Factory, a HP, a Efi e a Heidelberg a competirem com os seus sistemas e abordagens, o que é tão claro como o dia é que a automação de software é necessária para se manter à frente.