Neste Coffee Break da FESPA, reunimos duas pessoas com vastos conhecimentos e experiência em fluxos de trabalho PDF para aprofundar os seus conhecimentos sobre pré-impressão e a melhor forma de a executar para maximizar a produtividade.

 

O anfitrião: Graeme Richardson-Locke: Diretor de apoio técnico, FESPA. Com 35 anos de experiência na indústria, Graeme começou como aprendiz e progrediu através de vários cargos de direção antes de se juntar à FESPA na sua função atual. É também membro da Academy of Screen and Digital Printing Technologies.

Os especialistas:

Malcolm McKenzie: Diretor técnico da Colour Engine, Malcolm entrou para a empresa há 15 anos. Tem experiência com o PitStop Pro, Enfocus e Switch. Especializa-se em ajudar impressores e criativos a aumentar a sua produtividade, aplicando conhecimentos de software aos seus problemas.

Andrew Bailes-Collins: Gestor de produtos sénior da Enfocus, Andrew tem uma vasta experiência na indústria de software informático e é especializado em gestão de impressão, impressão digital, PDF, fluxo de trabalho de pré-impressão e aplicações móveis.

Graeme Richardson-Locke: Quando consideramos a digitalização das empresas que utilizam técnicas de impressão especializadas, o que começou com o design e a edição eletrónica progrediu para as prensas digitais e para o acabamento. A par destas perturbações na produção convencional, surgiram os avanços na web-to-print e a sua capacidade de gerar encomendas que são claramente direcionadas para produtos específicos. Com a facilidade das encomendas em linha, os clientes podem agora fazer o trabalho numa fração do tempo que costumavam demorar. Chegou o momento de analisar a forma como a automatização de tarefas repetitivas e a criação de fluxos de trabalho irão impressionar os clientes, aumentar o rendimento e reduzir o desperdício.

A automatização do software é relevante tanto para as pequenas gráficas como para as operações de maior dimensão?

Malcolm: Se olharmos primeiro para os clientes mais pequenos – todos têm problemas semelhantes, que é conseguir o pessoal e as competências e ser capaz de reagir aos clientes em tempo útil. No mundo da impressão, toda a gente sabe que, normalmente, o trabalho chega às quatro da tarde de sexta-feira.

Para conseguir aumentar a escala com rapidez suficiente quando as tiragens são cada vez mais curtas e as expectativas dos clientes são cada vez maiores, a automatização é o caminho a seguir – para libertar os trabalhadores para fazerem mais do que apenas abrir um PDF e analisá-lo e, depois, talvez fazer uma pequena alteração. Estes são os tipos de coisas que podem abrir as gráficas a uma série de experiências melhoradas para elas próprias e para os seus clientes.

Um dos grandes problemas que todos têm, independentemente da escala, é a forma como os ficheiros chegam e como respondes a eles em tempo útil. Não estamos a falar de nada terrivelmente complexo, mas a maioria das gráficas de grande formato está a receber e-mails com ficheiros anexados ou através da WeTransfer, o que significa que alguém tem de abrir o e-mail, pegar no ficheiro, transferi-lo, mudar-lhe o nome e colocá-lo numa pasta. Se uma empresa tiver uma tiragem de 20.000 exemplares, mas estes estiverem misturados em 10 lotes diferentes, é um enorme problema logístico – deslocar os ficheiros, colocá-los nas pastas certas, organizar as comunicações – tudo isto consome muito tempo e não tem fins lucrativos.
Mais uma vez, não estamos a falar de pré-impressão ou de fazer algo como tal com o PDF. Trata-se apenas de obter o ficheiro e o produto que é necessário imprimir rapidamente e responder ao cliente.

É aí que podes automatizar uma grande parte dos aspectos repetitivos do fluxo de trabalho e, para começar, é simples. É na entrega dos ficheiros à imprensa que reside o problema.

Andrew: Quando falas de fluxo de trabalho, pensas naquilo que todos conhecemos dos fluxos de trabalho tradicionais de pré-impressão: colocas um PDF numa extremidade e depois fazes a entrega a uma prensa ou a uma gravadora de chapas ou de filmes no final.

Com a automatização, estamos a falar de tarefas e coisas que acontecem na tua empresa. Não necessariamente apenas a pré-impressão e as coisas que são feitas manualmente neste momento – estas são propensas a erros e têm de ter uma pessoa para as fazer. Estamos a falar de automatizar esses processos, para que uma pessoa não tenha de os fazer. Pode ser aquilo de que acabei de falar no cenário da pré-impressão, mas também pode ser muito mais.

As empresas de maior dimensão tendem a ter mais “brinquedos”. Têm um sistema MIS, um sistema web-to-print, vários motores de impressão e diferentes RIPS. A tarefa da automatização não é apenas o processamento e a gestão de ficheiros, mas também a conetividade. É a cola que pode ajudar estes dispositivos a comunicar entre si e a automatizar a empresa como um todo. Obtém as informações de um MIS, processa o PDF com base nessas informações e, em seguida, devolve o resultado ao MIS, que pode ser utilizado para calcular os custos, por exemplo. É o mesmo conceito, mas numa escala mais alargada.

Que ferramentas estão disponíveis? E será que vale a pena começar com a verificação automática de ficheiros antes de avançar para outros aspectos da automatização.

Malcolm: A maioria das pessoas já tem experiência de verificação de ficheiros porque tem acesso a uma licença PitStop. O que o Andrew e eu fazemos é trazê-la para a linha da frente.
Para além do preflighting, podes fazer outras coisas. É aí que as pequenas e grandes empresas podem, através da automatização, encontrar novos caminhos e novas oportunidades de trabalho que não poderiam fazer de outra forma. Preflighting, correcções – estas são coisas que ainda assustam um pouco as pessoas e é por isso que tentamos desmistificar e tentar ajudá-las e moldá-las de forma a que funcionem para elas.

Andrew: As empresas devem concentrar-se no local onde vão obter mais valor e depois partir daí, porque assim que ultrapassares o primeiro obstáculo, ganhas confiança, começas a ver que funciona, começas a ver o valor.

Como disse o Malcolm, a verificação dos ficheiros é um grande problema. Nos últimos 15 anos, tenho ouvido falar de um problema em que um cliente submete um ficheiro e não lhe dão resposta durante seis, oito horas, ou mesmo no dia seguinte. Isso é um mau serviço ao cliente.

Se puderes voltar atrás em alguns minutos, isso é ótimo. Assim, tens tempo para tomar decisões e conversar com o cliente sobre horários e custos. O problema não é o tempo que a tarefa demora a ser executada, o problema é alguém arranjar tempo para abrir manualmente o ficheiro e verificá-lo. Se tens um software que pode fazer isso, então ganhaste.

A segunda parte dessa equação é, em vez de ter alguns operadores a abrir todos os ficheiros, a verificá-los e a fazer correcções, utilizar um produto baseado num servidor que verificaria os ficheiros automaticamente por ti, sendo que, normalmente, 80% seriam aprovados. Isto significa que a tua equipa de pré-impressão não tem de se envolver com 80% dos teus ficheiros.

Que competências são necessárias para dar andamento a um projeto? As gráficas precisam de ter competências de codificação e, em caso afirmativo, que parte dessas competências lhes é acessível enquanto tecnólogos de impressão e em que medida precisam de um novo conjunto de competências?

Malcolm: A Enfocus e o Switch foram concebidos para serem orgânicos e crescem à medida que aprendes. Aprender é importante e se eu fosse sugerir às pessoas como aprender sobre software, aconselharia que fossem aos fóruns da Enfocus, porque é aí que os utilizadores falam sobre o assunto. Podes ver todas as soluções e coisas inovadoras que as pessoas estão a fazer com a automatização.

O que precisas em qualquer organização é de alguém que ame o produto e consiga ver o futuro. Se estiveres ao nível de diretor ou de proprietário, tens de dar tempo ao teu pessoal. Não podes simplesmente dizer: “Porque é pré-impressão, vamos entregá-lo à pré-impressão.” Depois, essa pobre pessoa que nunca teve de lidar com logística sente-se provavelmente um pouco fora de si.

Para possuir o software, é necessária uma combinação de pré-impressão, o campeão e, com sorte, alguém com alguns conhecimentos de TI. Para começar, não precisas de ter conhecimentos de programação.

Andrew: Precisas de um campeão e tens de lhes dar tempo. Não podes esperar que façam o trabalho de produção e depois façam um pouco de automatização quando tiverem uma lacuna.

Nem sequer precisas de ter experiência, só precisas de saber o que queres. Conheço pessoas que compram o software e fica tudo a correr bem. Depois, há outras pessoas que investem algum tempo, não só no software, mas também na consultoria. Depois, têm alguém que lhes dá a mão nas fases iniciais e, passado algum tempo, podem pegar no software e trabalhar com ele. A parte principal é ter uma pessoa responsável e certificar-se de que ela está interessada.

O que é o PitStop Pro?

Andrew: O PitStop Pro é um plugin para o Adobe Acrobat. Tem duas tarefas – uma é verificar um PDF de acordo com um conjunto de critérios predefinidos e também corrigi-los. A segunda parte é editá-los manualmente.
Começou por ser utilizado em publicações, jornais, revistas e trabalhos comerciais, mas evoluiu para ser utilizado em grandes formatos, embalagens e etiquetas. Permite-te criar automaticamente caminhos de corte, adicionar sangria e todo o tipo de coisas, como a exportação de conversões de cor.

O PitStop Pro é essencialmente uma ferramenta que te permite corrigir o trabalho antes de o colocares em produção. Existe também o PitStop Server, que é a versão automatizada e não necessita de nenhum operador para a controlar.

O Enfocus Switch liga software e dados. Que ganhos de eficiência podem ser obtidos?

Andrew: O Enfocus Switch junta aplicações e sistemas, pelo que pode trabalhar com muitas aplicações de terceiros e automatizá-las. Se quiseres abrir um ficheiro e transformá-lo num PDF, normalmente é um operador que o faz, mas o Enfocus Switch pode fazer isso por ti. O teu operador não tem de abrir um ficheiro, carregar os tipos de letra e as ligações, o software pode fazê-lo por ti, bem como a conetividade e a extração de informações das bases de dados.

Os ganhos podem ser enormes, mas depende do que pretendes fazer. Por exemplo, se olhares para o que estás a fazer manualmente, como a tua produção, precisas de compreender realmente o que está a acontecer lá dentro para tirares o melhor partido disso.

Com o Switch, podes tê-lo como parte de uma estrutura de comércio eletrónico totalmente integrada. Podes utilizá-lo de ponta a ponta ou apenas num processo interno. Não se trata apenas de permitir o comércio eletrónico, mas sim de fazer as coisas mais rapidamente.

Malcolm: As gráficas que ainda não olharam para o Switch talvez estejam a pensar nestes fluxos de trabalho em grande escala que chegam, especialmente dos fabricantes, que tendem a impor-se às pessoas. Dizem: “Certo, tens de ter o nosso front-end e o nosso portal Web. Tens de ter a nossa forma de trabalhar e depois tens de ter o nosso software de imposição”. Isso já não funciona para muita gente, especialmente no grande formato. Se tiveres vários equipamentos e máquinas diferentes, terás resultados diferentes.

Estes sistemas tornam-se então muito antigos e não são particularmente ágeis. Com o Switch, ele começa muito enxuto e tu vais acrescentando coisas à medida que fores precisando. Se quiseres que ele fale com a tua base de dados, podes comprar um módulo de base de dados.

Será que a Tilia Labs também é outra?

Malcolm: É uma grande novidade que está a surgir. Podes ligar todos os elementos sem problemas.

Até certo ponto, é como um plug-and-play. Quando dizemos “à prova de futuro” não estamos a dizer-te como impor os teus ficheiros. Nós entregamos-te um pacote que pode fazer isso. Mais uma vez, a aprendizagem do fluxo real é mais fácil porque, na maior parte das vezes, estamos apenas a incorporar conhecimentos de outras aplicações. Isso estende-se a coisas como o Illustrator e o Photoshop. Podemos repetir e automatizar tudo o que podes fazer como acções.

Pegamos em conjuntos de competências que as pessoas já adquiriram e construímo-las ou moldamo-las no sistema. É por isso que as pessoas o adoram, porque é ágil. Muitas pessoas têm fluxos de trabalho muito dispendiosos e depois também têm o Switch, porque este consegue fazer as coisas que os seus fluxos de trabalho dispendiosos não conseguem fazer.

Em termos de PitStop Pro, Server e Switch, podes dar-nos uma ideia do investimento necessário? Quais são os custos envolvidos?

Andrew: O PitStop Server está a passar por uma mudança neste momento e a ganhar mais automação porque o estamos a mudar para se tornar baseado em Switch. Tem sido o mesmo há cerca de 20 anos, onde é apenas a pasta quente básica de entrada e saída e percebemos que isso não é mais o que as pessoas querem.

Neste momento, custa 3.300 libras, mas esse preço vai aumentar no dia 1 de janeiro (2021). Vai ter muitas funcionalidades extra.

Depois, a partir daí, o teu caminho de atualização passa para um Switch completo, onde podes começar a adicionar os módulos acima mencionados. Começa com o PitStop Server e pensa que poderia ligá-lo a uma base de dados, ou trabalhar com XML, ou trabalhar com JDF. Podes então adicionar um módulo para aumentar a funcionalidade do mesmo.

Ao expandires essas APIs que se ligam à Switch, terás alguns custos de licenciamento associados a algumas delas? Algumas são gratuitas?

André: Depende. Temos uma loja de aplicações para o Switch, que também está disponível para o PitStop Server. Isto é único, certamente na indústria gráfica, na medida em que aproveita a base de utilizadores e os nossos integradores globais. Eles podem criar essas pequenas aplicações que podem ser puxadas para o Switch PitStop Server para executar tarefas como renomeação e outras coisas que o Switch não faz. Podem ser gratuitas ou cobradas; isso depende inteiramente da pessoa que as cria, mas há mais de 100 delas agora.

Estas são coisas reais que as pessoas construíram para os seus fluxos de trabalho ou para os seus clientes. São coisas do mundo real que têm utilizações práticas e que apenas alargam a funcionalidade. O Malcolm estava a falar da integração com a HP. Este é um exemplo semelhante. Cria uma aplicação e liga o Switch ao seu produto, ao seu serviço, à sua loja ou ao seu sítio Web.

Vê a gravação completa deste webinar da FESPA Coffee Break aqui.