Nessan Cleary analisa a forma como o software do Sistema de Informação de Gestão se tornou um componente essencial na gestão de uma loja de impressão moderna, mas a implementação determinará o seu sucesso.
Um Sistema de Informação de Gestão, ou MIS, é provavelmente uma das peças de software mais complexas que a maioria das empresas de impressão irá encontrar. E, tal como pode haver enormes variações na forma como as diferentes lojas de impressão trabalham e nos clientes que servem, também não existe um MIS único que funcione de imediato para todos. Isto torna difícil perceber exatamente o que um MIS pode fazer por si e quanto pode custar. Mas talvez um melhor ponto de partida seja perguntar o que é que um MIS devidamente implementado te pode poupar?
Um MIS tem a ver com duas coisas distintas – informação empresarial e automatização do fluxo de trabalho – e a ligação destas coisas deve conduzir a menos desperdício e, por conseguinte, a mais lucro. Isto aplica-se tanto às pequenas empresas como às grandes empresas.
Legenda: Idealmente, os utilizadores devem poder aceder à maioria das funcionalidades de um MIS a partir de dispositivos portáteis, incluindo computadores portáteis, tablets e smartphones, como o PrintIQ demonstra aqui.
A premissa original por detrás do software MIS era dar à gestão um conhecimento profundo de todos os custos e problemas de uma empresa, de forma a tomar as decisões corretas. A única maneira de compreender realmente todas as tuas receitas e despesas é utilizar um sistema centralizado que esteja ligado a tudo, desde as encomendas que entram até ao número de clips de papel que o departamento de contabilidade está a receber. Isto significa que o principal ponto de venda de um MIS não é tanto a funcionalidade do software em si, mas a capacidade que a equipa tem de se integrar com o software de outros fornecedores.
Isto levou logicamente a que o MIS executasse automaticamente alguns desses outros sistemas e determinasse a forma como os diferentes trabalhos são passados pelos vários departamentos de produção. Isto significa sobretudo fluxos de trabalho de produção e, em teoria, a criação de um sistema baseado em hot folders também poderia permitir que os trabalhos passassem automaticamente de um processo para o seguinte. Mas um MIS faz muito mais do que isso. Aplica automaticamente todas as informações da ficha de trabalho, quando necessário, para impressão, acabamento ou faturação, sem quaisquer erros ou duplicações. Além disso, recolhe dados para produzir relatórios sobre a forma como a empresa está a funcionar e pode desencadear acções noutros locais, como encomendar mais substratos quando necessário, bem como indicar onde existem problemas, como, por exemplo, se uma determinada máquina necessita de manutenção mais do que o previsto ou se os trabalhos estão a ser retidos num ou noutro processo.
Legenda: O MIS deve ser capaz de mostrar uma visão geral do estado de todos os trabalhos em curso, como nesta imagem do PrintIQ.
Arquitetura modular
A maioria dos MIS oferece um conjunto básico de funcionalidades e uma série de módulos opcionais para que as lojas de impressão possam adaptar o MIS às suas próprias necessidades. Embora a maioria dos MIS funcione em diferentes disciplinas de impressão, a maioria dos utilizadores de grande formato terá requisitos específicos, ainda mais se também imprimir para têxteis. No mínimo, isto significa ter em conta as grandes dimensões dos substratos utilizados, tanto para rolos como para suportes rígidos. O MIS deve também suportar os diferentes tipos de acabamento habitualmente encontrados na impressão de grande formato, incluindo o corte através de uma mesa de corte digital ou router, bem como a bainha, soldadura, ilhós, etc.
Uma caraterística fundamental de qualquer SIG é a capacidade de estimar trabalhos e de enviar orçamentos para trabalhos. Isto significa ser capaz de ter em conta todos os custos relevantes, incluindo as matérias-primas e a mão de obra, bem como os custos de funcionamento e a depreciação do equipamento utilizado, e determinar uma margem razoável para cada trabalho. Em alguns casos, pode haver uma escolha de formas de produzir um trabalho com diferentes implicações para a estimativa.
Legenda: O MIS deve suportar o ganging, como se vê aqui no Tharstern MIS
O módulo de estimativa deve estar intimamente ligado à funcionalidade de planeamento e programação, porque o MIS deve escolher o método de produção mais eficiente ao programar os trabalhos para esse turno, mas perderá dinheiro se a estimativa assumir uma forma de produção mais barata. Idealmente, a programação deve ser dinâmica, capaz de se atualizar automaticamente para ter em conta os novos trabalhos à medida que vão chegando, com base nas datas de entrega exigidas e nas sinergias com outros trabalhos.
Isto, por sua vez, pressupõe que o MIS inclui o seu próprio módulo de imposição e agrupamento ou está intimamente ligado a qualquer software que tenha para o efeito. Isto é especialmente importante para trabalhos de grande formato, em que é bastante comum ter vários trabalhos agrupados nas mesmas placas para poupar custos e muitos desses trabalhos terão formas irregulares que precisam de ser encaixadas. Escusado será dizer que o sistema deve ser capaz de distinguir entre trabalhos para clientes diferentes. É igualmente importante que os trabalhos para o mesmo cliente possam ser divididos nas suas diferentes partes, por exemplo, um retalhista pode querer o mesmo tipo de expositor, mas dividido em diferentes unidades de retalho que podem ter requisitos de tamanho diferentes. Se misturar estes trabalhos, poupa tempo e custos de matéria-prima, mas o sistema tem de ser capaz de os separar para efeitos de entrega e faturação.
O módulo CRM deve permitir que o pessoal de vendas estabeleça contacto com os clientes, transforme as cotações em encomendas e acompanhe o progresso dessas encomendas. No mínimo, isso deve significar a verificação do trabalho artístico para entrega e a garantia de que todos os intervenientes no ciclo de aprovação assinaram as provas.
A maioria dos MIS inclui um módulo de comércio eletrónico, embora haja quem defenda que um programa Web-to-Print dedicado pode ser mais adequado. Depende realmente da escala de cada negócio individual e do tipo de clientes que procura. Algumas divisões de grande formato fazem parte de um grupo de impressão comercial mais vasto, ou podem depender de clientes que fazem encomendas únicas e pagam com cartões de crédito, enquanto outras podem querer apenas permitir que os clientes regulares façam encomendas repetidas por conta. Existem tantas variações que o Web-to-Print precisa de um artigo separado.
Legenda: O MultiPress da Dataline é um software MIS/ERP para empresas de produção gráfica. Integra todos os processos de negócios administrativos, comerciais, financeiros e logísticos, juntamente com a produção e os relatórios num poderoso sistema MIS/ERP.
O MIS deve incluir algum tipo de gestão de inventário para garantir que não fica sem nada do que é necessário para os próximos trabalhos, como um determinado substrato, bem como para comprar artigos regulares a tempo, incluindo peças de manutenção do equipamento, para evitar qualquer pânico de última hora. Idealmente, isto também se deve estender à gestão da tua própria cadeia de fornecimento, para que saibas os custos dos substratos e possas tirar partido de compras a granel ou de outras ofertas.
No que diz respeito à execução, o MIS deve, no mínimo, ser capaz de gerar um aviso de entrega. Alguns também reservam a entrega com uma empresa de correio ou de expedição, e outros vão ainda mais longe e ligam-se diretamente aos sistemas de diferentes empresas de correio para determinar a forma de entrega mais rentável com base nos requisitos do cliente, incluindo quando diferentes partes de um trabalho têm de ser enviadas para diferentes locais.
Finalmente, a maioria dos MIS tem um módulo de contabilidade, mas é provavelmente mais comum integrar-se com software de contabilidade dedicado, especialmente tendo em conta que a maioria do software de contabilidade está bastante bem estabelecido.
Em conclusão, embora a maioria dos fornecedores de SIG comercialize atualmente o seu software como parte de um fluxo de trabalho de produção, o verdadeiro valor de um SIG reside na capacidade de identificar os pontos fortes e fracos de uma empresa. Em última análise, um MIS deve pagar-se a si próprio, ajudando a eliminar desperdícios e a produzir trabalhos de forma mais eficiente.