Porque é que a especificação de trabalhos é importante para a gestão de uma loja de impressão?

Nessan Cleary fala sobre a importância da especificação de trabalhos e o papel que desempenha no sucesso das lojas de impressão.

Muitos tipógrafos não se apercebem da importância de estimar corretamente um trabalho aquando da elaboração de um orçamento, ou da competência necessária para especificar corretamente todos os diferentes elementos a ter em conta.

Há um bom argumento para te limitares a oferecer apenas uma lista de produtos padrão, como cartazes ou faixas, e pedires aos clientes que escolham o tamanho e a quantidade. Esta abordagem permite-lhe estabelecer uma lista de preços padrão para que o cliente saiba exatamente quanto custará a sua encomenda e para que saiba exatamente qual é a margem de lucro nesses trabalhos. Isto também significa que só tens de armazenar um conjunto padrão de materiais e consumíveis, o que simplifica muito o controlo do inventário.

No entanto, o trabalho de grande formato é frequentemente caracterizado por pequenas tiragens, trabalhos por medida com grandes variações de uma encomenda para outra. Estes trabalhos terão de ser totalmente especificados para que se possa fazer uma estimativa dos seus custos e um orçamento que permita alguma margem de manobra, bem como uma margem de lucro que valha a pena. Então, quais são os factores que devem ser tidos em conta?

Talvez o elemento mais importante seja a forma de avaliar o teu próprio trabalho e o nível de margem de lucro que queres estabelecer para cada trabalho. A tentação é minimizar os custos para ganhar trabalho, mas o negócio não sobreviverá se não tiveres um lucro decente para além de cobrires os teus custos. Da mesma forma, um preço demasiado elevado fará com que os clientes vão para outro lado. Por isso, o preço depende, em última análise, do valor que estás a oferecer aos clientes. Isso não inclui uma qualidade de impressão decente ou um serviço fantástico, porque os clientes esperam isso naturalmente e todos os concorrentes também afirmam que oferecem essas coisas. Mas seja qual for o teu USP, é ele que determinará a margem de lucro. Tudo o resto pode ser facilmente calculado em termos de custos para ti.

Comecemos pela impressão propriamente dita. Muitas lojas de impressão têm várias máquinas, muitas das quais podem parecer capazes de realizar trabalhos semelhantes, se tiveres várias impressoras planas ou de alimentação por rolo. Mas, na prática, os operadores terão uma ideia muito clara de quais as máquinas mais adequadas para determinados trabalhos, o que pode dever-se ao facto de uma alimentada por rolo ser mais exigente do que a outra com um determinado substrato, ou de uma mesa plana produzir melhores tons de pele do que a outra. Mas todas estas máquinas diferentes terão custos diferentes. E o modo de impressão utilizado também afectará o tempo necessário para fazer a impressão. Por isso, é importante que exista uma boa comunicação entre o pessoal do serviço de apoio ao cliente, que está a elaborar um orçamento, e o pessoal da produção, que irá efetivamente executar o trabalho, para garantir que o orçamento corresponde à produção.

Também deve ter em conta os desperdícios de materiais em que uma determinada impressora pode incorrer, como a quantidade utilizada na extremidade inicial de um rolo para o enfiar na bobina de recolha. Pode parecer uma quantidade insignificante, mas se perderes habitualmente alguns metros no início e no fim de cada rolo, isso irá aumentar.

Todas as impressoras de jato de tinta necessitam de algum grau de limpeza para evitar que os bicos fiquem entupidos. Isso pode significar apenas limpar manualmente as cabeças no início ou no fim de cada turno. Mas também pode significar parar ao longo de um turno para limpar as cabeças, o que aumenta o tempo de produção, e pode acontecer que a impressora utilize uma certa quantidade de tinta como parte da sua rotina de limpeza, o que aumentará os custos de funcionamento da máquina.

O outro aspeto a ter em conta é a quantidade de energia que a impressora irá consumir. Uma impressora UV com lâmpadas LED terá custos de energia relativamente baixos, mas uma impressora UV com lâmpadas de mercúrio terá de ser mantida em standby para garantir que as lâmpadas estão prontas a curar. Da mesma forma, uma impressora com tintas à base de água, incluindo resina ou látex, necessitará de muita energia para secar as impressões.

Consumíveis

O substrato utilizado será um dos principais custos de qualquer trabalho e muitos clientes podem querer opções com diferentes suportes, dependendo do que estão a tentar alcançar e do seu grau de sensibilidade ao preço. Deve ser relativamente simples calcular quantos metros quadrados serão necessários de um determinado suporte para um determinado trabalho, lembrando que terá de ter em conta a folha ou a largura total, incluindo quaisquer cortes. Alguns trabalhos podem também exigir materiais adicionais, como um laminado ou ilhós.

Depois, há também os trabalhos que são compostos por várias partes mais pequenas que podem ser agrupadas ou aninhadas. Quanto mais eficiente for o agrupamento utilizado, menos meios serão desperdiçados, pelo que este aspeto deve ser tido em conta em qualquer orçamento.

A maior parte do software RIP indica-te a quantidade de tinta utilizada num determinado trabalho e, a partir daí, deve ser possível calcular uma média da tinta utilizada por metro quadrado para cada impressora que tenhas disponível. Isto pode variar de um modo de impressão para outro, com modos de maior qualidade que utilizam mais passagens e consomem mais tinta. Quaisquer tintas especiais, como o branco, bem como os néons ou metálicos, também custarão mais do que as cores de processo padrão. Felizmente, alguns RIPs são capazes de estimar a quantidade de tinta que um trabalho irá utilizar sem imprimir nada.

Naturalmente, também é necessário ter em conta os custos fixos, que podem incluir a renda das instalações e os custos de aquecimento e iluminação, bem como o aluguer e a manutenção dos veículos e, naturalmente, os salários do pessoal, bem como os custos de gestão do escritório e dos recursos humanos. Todos os orçamentos devem incluir uma taxa para cobrir estes custos ocultos.
Depois, há o custo de execução. Também podes ter de instalar o trabalho, o que pode significar a subcontratação de um empreiteiro. Podes até ter de desmontar o trabalho quando estiver terminado e eliminar os materiais.

Por fim, algumas lojas de impressão podem querer considerar o cálculo do custo ou da pegada ambiental de cada trabalho. Esta pode não ser uma prática comum para produzir um orçamento ou especificar a forma como um trabalho será impresso, mas é provável que venha a desempenhar um papel mais importante no futuro, à medida que mais clientes descobrem que têm de contabilizar a sua pegada ambiental. Se utilizares algum tipo de sistema de compensação de carbono, este também terá de ser incluído aqui.

Em conclusão, é absolutamente vital para qualquer empresa ser capaz de controlar os custos e planear os lucros prováveis. Por isso, ser capaz de especificar corretamente os trabalhos é uma parte importante deste processo, uma vez que te ajudará a evitar surpresas desagradáveis quando somares os custos após a produção desses trabalhos.