W tej przerwie kawowej FESPA zebraliśmy dwie osoby z ogromną wiedzą i doświadczeniem w zakresie przepływu pracy PDF, aby poszerzyć swoją wiedzę na temat przygotowania do druku i tego, jak najlepiej go wykonać, aby zmaksymalizować produktywność.

 

Prowadzący: Graeme Richardson-Locke: Kierownik ds. wsparcia technicznego, FESPA. Z 35-letnim doświadczeniem w branży, Graeme zaczynał jako praktykant i przeszedł przez kilka stanowisk dyrektorskich, zanim dołączył do FESPA na swoim obecnym stanowisku. Jest również członkiem Akademii Technologii Sitodruku i Druku Cyfrowego.

Eksperci:

Malcolm McKenzie: Dyrektor techniczny w Colour Engine, Malcolm dołączył do firmy 15 lat temu. Ma doświadczenie z PitStop Pro, Enfocus i Switch. Specjalizuje się w pomaganiu drukarzom i twórcom w zwiększaniu ich produktywności poprzez zastosowanie wiedzy o oprogramowaniu do ich problemów.

Andrew Bailes-Collins: Starszy menedżer produktu w Enfocus, Andrew ma ogromne doświadczenie w branży oprogramowania komputerowego i jest wykwalifikowany w zarządzaniu drukiem, druku cyfrowym, PDF, prepress workflow i aplikacjach mobilnych.

Graeme Richardson-Locke: Jeśli weźmiemy pod uwagę cyfryzację firm korzystających ze specjalistycznych technik druku, to to, co zaczęło się od projektowania i publikowania na komputerach, przeszło do pras cyfrowych i wykończenia. Wraz z tymi zakłóceniami w konwencjonalnej produkcji nastąpił postęp w zakresie web-to-print i jego zdolności do kierowania zamówień, które są wyraźnie ukierunkowane na określone produkty. Dzięki łatwości składania zamówień online klienci mogą teraz wykonać pracę w ułamku czasu, jaki zajmowało to wcześniej. Nadszedł czas, aby przyjrzeć się, w jaki sposób automatyzacja powtarzalnych zadań i budowanie przepływów pracy zrobi wrażenie na klientach, zwiększy przepustowość i zmniejszy straty.

Czy automatyzacja oprogramowania jest istotna zarówno dla małych, jak i większych drukarni?

Malcolm : Jeśli przyjrzymy się najpierw mniejszym klientom – wszyscy mają podobne problemy, czyli zdobycie pracowników i umiejętności oraz możliwość reagowania na klientów w odpowiednim czasie. Wszyscy w świecie druku wiedzą, że godzina czwarta po południu w piątek to zwykle czas, kiedy przychodzi cała praca.

Aby być w stanie skalować się wystarczająco szybko, gdy nakłady druku są coraz krótsze, a oczekiwania klientów rosną, automatyzacja jest drogą naprzód – aby uwolnić pracowników do zrobienia czegoś więcej niż tylko otwarcia pliku PDF i przejrzenia go, a następnie być może wprowadzenia niewielkiej zmiany. Są to rzeczy, które mogą otworzyć drukarnie na cały szereg lepszych doświadczeń dla nich samych i ich klientów.

Jednym z największych problemów, z którym borykają się wszyscy, niezależnie od skali, jest sposób, w jaki przychodzą pliki i jak na nie reagować w odpowiednim czasie. Nie mówimy tu o niczym strasznie skomplikowanym, ale większość drukarni wielkoformatowych otrzymuje wiadomości e-mail z załączonymi plikami lub za pośrednictwem WeTransfer, co oznacza, że ktoś musi je otworzyć, pobrać, zmienić nazwę i umieścić w folderze. Jeśli firma ma nakład 20 000 egzemplarzy, ale są one pomieszane w 10 różnych partiach, jest to ogromny problem logistyczny – przenoszenie plików, umieszczanie ich we właściwych folderach, uporządkowanie komunikacji – wszystko to jest bardzo czasochłonne i nie przynosi zysków.
Ponownie, nie mówimy o wstępnym lataniu lub robieniu czegokolwiek z plikiem PDF. Chodzi tylko o pobranie pliku i szybkie uzyskanie produktu, który ma zostać wydrukowany, oraz udzielenie odpowiedzi klientowi.

To właśnie wtedy można zautomatyzować wiele powtarzalnych aspektów przepływu pracy. Problemem jest dostarczenie plików do drukarni.

Andrew: Kiedy mówisz o przepływie pracy, myślisz o tym, co wszyscy znamy z tradycyjnych przepływów pracy przygotowania do druku: na jednym końcu umieszczasz plik PDF, a na końcu dostarczasz go do prasy, naświetlarki lub foliarki.

W przypadku automatyzacji mówimy o podejmowaniu zadań i rzeczy, które dzieją się w firmie. Niekoniecznie tylko przygotowanie do druku i rzeczy, które są obecnie wykonywane ręcznie – są one podatne na błędy i wymagają obecności osoby, która je wykona. Mówimy o automatyzacji tych procesów, aby człowiek nie musiał ich wykonywać. Może to być to, o czym właśnie mówiłem w scenariuszu prepressu, ale może to być też znacznie więcej.

Większe firmy mają zwykle więcej „zabawek”. Mają system MIS, system web-to-print, różne silniki druku i różne RIPS. Zadaniem automatyzacji jest nie tylko przetwarzanie i zarządzanie plikami, ale także łączność. Jest to klej, który może pomóc tym urządzeniom komunikować się ze sobą i ogólnie zautomatyzować działalność jako całość. Pobierasz informacje z systemu MIS, przetwarzasz plik PDF w oparciu o te informacje, a następnie przekazujesz wynik z powrotem do systemu MIS, który może być wykorzystany na przykład do kalkulacji kosztów. To ta sama koncepcja, ale na szerszą skalę.

Jakie narzędzia są dostępne? Czy warto zacząć od automatycznego sprawdzania plików, zanim przejdzie się do innych aspektów automatyzacji?

Malcolm: Większość ludzi ma już doświadczenie w sprawdzaniu plików, ponieważ mają dostęp do licencji PitStop. To, co robimy z Andrew, to wysuwanie się na pierwszy plan.
Oprócz wstępnego przelotu można robić inne rzeczy. To właśnie tam mniejsze i większe firmy mogą, dzięki automatyzacji, znaleźć nowe możliwości i nowe możliwości zatrudnienia, których nie mogłyby zrobić w inny sposób. Preflighting, korekty – to wciąż rzeczy, których ludzie nieco się boją, dlatego staramy się je demistyfikować i pomagać im w kształtowaniu ich tak, aby były dla nich odpowiednie.

Andrew: Firmy powinny skupić się na miejscu, w którym uzyskają największą wartość, a następnie iść dalej, ponieważ po pokonaniu pierwszej przeszkody budujesz pewność siebie, zaczynasz widzieć, że to działa, zaczynasz dostrzegać wartość.

Jak powiedział Malcolm, sprawdzanie plików to duży problem. Przez ostatnie 15 lat słyszałem o problemie, w którym klient przesyłał plik, a oni nie odzywali się do niego przez sześć, osiem godzin, a nawet następnego dnia. To zła obsługa klienta.

Jeśli możesz wrócić w ciągu kilku minut, to świetnie. Wtedy masz czas na podjęcie decyzji i rozmowę z klientem na temat harmonogramów i kosztów. Problemem nie jest to, ile czasu zajmuje wykonanie zadania, problemem jest znalezienie czasu na ręczne otwarcie pliku i sprawdzenie go. Jeśli masz oprogramowanie, które może to zrobić, wygrywasz.

Druga część tego równania polega na tym, że zamiast zatrudniać kilku operatorów, którzy otwierają każdy plik, sprawdzają go i wprowadzają poprawki, można użyć produktu opartego na serwerze, który automatycznie sprawdza pliki, gdzie zazwyczaj 80% z nich przechodzi pomyślnie. To 80% plików, w których przygotowanie do druku zespół nie musi się angażować.

Jakie umiejętności są wymagane do uruchomienia projektu? Czy drukarze muszą wnieść umiejętności kodowania, a jeśli tak, to na ile są one dostępne dla nich jako technologów druku, a na ile będą potrzebować nowego zestawu umiejętności?

Malcolm: Enfocus i Switch zostały zaprojektowane tak, aby były organiczne i rozwijały się w miarę nauki. Nauka jest ważna i gdybym miał zasugerować ludziom, jak uczyć się o oprogramowaniu, radziłbym im wejść na fora Enfocus, ponieważ to tam użytkownicy o nim rozmawiają. Można tam zobaczyć wszystkie rozwiązania i innowacyjne rzeczy, które ludzie robią z automatyzacją.

W każdej organizacji potrzebny jest ktoś, kto kocha produkt i widzi przyszłość. Jeśli jesteś na poziomie dyrektora lub właściciela, musisz dać swoim pracownikom czas. Nie możesz po prostu powiedzieć: „Ponieważ to prepress, damy to tylko prepressowi”. Wtedy ta biedna osoba, która nigdy tak naprawdę nie miała do czynienia z logistyką, prawdopodobnie czuje się trochę nie na miejscu.

Posiadanie oprogramowania wymaga połączenia przygotowania do druku, mistrza i, miejmy nadzieję, kogoś z pewnymi umiejętnościami informatycznymi. Na początek nie trzeba mieć doświadczenia w kodowaniu.

Andrew: Potrzebujesz mistrza i musisz dać mu czas. Nie można oczekiwać, że będą wykonywać pracę produkcyjną, a następnie zajmować się automatyzacją, gdy pojawi się luka.

Nie trzeba nawet mieć doświadczenia, wystarczy wiedzieć, czego się chce. Znam ludzi, którzy kupują oprogramowanie i wszystko zaczyna działać. Są też tacy, którzy inwestują trochę czasu, nie tylko w oprogramowanie, ale także w doradztwo. Wtedy mają kogoś, kto trzyma ich za rękę na początkowych etapach, a po pewnym czasie mogą sami to podnieść i uruchomić. Kluczową częścią jest posiadanie jednej osoby, która jest odpowiedzialna i upewnienie się, że jest chętna.

Czym jest PitStop Pro?

Andrew: PitStop Pro to wtyczka do programu Adobe Acrobat. Ma dwa zadania – jednym z nich jest sprawdzanie zgodności pliku PDF z zestawem predefiniowanych kryteriów, a także ich poprawianie. Drugim zadaniem jest ich ręczna edycja.
Zaczęło się od publikacji, gazet, czasopism i prac komercyjnych, ale ewoluowało do użytku z dużym formatem, opakowaniami i etykietami. Umożliwia automatyczne tworzenie ścieżek cięcia, dodawanie spadów i wiele innych funkcji, takich jak eksportowanie konwersji kolorów.

PitStop Pro jest zasadniczo narzędziem, które umożliwia poprawienie zadania przed zatwierdzeniem go do produkcji. Istnieje również PitStop Server, który jest wersją zautomatyzowaną i nie wymaga żadnego operatora do sterowania.

Enfocus Switch łączy oprogramowanie i dane. Jaki wzrost wydajności można osiągnąć?

Andrew: Enfocus Switch łączy zarówno aplikacje, jak i systemy, dzięki czemu może współpracować z wieloma aplikacjami innych firm i automatyzować je. Jeśli chcesz otworzyć plik i przekształcić go w plik PDF, zazwyczaj robi to operator, ale Enfocus Switch może to zrobić za Ciebie. Operator nie musi otwierać pliku, ładować czcionek i linków, oprogramowanie może to zrobić za Ciebie, podobnie jak łączność i pobieranie informacji z baz danych.

Zyski mogą być ogromne, ale zależy to od tego, co chcesz zrobić. Na przykład, jeśli spojrzysz na to, co robisz ręcznie, takie jak produkcja, musisz naprawdę zrozumieć, co się tam dzieje, aby jak najlepiej to wykorzystać.

Switch może być częścią w pełni zintegrowanego systemu eCommerce. Możesz przejść z nim od końca do końca lub użyć go tylko w procesie wewnętrznym. Nie chodzi tylko o umożliwienie handlu elektronicznego, ale po prostu o szybsze robienie rzeczy.

Malcolm: Drukarnie, które nie przyglądały się Switchowi, być może myślą o tych dość dużych przepływach pracy, które są dostarczane, szczególnie przez producentów, którzy mają tendencję do narzucania ludziom. Mówią oni: „Racja, musisz mieć nasz front-end i nasz portal internetowy. Musisz mieć nasz sposób pracy, a następnie musisz mieć nasze oprogramowanie do impozycji”. Takie podejście nie sprawdza się już w przypadku bardzo wielu osób, zwłaszcza w przypadku szerokiego formatu. Jeśli mają wiele różnych urządzeń i maszyn, to mają różne wyjścia.

Systemy te stają się wtedy bardzo stare i niezbyt zwinne. W przypadku Switcha, zaczyna się on bardzo oszczędnie i można go rozbudowywać w miarę potrzeb. Jeśli chcesz, aby łączył się z bazą danych, możesz kupić moduł bazy danych.

Czy Tilia Labs będzie kolejną firmą?

Malcolm: To ogromna usługa, która jest dostępna online. Możesz płynnie połączyć wszystkie elementy.

To do pewnego stopnia jak plug-and-play. Kiedy mówimy „zabezpieczenie na przyszłość”, nie mówimy ci, jak narzucić swoje pliki. Dostarczymy je do pakietu, który może to zrobić. Ponownie, nauka rzeczywistego przepływu jest łatwiejsza, ponieważ przez bardzo długi czas po prostu wprowadzamy wiedzę z innych aplikacji. Dotyczy to takich aplikacji jak Illustrator i Photoshop. Wszystko, co można zrobić jako akcje, możemy powtórzyć i zautomatyzować.

Bierzemy zestawy umiejętności, które ludzie już zbudowali, i budujemy lub kształtujemy je w systemie. Dlatego ludzie go uwielbiają, ponieważ jest zwinny. Wiele osób ma bardzo drogie przepływy pracy, a potem mają Switcha, ponieważ może on robić rzeczy, których ich drogie przepływy pracy nie mogą zrobić.

Jeśli chodzi o PitStop Pro, Server i Switch, czy możemy uzyskać wgląd w wymaganą inwestycję? Jakie koszty się z tym wiążą?

Andrew: PitStop Server przechodzi w tym momencie zmianę i zyskuje większą automatyzację, ponieważ przenosimy go na Switch. Przez około 20 lat było tak samo, gdzie był to tylko podstawowy gorący folder wchodzący i wychodzący, i zdajemy sobie sprawę, że ludzie już tego nie chcą.

W tej chwili kosztuje 3300 funtów, ale cena ta wzrośnie 1 stycznia (2021 r.). Będzie miał wiele dodatkowych funkcji.

Następnie ścieżka aktualizacji prowadzi do pełnego Switcha, w którym można zacząć dodawać wspomniane wcześniej moduły. Zaczynasz od PitStop Server i myślisz, że mógłbyś połączyć go z bazą danych, pracować z XML lub JDF. Następnie możesz dodać moduł, aby zwiększyć jego funkcjonalność.

Rozszerzając te interfejsy API, które będą łączyć się ze Switch, czy z niektórymi z nich będą związane jakieś koszty licencyjne? Czy niektóre są darmowe?

Andrew: To zależy. Mamy sklep z aplikacjami dla Switch, który jest również dostępny dla PitStop Server. Jest to unikalne rozwiązanie, z pewnością w branży poligraficznej, ponieważ wykorzystuje bazę użytkowników i naszych globalnych integratorów. Mogą oni tworzyć te małe aplikacje, które mogą być pobierane do Switch PitStop Server w celu wykonywania zadań, takich jak zmiana nazwy i inne różne rzeczy, których Switch nie robi. Mogą one być darmowe lub płatne; zależy to wyłącznie od osoby, która je tworzy, ale obecnie jest ich ponad 100.

Są to prawdziwe rzeczy, które ludzie stworzyli dla swoich przepływów pracy lub dla swoich klientów. Są to rzeczywiste rzeczy, które mają praktyczne zastosowania i po prostu rozszerzają funkcjonalność. Malcolm mówił o integracji z HP. To podobny przykład. Tworzą aplikację, która łączy Switch z ich produktem, usługą, sklepem lub stroną internetową.

Obejrzyj pełne nagranie webinarium FESPA Coffee Break tutaj.