Graeme Richardson-Locke omawia zalety automatyzacji przepływu pracy.

 

Pomimo tego wszystkiego, co dzieje się obecnie na świecie w związku z zakłóceniami spowodowanymi przez COVID-19, a Ty, jako właściciel firmy lub menedżer, wykonujesz codzienne zadania związane z przetrwaniem, możesz znaleźć trochę czasu na rozważenie zalet automatyzacji przepływu pracy, gdy znajdziesz się po drugiej stronie tego kryzysu.

Jako kierownik ds. wsparcia technicznego w FESPA staram się oferować wgląd w to, w jaki sposób członkowie naszej drukarni mogą wykorzystać wszystkie dostępne narzędzia, aby przyspieszyć przetwarzanie zamówień i zmniejszyć ryzyko drukowania prac, które nie spełniają oczekiwań jakościowych klientów za pierwszym razem, za każdym razem. Może to być zniechęcające, gdy mamy do czynienia z szeroką gamą technik drukowania i środowisk produkcyjnych.

Oczywiste jest jednak, że rosnące wykorzystanie automatyzacji maszyn w druku cyfrowym poprzez systemy takie jak robotyka w obsłudze materiałów i ewoluujące systemy MIS zapewniają niezbędną wydajność. Kolejną fazą zmian dla wielu jest połączenie oprogramowania i ustanowienie usprawnionych przepływów pracy.

Określenie obszarów, na których należy się skupić, wymaga jasno określonej i przewidywalnej produkcji poligraficznej. Takie podejście nakłada pewne ograniczenia na ofertę produktową w porównaniu z bardziej tradycyjnymi modelami biznesowymi druku na zamówienie. Z własnego doświadczenia jako kupującego wiem, że uproszczenie procesu zamówień jest tak szybkie i przejrzyste w przypadku dobrych dostawców usług Web 2 Print, że tylko bardzo kreatywne lub specjalistyczne prace wymagają tradycyjnej, wolniejszej ścieżki zamówień.

Aby uzyskać więcej informacji, skontaktowałem się z Malcolmem McKenzie z Colour Engine, brytyjskiej firmy konsultingowej oferującej usługi integracji automatyzacji drukarek, od zarządzania kolorami po tworzenie oprogramowania i skryptów.

Jednym z wielu obsługiwanych przez nich produktów jest Enfocus Switch, który umożliwia tworzenie własnych zautomatyzowanych przepływów pracy. Łącząc ze sobą różne aplikacje za pomocą niestandardowych skryptów, możliwe staje się na przykład przenoszenie plików z aplikacji Adobe CC za pomocą interfejsu JavaScript do innej aplikacji, takiej jak Microsoft Outlook, za pomocą Applescript dla Mac OS-X i VBscript dla Microsoft Windows.

Jednym z przykładów jest możliwość umieszczania plików przychodzących od klientów w folderze Hot Folder połączonym z PitstopPro, gdzie przeprowadzana jest wstępna kontrola, aby upewnić się, że grafika spełnia wymagania procesu. To z kolei może wywołać automatyczną wiadomość e-mail do klienta, aby poinformować go, że plik przechodzi pierwszą kontrolę i wkrótce otrzymasz dowód. Jeśli plik pomyślnie przejdzie ten wstępny test, następnym krokiem jest jego otwarcie i osadzenie grafiki z odpowiednim profilem zarządzania kolorami w pliku PDF do zatwierdzenia. Jeśli oczywiście plik nie spełnia wymagań, wysyłana jest wiadomość e-mail zawierająca szczegółowe informacje o tym, co klient musi zrobić, aby ponownie przesłać plik.

Podpis: Przykład zautomatyzowanego przepływu pracy w Switch.

Takie podejście do automatyzacji stanowi elastyczną alternatywę dla zakupu w hostowanym ekosystemie, w którym możliwość dostosowania może być bardziej ograniczona. Czasami trudno jest osiągnąć optymalny przepływ pracy, chyba że można go zbudować specjalnie w oparciu o asortyment produktów drukowanych. Wybór zależy od tego, jak głęboko chcesz się zaangażować i jakiego poziomu elastyczności potrzebujesz.

Malcolm McKenzie jest certyfikowanym ekspertem Enfocus i członkiem komitetu ISO TC-130 (Printing and Graphic Technologies) i ma duże doświadczenie w zakresie wymagań technicznych automatyzacji przepływu pracy.

Gdy zaczęliśmy mój dzień szkoleniowy, udzielił mi swojej pierwszej mądrej rady: „zacznij od automatyzacji prostego procesu i rozwijaj go od tego momentu”. Może się zdarzyć, że organizacja dostawy obejmuje zamknięcie zamówienia, wystawienie i wydrukowanie listów przewozowych i etykiet paczek oraz wysłanie faktury lub przyjęcie płatności.

Podpis: Ten diagram ilustruje, że EnFocus Switch może być używany do tworzenia zautomatyzowanych przepływów pracy w wielu scenariuszach.

Zazwyczaj systemy MIS obsługują znaczną część tych zadań, ale mogą nie integrować się bezpośrednio z systemem rezerwacji wybranego kuriera. Wymienienie zadań i sekwencji procesu pozwala zrozumieć, jak połączyć wszystko razem. Możesz potrzebować interfejsu API, kodu SQL, metadanych XML, aby wykorzystać je do przeciągnięcia właściwych informacji do miejsca docelowego, w tym miejscu Enfocus Switch i odrobina wiedzy specjalistycznej. Obejmuje szeroką gamę „widżetów” lub interfejsów API, które można ze sobą łączyć, oraz wizualne planowanie przepływu pracy, które łączy „działania” razem, aby uwolnić drukarkę od żmudnych, powtarzalnych zadań.

W końcu celem jest jak największa redukcja punktów kontaktu z człowiekiem, aby zwiększyć szybkość i obniżyć koszty, otwierając możliwości przetwarzania znacznie większej liczby zamówień.

Jeśli dzięki wiedzy kogoś takiego jak Malcolm uda ci się zaplanować wszystko, od zautomatyzowanej wyceny, potwierdzenia zamówienia, szybkiego miękkiego proofingu, płatności i rezerwacji, szybko osiągniesz etap, w którym ludzkie punkty kontaktowe zostaną znacznie zredukowane, a personel będzie mógł pracować bardziej produktywnie.

Niezależnie od tego, czy masz operację Web2print, czy Storefront, technologia drukowania oprogramowania Enfocus Switch została wykorzystana do znacznej poprawy wydajności procesu w zakresie, w jakim można poradzić sobie z wykładniczym wzrostem tego, co zwykle staje się konkurencyjnym rynkiem o krótkich seriach i szybkich kosztach realizacji.

Rozmawiając z odbiorcami, firmami, drukarzami i specjalistami, można dojść do wniosku, że liczba pracowników, których „można rzucić” na dany problem, jest ograniczona. Przy niespójnych operacjach manualnych zbyt wielu kucharzy może nie tylko zepsuć rosół, ale także utrudnić rozwój i ekspansję firmy.

Drukarnie mają obecnie bezwzględny obowiązek określenia lepszych sposobów pracy. Natychmiastowość jest obecnie wszechobecna, a zarówno bezpośredni użytkownicy końcowi, jak i drukarnie muszą szybko wysyłać wydruki próbne do klientów. Dzięki szybkiemu odbieraniu i kontrolowaniu przychodzących plików, inteligentne firmy dostrzegają, naprawiają i rozwiązują problemy, przyspieszając podejmowanie wewnętrznych decyzji i zapewniając lepszą obsługę klientów.

Grupa Bluetree, która działa pod markami Route 1 Print i Instantprint, nie mogłaby osiągnąć takiego postępu bez tak wysokiego poziomu automatyzacji oprogramowania. Ich mantra pracy zespołowej 23:17 jest trafna, co potwierdza ich najnowszy rekord minimalnego czasu przetwarzania zadania od początku do końca (23 minuty i 17 sekund). Obsługa jest najważniejsza przy 25 000 zamówień tygodniowo.

Poprzez standaryzację produktów, modne jest utowarowienie prostych (ulotki, banery, broszury) lub coraz bardziej złożonych zadań, ale może to wymagać wysokiego poziomu wiedzy specjalistycznej do wdrożenia, z ręcznymi umiejętnościami rzemieślniczymi nadal wymaganymi w specjalistycznych obszarach, takich jak blokowanie folii, drukowanie na specjalistycznych materiałach itp.

 

Podsumowanie

Enfocus Switch to intrygująca, imponująca platforma przepływów, zachowań wyzwalających, połączeń, przepływów, punktów przeglądu, Pitstop, skryptów … oparta na „czymś” po prostu lądującym w folderze lub innych bardziej zaawansowanych technologicznie metodach.

Praca z Malcolmem McKenzie w Colour Engine była przydatnym i jasnym ćwiczeniem szkoleniowym, mogłem spędzić z nim kilka, ale przynajmniej zyskałem przyzwoitą ocenę w ciągu jednego dnia.

Chociaż Enfocus Switch nie jest jedyną grą w automatyzację w mieście, a inni producenci, tacy jak OneVision, Esko, Print Factory, HP, Efi i Heidelberg, konkurują ze swoimi systemami i podejściami, jasne jest, że automatyzacja oprogramowania jest wymagana, aby pozostać na czele.