Dlaczego określanie zadań jest ważne dla prowadzenia drukarni?

Nessan Cleary omawia znaczenie specyfiki zleceń i rolę, jaką odgrywa ona w sukcesie drukarni.

Wiele drukarni nie zdaje sobie sprawy z tego, jak ważne jest prawidłowe oszacowanie zadania podczas wyceny lub jak wiele umiejętności wymaga prawidłowe określenie wszystkich różnych elementów, które należy wziąć pod uwagę.

Istnieje dobry argument za ograniczeniem się do oferowania standardowej listy produktów, takich jak plakaty lub banery, i proszeniem klientów o wybranie rozmiaru i ilości. Takie podejście pozwala skonfigurować standardowy cennik, dzięki czemu klient dokładnie wie, ile będzie kosztować jego zamówienie, a Ty dokładnie wiesz, jaka jest marża zysku na tych zadaniach. Oznacza to również, że wystarczy zaopatrzyć się w standardowy zestaw materiałów i materiałów eksploatacyjnych, co znacznie upraszcza kontrolę zapasów.

Jednak prace wielkoformatowe często charakteryzują się krótkimi seriami, niestandardowymi zadaniami z dużymi różnicami między poszczególnymi zamówieniami. Zlecenia te muszą być w pełni sprecyzowane w celu oszacowania kosztów i wyceny, która pozwala na pewną swobodę, a także opłacalną marżę zysku. Jakie czynniki należy wziąć pod uwagę?

Być może najważniejszym elementem jest sposób wyceny własnej pracy i poziom marży zysku, który chcesz ustawić dla każdego zlecenia. Pokusa polega na minimalizowaniu kosztów, aby zdobyć pracę, ale firma nie przetrwa, jeśli nie osiągniesz przyzwoitego zysku oprócz pokrycia kosztów. Z kolei zbyt wysokie ceny sprawią, że klienci po prostu pójdą gdzie indziej. Tak więc ceny ostatecznie zależą od wartości oferowanej klientom. Nie obejmuje to przyzwoitej jakości druku lub fantastycznej obsługi, ponieważ klienci oczekują tego jako oczywistości, a wszyscy konkurenci będą również twierdzić, że dostarczają te rzeczy. Ale niezależnie od tego, jaka jest twoja USP, to ona określi marżę zysku. Wszystko inne można łatwo obliczyć pod względem kosztów.

Zacznijmy od samego drukowania. Wiele drukarni będzie miało wiele maszyn, z których wiele może wydawać się zdolnych do wykonywania podobnych zadań, jeśli masz kilka płaskich łóżek lub drukarek z podajnikiem rolkowym. Ale w praktyce operatorzy będą mieli bardzo jasne pojęcie o tym, które maszyny najlepiej nadają się do konkretnych zadań, co może wynikać z faktu, że jedna rolka jest bardziej wybredna niż inna z określonym podłożem lub jedno płaskie łóżko wytwarza lepsze odcienie skóry niż inne. Ale wszystkie te różne maszyny będą wiązać się z różnymi kosztami. Używany tryb drukowania będzie miał również wpływ na czas potrzebny do wykonania wydruku. Dlatego ważna jest dobra komunikacja między personelem obsługi klienta, który przygotowuje wycenę, a personelem produkcyjnym, który faktycznie wykona zadanie, aby upewnić się, że wycena odpowiada produkcji.

Należy również wziąć pod uwagę wszelkie odpady materiałowe, jakie może powodować dana drukarka, takie jak ilość zużyta na przedniej krawędzi rolki do nawleczenia na szpulę odbierającą. Może się to wydawać niewielką ilością, ale jeśli rutynowo tracisz kilka metrów na początku i na końcu każdej rolki, to będzie się to sumować.

Wszystkie drukarki atramentowe wymagają pewnego stopnia czyszczenia, aby uniknąć zatykania się dysz. Może to oznaczać ręczne czyszczenie głowic na początku lub na końcu każdej zmiany. Równie dobrze może to jednak oznaczać konieczność zatrzymania się na całą zmianę w celu wyczyszczenia głowic, co wydłuża czas produkcji, a ponadto może się okazać, że drukarka zużywa pewną ilość atramentu w ramach rutynowego czyszczenia, co zwiększa koszty eksploatacji urządzenia.

Inną rzeczą, którą należy wziąć pod uwagę, jest ilość energii zużywanej przez drukarkę. Drukarka UV z lampami LED będzie miała stosunkowo niskie koszty energii, ale drukarka UV z lampami rtęciowymi będzie musiała być utrzymywana w stanie gotowości, aby zapewnić gotowość lamp do utwardzania. Podobnie drukarka z atramentami na bazie wody, w tym żywicy lub lateksu, będzie wymagała dużo energii do suszenia wydruków.

Materiały eksploatacyjne

Zastosowane podłoże będzie jednym z głównych kosztów każdego zlecenia, a wielu klientów może chcieć opcji z różnymi nośnikami, w zależności od tego, co chcą osiągnąć i jak wrażliwi są na cenę. Obliczenie, ile metrów kwadratowych danego nośnika będzie potrzebne do danego zlecenia, powinno być stosunkowo proste, pamiętając, że trzeba będzie uwzględnić cały arkusz lub szerokość, w tym wszelkie odcięcia. Niektóre zadania mogą również wymagać dodatkowych materiałów, takich jak laminat lub oczka.

Istnieją również zadania, które składają się z wielu mniejszych części, które można łączyć lub zagnieżdżać razem. Im bardziej wydajne jest zagnieżdżanie, tym mniej mediów zostanie zmarnowanych, więc należy to uwzględnić w każdej wycenie.

Większość oprogramowania RIP informuje o ilości atramentu zużytego do danego zadania, a na tej podstawie powinno być możliwe obliczenie średniej ilości atramentu zużytego na metr kwadratowy dla każdej dostępnej drukarki. Może się to różnić w zależności od trybu drukowania, przy czym tryby wyższej jakości, które wykorzystują więcej przebiegów, zużywają więcej atramentu. Wszelkie specjalne atramenty, takie jak biały, a także neony lub metale, będą również kosztować więcej niż standardowe kolory procesowe. Na szczęście niektóre programy RIP są w stanie oszacować ilość atramentu zużywanego przez zadanie bez faktycznego drukowania czegokolwiek.

Oczywiście należy również wziąć pod uwagę koszty stałe, które mogą obejmować czynsz za lokal oraz koszty ogrzewania i oświetlenia, a także leasing i utrzymanie pojazdów oraz oczywiście wynagrodzenia pracowników wraz z kosztami zarządzania biurem i kosztami kadrowymi. Każda wycena będzie musiała zawierać opłatę na pokrycie tych ukrytych kosztów.
Do tego dochodzą koszty realizacji. Konieczne może być również wykonanie instalacji, co może oznaczać outsourcing do wykonawcy. Być może trzeba będzie nawet zdemontować zadanie po jego zakończeniu i pozbyć się materiałów.

Wreszcie, niektóre drukarnie mogą rozważyć obliczenie kosztu środowiskowego lub śladu środowiskowego każdego zlecenia. Może nie jest to powszechna praktyka przy sporządzaniu kosztorysu lub określaniu sposobu drukowania zlecenia, ale prawdopodobnie będzie odgrywać większą rolę w przyszłości, ponieważ coraz więcej klientów uzna, że muszą uwzględniać swój ślad środowiskowy. Jeśli korzystasz z jakiegokolwiek systemu kompensacji emisji dwutlenku węgla, będzie to również musiało zostać tutaj uwzględnione.

Podsumowując, dla każdej firmy absolutnie niezbędna jest możliwość zarówno kontrolowania kosztów, jak i planowania prawdopodobnych zysków. Tak więc umiejętność właściwego określania zadań jest ważną częścią tego procesu, ponieważ pomoże uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek po zsumowaniu kosztów po wykonaniu tych zadań.