Paul Sherfield udziela nam praktycznych porad, jak najlepiej zarządzać cyklami sprawdzania i zatwierdzania.

 

„To nie wyglądało tak na moim ekranie!”.
„Nie wiedziałem, że muszę to wszystko jeszcze raz sprawdzić”
„Mój szef nie rozumie tych rzeczy”
„Użyłeś niewłaściwego pliku!”
„Co mam sprawdzić?”

Jeśli którykolwiek lub wszystkie z tych komentarzy klientów są znajome, czytaj dalej.

Czy masz udokumentowany proces zatwierdzania dowodów?

Te dziwne czasy dadzą nam wszystkim czas na rozważenie wszystkich naszych metod pracy, systemów i praktyk. Czy były one odpowiednie dla asortymentu produktów i potrzeb klientów? Czy nadal będą „najlepszymi praktykami”, gdy obecny kryzys się skończy i wszyscy wrócimy do normalności, którą może być trudno rozpoznać?

Obszarem, który zespoły produkcyjne i sprzedażowe powinny rozważyć, jest proofing i związany z nim cykl zatwierdzania. Warto również porozmawiać z klientami i poznać ich opinie na temat systemu w tym obszarze.

Do jakich celów przeznaczony jest wydruk próbny i jakie obszary powinny zostać sprawdzone przez klienta? Jeśli nie zostanie to jasno zakomunikowane przez drukarnię, może to zostać źle zrozumiane przez klienta, który nie wie, czego się od niego oczekuje. Czy systemy proofingu i cykle zatwierdzania są odpowiednie dla danego rynku i produktów oraz czy są zrozumiałe dla klientów.

Cykl proofingu i zatwierdzania powinien być odpowiedni dla danego rynku, klientów i produktu. Wiele obszarów rynku produktów i druku, takich jak online web to print, będzie korzystać z miękkiego proofingu, często tylko dla treści. Inne rynki, takie jak opakowania, etykiety i wysokiej klasy druk komercyjny, mogą wymagać wielu iteracji proofingu i zatwierdzania kolorów i treści.

Dlatego rozwiązania i systemy wymagają przemyślenia i rozważenia, aby upewnić się, że odpowiadają potrzebom klientów i rynku.

Obszar ten może powodować zamieszanie, błędy, a nawet przeróbki i przedruki, a wyniki finansowe mogą być przedmiotem sporu. Nie jest to sposób na budowanie dobrych relacji z klientami!

Czy jesteś pewien, że Twój proces weryfikacji i zatwierdzania nie przyczynia się do powyższych problemów?

Przyjrzyjmy się, do czego wykorzystywane są wydruki próbne, w tym przypadku obejmujące zarówno miękkie wydruki próbne na ekranie, jak i twarde wydruki próbne; wydruki próbne do drukarek atramentowych i wydruki próbne na prasie produkcyjnej.

  1. Zatwierdzanie kolorów. Odbitki próbne, zarówno twarde, jak i miękkie w tym obszarze, są często nazywane „proofami kontraktowymi”, ponieważ są uważane za wzorzec kolorów, który musi pasować do drukowanego produktu. Niektóre obszary do rozważenia w pierwszej kolejności:
    • Czy kolorowe wydruki próbne są weryfikowane pod kątem prawidłowego przepływu pracy? Czy do każdego proofa drukowana lub dołączana jest „naklejka” walidacyjna ISO 12647-7 zawierająca te informacje dla klienta?
    • Czy przekazujesz klientowi instrukcje dotyczące wyświetlania tego dowodu przy użyciu prawidłowych warunków oświetleniowych opartych na D50 lub ich alternatywy, takiej jak TL84 w sklepie?
    • Jak upewnić się, że kolorowe kontaktowe wydruki próbne są oglądane przez klienta na monitorach o szerokim gamucie, profilowanych, z odpowiednimi ustawieniami zarządzania kolorami?
    • Czy wraz z soft proofami wysyłana jest strona tytułowa zawierająca szczegółowe informacje na temat sposobu przeglądania i zatwierdzania tych plików, często w formacie PDF?
    • Czy klienci mają odpowiednie oprogramowanie do przeglądania i komentowania wydruków próbnych w formacie PDF?
    • Czy powyższe informacje zostaną zrozumiane, jeśli dowody te zostaną zobaczone lub przejrzane przez inne osoby w organizacji klienta?
  2. Zatwierdzanie treści, zarówno miękkich, jak i twardych wydruków próbnych:
    • Czy Twoi klienci rozumieją, że te wydruki próbne służą wyłącznie do sprawdzania treści, a nie do dokładnego zatwierdzania kolorów?
    • Czy będzie to zrozumiałe, jeśli dowody te będą widoczne lub przeglądane przez inne osoby w organizacji klienta?
    • Czy klienci mają odpowiednie oprogramowanie do przeglądania i komentowania wydruków próbnych w formacie PDF?
  3. Poprawione dowody
    • Czy chodzi o kolor, treść, czy o jedno i drugie?
    • Czy należy sprawdzać tylko poprawione obszary, czy wszystkie elementy? Będzie to zależeć od zakresu korekty i tego, kto ją przeprowadził, a wymagania powinny być jasno określone.
    • Czy załączona strona tytułowa dokumentuje proces zatwierdzania i etap, na którym się on znajduje?

Proces zatwierdzania

Załóżmy teraz, że techniczne obszary dowodów, zarówno twardych, jak i miękkich, zostały rozwiązane i poprawione, oraz że:

  1. Wszystkie fizyczne odbitki próbne są opatrzone etykietą walidacyjną wskazującą na zgodność z normą ISO 12647-7 oraz zastosowany przepływ pracy i profile zarządzania kolorami, a także porady dotyczące warunków oglądania.
  2. System zatwierdzania dowodów na miejscu.
  3. Miękkie wydruki próbne są wyraźnie oznaczone ze względu na przeznaczenie, kolor, w tym zastrzeżenia dotyczące kolorów monitora, lub tylko zawartość.
  4. Poprawione wydruki próbne zawierają instrukcje dotyczące tego, co klient musi sprawdzić.

Co więc pozostało?

Zarządzanie tym, gdzie ty i twój klient znajdujecie się w procesie zatwierdzania:

  • Czy jest to pierwsza, druga, trzecia itd. runda wydruków próbnych? W jaki sposób jest to rejestrowane i zarządzane, na karcie próbnej, w torbie pracy?
  • Kto przeprowadza poprawki, ty, czy twój klient dostarcza nowe poprawione pliki?
  • Jeśli tak, jakiego rodzaju korekty wymagają, czy proces zatwierdzania rozpoczyna się od nowa?
  • Starsze wersje plików klientów muszą być zarządzane, aby zapewnić brak pomyłek, dlatego konieczna jest kontrola wersji.
  • Ostateczna zgoda klienta musi być jasna i udokumentowana.
  • Jeśli ostateczne zatwierdzenie jest uzależnione od wprowadzenia dalszych poprawek, należy rozważyć przesłanie kolejnego dowodu, pomimo instrukcji klienta
  • W jaki sposób obliczane i rejestrowane są koszty korekt autorskich?
  • Czy klienci są informowani o tych kosztach przed ich poniesieniem?
  • Czy klienci są proszeni o pisemne zatwierdzenie kosztów korekty?

Pamiętaj o starym powiedzeniu: „Zawsze jest czas na dodruk!”.

Kilka działań do rozważenia:

Naklejkę D50 należy przykleić do fizycznych odbitek próbnych, aby wskazać nieprawidłowe warunki oglądania. Naklejki, gdy są oglądane w nieprawidłowym oświetleniu, pokazują paski koloru, jak pokazano na poniższym obrazku. Przy prawidłowym oświetleniu D50 paski powinny być ledwo widoczne.

https://www.ugra.ch/en/product/ugra-light-indicator-strip-d50/

 

Używaj naklejek zatwierdzających/interaktywnych dokumentów PDF/słownych do zatwierdzania/komentarzy/poprawek i dalszych działań/poprawek itp.

 

Ten interaktywny formularz można pobrać i dostosować do własnych potrzeb. Może on być dołączony jako strona tytułowa dla proofów PDF lub jako papierowy formularz dla fizycznych proofów. Jednak system zatwierdzania proofów online byłby znacznie bardziej przejrzysty i identyfikowalny, nawet w przypadku proofów fizycznych.

Wiele darmowych przeglądarek PDF nie wyświetli złożonego pliku PDF z grafiką poprawnie pod względem kolorów lub treści! Acrobat Professional jest „złotym standardem”. Dlatego zawsze należy doradzać klientom w kwestiach związanych z wyświetlaniem innych plików PDF.