Poprawia wydajność, obniża koszty, przyspiesza rozwój produktów i pozwala firmom skupić się na ich „kluczowych kompetencjach”.

Dla wielu osób outsourcing jest przerażającą propozycją. Jednak ten nowy model biznesowy, który został przyjęty na całym świecie zarówno w sektorze prywatnym, jak i publicznym, zapewnia wiele korzyści. Umożliwia organizacji osiąganie celów biznesowych, dodawanie wartości, korzystanie z bazy zasobów i ograniczanie ryzyka. Innymi słowy, od pojedynczych elementów aż po zarządzanie systemami, wybór zewnętrznych dostawców pozwala firmie lub organizacji zlecającej pracę („klientowi”) skupić się na tym, co robi najlepiej.

Problemy wynikają z braku lub złych praktyk zarządzania.

Podczas gdy powszechnym stereotypem dotyczącym outsourcingu może być chęć uzyskania oszczędności finansowych poprzez skorzystanie z tańszej siły roboczej w innym kraju (znanej jako „offshoring”), outsourcing może być zarówno krajowy, jak i zagraniczny. Może on również zapewnić klientowi dostęp do specjalistycznej wiedzy i poziomu produktywności niedostępnego we własnym zakresie. Gdy istnieje deficyt umiejętności lub produkcji (często w technologii informacyjnej), a dostawca usług może zapewnić środki zaradcze, rozwiązanie outsourcingowe może zaspokoić potrzeby obu stron.

Statystyki na ten temat otwierają oczy. Firma Deloitte, zajmująca się księgowością i doradztwem, opublikowała niedawno swoje bezpłatne badanie 2014 Global Outsourcing and Insourcing Survey, które obejmuje implikacje polityczne, regulacje, miejsca docelowe outsourcingu, technologię i zarządzanie dostawcami. Dla przykładu, platforma kursów online udemy.com opublikowała ujawniające statystyki za rok 2013. W tym roku 43% sektora IT było outsourcowane. W kolejnym roku odsetek ten wzrósł do 60%.

Deloitte przewiduje również, że outsourcing będzie nadal rozwijał się w tempie od 12% do 26% w odniesieniu do analizowanych funkcji.

Korzyści skali

Chociaż „ojcem” outsourcingu może być brytyjski ekonomista David Ricardo z początku XIX wieku z jego ekonomiczną zasadą „przewagi komparatywnej”, dopiero w 1989 roku firma Eastman Kodak, zajmująca się rozwiązaniami do obrazowania, podjęła rewolucyjny wówczas krok outsourcingu swoich systemów informatycznych.

Do tego czasu idealnym modelem dla biznesu była duża i dobrze zintegrowana firma, która posiadała, zarządzała i bezpośrednio kontrolowała swoje aktywa. Jednak duże korporacje nie były w stanie konkurować globalnie, ponieważ rozdęte struktury zarządzania utrudniały elastyczność. Dywersyfikacja stała się hasłem do poszerzenia bazy korporacyjnej i skorzystania z ekonomii skali. Dla wielu dużych firm zaowocowało to strategią koncentracji na podstawowej działalności i kompetencjach, identyfikując to, co było krytyczne dla przyszłego rozwoju firmy, a co nie.

Ocena ryzyka i zysku

Chociaż outsourcing może wydawać się idealnym rozwiązaniem dla podmiotów pragnących utrzymać koszty ogólne na jak najniższym poziomie i zmniejszyć liczbę pracowników, istnieją również zagrożenia, których należy unikać.

Przeprowadzono wiele badań mających na celu zbadanie zalet i wad outsourcingu. Booz Allen Hamilton, wiodąca firma konsultingowa w zakresie zarządzania i technologii, opublikowała w 2014 roku raport opisujący „mieszaną kartę raportu na temat tradycyjnego outsourcingu”. Niemniej jednak wskazano w nim: „Oszczędności zazwyczaj wynikają z tego, że dostawca outsourcingu ma dostęp do tańszej, bardziej elastycznej siły roboczej i najnowszej, najbardziej wydajnej technologii. Organizacje twierdzą, że dzięki outsourcingowi osiągają średnio 15-procentową redukcję kosztów”.

Datamark Incorporated, która dostarcza usługi zarządzania treścią dla przedsiębiorstw z listy Fortune 500, potwierdza te twierdzenia. W swojej białej księdze z 2014 r. przeprowadziła ona jedno- i wieloletnie analizy kosztów dla decyzji dotyczących outsourcingu procesów biznesowych „poszczególnych elementów”. Biorąc pod uwagę reprezentatywną próbkę badanych firm, Datamark znalazł oszczędności w wysokości 31% w jednorocznej analizie kosztów, podczas gdy trzyletnie badanie tej samej próbki wykazało oszczędności w wysokości 33%. Stanowi to oczywiście bardzo znaczący spadek wydatków dla niektórych firm i daje impuls innym do podążania za tym atrakcyjnym modelem biznesowym.

Jak ISO może pomóc

Norma ISO 37500 odnosi się do kwestii elastyczności w umowach outsourcingowych.

Adrian Quayle, ustępujący przewodniczący komitetu projektowego ISO/PC 259, Outsourcing, oraz dr Gargi Keeni z Tata Consultancy Services rozmawiali z ISOfocus. Quayle wyjaśnił, że stało się oczywiste, że twórcy standardów będą musieli zająć się kwestiami wynikającymi obecnie z tej praktyki biznesowej. Norma ISO/PC 259 powstała w odpowiedzi na szeroki zakres metodologii, które rozwinęły się u zarania branży outsourcingu. Niezmiennie, z biegiem czasu, obejmowały one podobne procesy i tematy. W następstwie ogólnoeuropejskiego badania przeprowadzonego przez holenderski organ normalizacyjny NEN, zaproponowano opracowanie Międzynarodowego Standardu ISO.

Praktycy outsourcingu poszukiwali wspólnego słownictwa we wszystkich sektorach przemysłu, w tym typowych koncepcji outsourcingu, aby poprawić zrozumienie wszystkich zainteresowanych stron zaangażowanych w zarządzanie cyklem życia outsourcingu.

Ostatecznie doprowadziło to do opracowania i opublikowania normy ISO 37500:2014, Outsourcing, której autorami byli doświadczeni praktycy sourcingu/outsourcingu zaangażowani w transakcje na całym świecie. Dołożono wszelkich starań, aby norma stanowiła ogólną i niezależną od branży podstawę, tak aby w przyszłości mogła zostać uzupełniona i dostosowana do specyficznych potrzeb branży.

Duch współpracy

Wśród ekspertów, którzy zostali wezwani, dr Keeni była kluczowym współpracownikiem. Jak nam powiedziała: „Wyzwaniem było uwzględnienie punktów widzenia wszystkich zainteresowanych stron, zarówno z sektora publicznego, jak i prywatnego”. Niemniej jednak, pochwaliła ducha współpracy wszystkich, który był kluczem do rozwiązania sprzecznych punktów widzenia na temat skomplikowanych wymagań, w szczególności dotyczących tego, czy innowacje i ciągłe doskonalenie powinny być uwzględnione w cyklu życia, czy też znaczenie nienaruszania wymogów umownych powinno mieć pierwszeństwo.

Quayle ze swojej strony wyjaśnił: „Oprócz skupienia się na wspólnych procesach i najlepszych praktykach zapewniających sukces, zespół umieścił zarządzanie w centrum standardu. Doświadczenie pokazało, że wiele problemów wynika z braku lub złych praktyk w zakresie zarządzania”.

ISO 37500 odnosi się do kwestii elastyczności w umowach outsourcingowych, dostosowując się do zmieniających się wymagań biznesowych. Ryzyko związane z outsourcingiem jest konfrontowane w celu umożliwienia wzajemnie korzystnych relacji współpracy.

Do udziału w tworzeniu standardu zaproszono wszystkie strony branży outsourcingowej. Choć dokument jest w dużej mierze niezależny od sektora i odnosi się do outsourcingu niezależnie od wielkości organizacji, doświadczenia zebrane przez ekspertów z różnych branż, w tym produkcji i usług informatycznych (ITeS), były bardzo cenne przy tworzeniu standardu. Nie ulega wątpliwości, że wraz ze wzrostem popularności normy ISO 37500, jeszcze więcej sektorów weźmie w niej udział i przekaże swoje know-how na potrzeby kolejnej rewizji standardu.

Przyszłość rysuje się w jasnych barwach

W ciągu ostatnich 25 lat branża outsourcingu rozwinęła się od zera do wartego wiele bilionów dolarów biznesu na całym świecie. W związku z tym ISO będzie musiało rozszerzyć swoje zaangażowanie, aby objąć niezliczone sposoby wdrażania outsourcingu.

Korzyści skali, nagrody finansowe, a także elastyczność i zwiększona produktywność obiecane przez outsourcing będą gorącym towarem przez wiele lat, ponieważ rosnące wskaźniki zwiększonego outsourcingu wpływają na każdy segment społeczeństwa.

Początkowo outsourcing koncentrował się na wysoce transakcyjnych procesach back-office lub usługach niekrytycznych, obecnie obejmuje funkcje strategiczne, a niektóre firmy odciążają całe segmenty swojego łańcucha wartości.

Co zatem przyniesie przyszłość? W miarę rozprzestrzeniania się outsourcingu na całym świecie, nieuchronnie pojawią się problemy, które jeszcze nie zaistniały. Zadaniem ISO będzie monitorowanie rozwoju i trendów oraz tworzenie standardowych rozwiązań, które pomogą wszystkim zainteresowanym stronom znaleźć sposób na ominięcie – lub pokonanie – przeszkód, które blokują im drogę.