Nessan Cleary omawia, w jaki sposób oprogramowanie Management Information System stało się niezbędnym elementem w prowadzeniu nowoczesnej drukarni, ale jego wdrożenie zadecyduje o jej sukcesie.

 

System informacji zarządczej (MIS) jest prawdopodobnie jednym z najbardziej złożonych elementów oprogramowania, z jakimi zetknie się większość firm poligraficznych. I tak jak mogą istnieć ogromne różnice w sposobie pracy różnych drukarni i klientów, których obsługują, tak nie ma jednego uniwersalnego systemu MIS, który będzie działał od razu dla wszystkich. To sprawia, że trudno jest dokładnie określić, co system MIS może dla Ciebie zrobić i ile może kosztować. Ale być może lepszym punktem wyjścia jest pytanie, ile może zaoszczędzić prawidłowo wdrożony system MIS?

MIS dotyczy dwóch oddzielnych rzeczy – informacji biznesowych i automatyzacji przepływu pracy – a połączenie tych rzeczy powinno prowadzić do zmniejszenia marnotrawstwa, a tym samym do zwiększenia zysków. Dotyczy to zarówno małych firm, jak i dużych przedsiębiorstw.

Podpis: W idealnej sytuacji użytkownicy powinni mieć dostęp do większości funkcji systemu MIS z urządzeń przenośnych, w tym laptopów, tabletów i smartfonów, co pokazuje PrintIQ.

Pierwotnym założeniem oprogramowania MIS było zapewnienie kierownictwu dokładnego zrozumienia wszystkich kosztów i problemów w firmie w celu podejmowania właściwych decyzji. Jedynym sposobem, aby naprawdę zrozumieć wszystkie przychody i rozchody, jest użycie scentralizowanego systemu, który jest połączony ze wszystkim, od zamówień przychodzących do liczby spinaczy w dziale księgowości. Oznacza to, że główną zaletą systemu MIS jest nie tyle funkcjonalność samego oprogramowania, co umiejętności zespołu w zakresie integracji z oprogramowaniem innych dostawców.

Logicznie rzecz biorąc, doprowadziło to do automatycznego uruchamiania przez MIS niektórych z tych innych systemów i określania, w jaki sposób różne zadania są przekazywane przez różne działy produkcji. Oznacza to głównie przepływy pracy w produkcji i teoretycznie skonfigurowanie systemu opartego na gorących folderach może również umożliwić automatyczne przekazywanie zadań z jednego procesu do drugiego. System MIS robi jednak znacznie więcej. Automatycznie stosuje wszystkie informacje z biletu pracy, tam gdzie jest to właściwe, do drukowania, wykańczania lub fakturowania, bez żadnych błędów lub duplikatów. Ponadto gromadzi dane w celu tworzenia raportów na temat działania firmy i może uruchamiać działania w innych miejscach, takie jak zamawianie większej ilości podłoży w razie potrzeby, a także wskazywać, gdzie występują problemy, takie jak to, że jedna konkretna maszyna wymaga konserwacji niż oczekiwano lub jeśli zadania są wstrzymywane w jednym lub innym procesie.

 

Podpis: System MIS powinien być w stanie wyświetlić przegląd statusu wszystkich realizowanych zadań, jak na tym obrazku z PrintIQ.

Architektura modułowa

Większość MIS oferuje podstawowy zestaw funkcji oraz szereg opcjonalnych modułów, dzięki czemu drukarnie mogą dostosować MIS do własnych potrzeb. Chociaż większość systemów MIS będzie działać w różnych dyscyplinach druku, większość użytkowników wielkoformatowych będzie miała specyficzne wymagania, tym bardziej jeśli drukujesz również na tekstyliach. Oznacza to co najmniej uwzględnienie dużych rozmiarów stosowanych podłoży, zarówno w przypadku rolek, jak i sztywnych nośników. System MIS powinien również obsługiwać różne rodzaje wykańczania powszechnie spotykane w druku wielkoformatowym, w tym cięcie za pomocą cyfrowego stołu tnącego lub routera, a także obszywanie, zgrzewanie, oczkowanie itp.

Podstawową cechą każdego systemu MIS jest możliwość szacowania zadań i wysyłania ofert pracy. Oznacza to możliwość uwzględnienia wszystkich istotnych kosztów, w tym surowców i pracy personelu, a także kosztów bieżących i amortyzacji używanego sprzętu oraz określenia rozsądnej marży dla każdego zadania. W niektórych przypadkach może istnieć wybór sposobów wykonania pracy z różnymi konsekwencjami dla oszacowania.

 

Napis: MIS powinien obsługiwać ganging, jak widać tutaj na Tharstern MIS

Moduł szacowania powinien być ściśle powiązany z funkcją planowania i harmonogramowania, ponieważ chcesz, aby MIS wybrał najbardziej wydajną metodę produkcji podczas planowania zadań dla danej zmiany, ale stracisz pieniądze, jeśli oszacowanie zakłada tańszą formę produkcji. Idealnie byłoby, gdyby planowanie było dynamiczne, zdolne do automatycznej aktualizacji w celu uwzględnienia nowych zadań w miarę ich napływania, w oparciu o wymagane daty dostawy i synergie z innymi zadaniami.

To z kolei zakłada, że system MIS zawiera własny moduł impozycji i łączenia lub jest ściśle powiązany z oprogramowaniem, które do tego służy. Jest to szczególnie ważne w przypadku prac wielkoformatowych, gdzie dość powszechne jest łączenie wielu zadań na tych samych płytach w celu obniżenia kosztów, a wiele z tych zadań będzie miało nieregularne kształty, które muszą być zagnieżdżone razem. Oczywiste jest, że system powinien być w stanie rozróżniać zadania dla różnych klientów. Równie ważne jest, aby zadania dla tego samego klienta można było podzielić na różne części, na przykład sprzedawca detaliczny może chcieć tego samego rodzaju wyświetlacza, ale podzielonego na różne jednostki detaliczne, które mogą mieć różne wymagania dotyczące rozmiaru. Łączenie tych zadań pozwoli zaoszczędzić czas i koszty surowców, ale system musi być w stanie rozdzielić je na potrzeby dostawy i fakturowania.

Moduł CRM powinien umożliwiać pracownikom działu sprzedaży kontakt z klientami, przekształcanie ofert w zamówienia i śledzenie postępów w realizacji tych zamówień. Powinno to oznaczać co najmniej sprawdzanie grafiki do dostawy i upewnianie się, że wszyscy w pętli zatwierdzania podpisali odbitki próbne.

Większość systemów MIS zawiera moduł e-commerce, choć istnieją argumenty, że bardziej odpowiedni może być dedykowany program Web-to-Print. Wszystko zależy od skali działalności i rodzaju obsługiwanych klientów. Niektóre działy szerokoformatowe będą częścią szerszej grupy zajmującej się drukiem komercyjnym lub mogą polegać na klientach składających jednorazowe zamówienia i płacących kartami kredytowymi, podczas gdy inni mogą po prostu chcieć umożliwić stałym klientom składanie powtarzających się zamówień na konto. Istnieje tak wiele wariantów, że Web-to-Print naprawdę wymaga osobnego artykułu.

Caption: MultiPress firmy Dataline to oprogramowanie MIS/ERP dla firm zajmujących się produkcją graficzną. Integruje wszystkie administracyjne, handlowe, finansowe i logistyczne procesy biznesowe, wraz z produkcją i raportowaniem w jednym potężnym systemie MIS/ERP.

System MIS powinien obejmować pewien rodzaj zarządzania zapasami, aby zapewnić, że nie zabraknie niczego, co jest potrzebne do nadchodzących zadań, takich jak określone podłoże, a także do zakupu regularnych produktów na czas, w tym części do konserwacji sprzętu, aby uniknąć paniki w ostatniej chwili. W idealnej sytuacji powinno to również obejmować zarządzanie własnym łańcuchem dostaw, aby zrozumieć koszty substratów i móc skorzystać z zakupów hurtowych lub innych ofert.

Jeśli chodzi o realizację, system MIS powinien być w stanie wygenerować co najmniej powiadomienie o dostawie. Niektóre z nich rezerwują również dostawę w firmie kurierskiej lub pocztowej, a niektóre idą jeszcze dalej i łączą się bezpośrednio z systemami różnych firm kurierskich, aby opracować najbardziej opłacalną formę dostawy w oparciu o wymagania klienta, w tym gdy różne części zadania muszą być wysyłane do różnych lokalizacji.
Wreszcie, większość systemów MIS będzie miała moduł księgowy, ale prawdopodobnie bardziej powszechna jest integracja z dedykowanym oprogramowaniem księgowym, zwłaszcza biorąc pod uwagę, że większość oprogramowania księgowego jest dość dobrze ugruntowana.

Podsumowując, mimo że większość dostawców MIS sprzedaje obecnie swoje oprogramowanie jako część przepływu pracy produkcyjnej, prawdziwa wartość MIS polega na zdolności do identyfikowania mocnych i słabych stron firmy. Ostatecznie, system MIS powinien zwrócić się poprzez pomoc w eliminacji marnotrawstwa i bardziej wydajnej produkcji.