Marshall Atkinson podkreśla znaczenie budowania i zrozumienia skutecznych KPIS dla Twojej firmy. Szczegółowo opisuje również, jakie wskaźniki KPI są ważne do zmierzenia i jak je wdrożyć.

Gdzieś w trakcie swojej kariery prawdopodobnie czytałeś, oglądałeś lub słuchałeś kogoś, kto szczegółowo opisywał znaczenie KPI lub „kluczowych wskaźników wydajności”. Po około dziesięciu minutach tego, o czym mówił, zacząłeś sprawdzać telefon, e-maile, media społecznościowe lub cokolwiek innego, ale nie dostroiłeś się do tego, co dana osoba próbowała przekazać.

KPI? Liczby? Matematyka?

Nuda! To znaczy… daj spokój. Nasz biznes ma się świetnie. Odnieśliśmy sukces bez tych bzdurnych KPI. Po co zaczynać teraz?

Ponieważ dźwięk ssania, który słyszysz, to zyski wylatujące przez okno. Nawet jeśli odniosłeś sukces bez martwienia się o wskaźniki KPI, nie gwarantuje to sukcesu w przyszłości. I nie zapominajmy, że możesz zostawić w swojej firmie torbę z niewykorzystaną gotówką, ponieważ nie wykonujesz pracy niezbędnej do jej odebrania.

Oto, co mam na myśli. „Kluczowy wskaźnik wydajności” to cokolwiek ważnego w Twojej firmie. Chcesz to śledzić, ponieważ jeśli coś jest ważne, chcesz mieć pewność, że zawsze osiągasz maksymalny poziom efektywności. Jeśli jednak nie zostało to jeszcze zdefiniowane, skąd wiesz, że działasz na pełnych obrotach i nie masz niewykorzystanego potencjału?

Ten artykuł dotyczy definiowania tych możliwości, wdrażania systemu i upewniania się, że działa.

Zrozumienie najlepszych wskaźników

Jakie są najważniejsze rzeczy, na które nieustannie zwracasz uwagę w swojej firmie? Sprzedaż? Produkcja? Zadowolenie klientów? Dokładność zamówień? Ile minut dziennie spędza w łazience pracownik produkcji?

Istnieją setki, jeśli nie tysiące rzeczy, które możemy zmierzyć w każdej firmie. Ale tylko kilka z nich jest w stanie zrobić różnicę na wyższym poziomie. Kiedy rozważasz coś tak ważnego, co popycha to do sukcesu lub porażki?

Dla przykładu, weźmy prawdopodobnie najbardziej powszechny cel – sprzedaż. Oczywiście, można ustalić cel w postaci przychodów. Ale co go napędza? Czy można to rozbić na łatwą do zrozumienia matematykę, aby codziennie wiedzieć, czy osiągniesz ten cel sprzedażowy?

Załóżmy, że chcesz osiągnąć cel sprzedaży w wysokości 1 000 000 USD. Jeśli średnia wielkość zamówienia wynosi 1500 USD, można to wykorzystać do określenia łatwego do odczytania wskaźnika KPI.

1 000 000 USD / 1 500 USD = 666,6 zamówień rocznie. Zaokrąglijmy w górę i nazwijmy to 667.

667/12 miesięcy = 55,58 zamówień miesięcznie. Zaokrąglijmy w górę i nazwijmy to 56.

56/4 tygodnie = 14 zamówień tygodniowo.

14/5 = 2,8 zamówienia dziennie. Zaokrąglijmy w górę i nazwijmy to 3.

W związku z tym, jeśli Twoja firma zamyka 3 zamówienia dziennie o średniej wartości sprzedaży wynoszącej 1 500 USD, z łatwością osiągniesz cel 1 000 000 USD przychodów.

Spójrz wstecz na swoje wczorajsze działania sprzedażowe. Czy udało Ci się zamknąć co najmniej trzy zamówienia o wartości 1 500 USD? Jeśli nie, jakie zmiany wprowadzisz, aby osiągnąć ten mały dzienny cel?

Inne przykłady

Oczywiście to tylko jeden przykład. Wskaźniki KPI, które są dla Ciebie najważniejsze, mogą dotyczyć czasu produkcji, edukacji pracowników, wskaźników defektów lub innych ważnych punktów danych, które łatwo sygnalizują sukces lub porażkę.

Przede wszystkim zależy nam na tym, aby wskaźniki KPI były istotne. Nie ma sensu śledzić i mierzyć danych, jeśli nic z nimi nie robisz. Gdy już zdobędziesz informacje, zacznij używać ich jako sygnału do zmian. Jak mawia mój dobry przyjaciel Mark Coudray: „Tylko trzy rzeczy mogą się wydarzyć, a dwie z nich są złe. Sytuacja się poprawi. Sytuacja się pogorszy. Albo wszystko pozostanie bez zmian”.

Kiedy zaczniesz zagłębiać się w liczby KPI, może to wskazać na możliwość poprawy innych obszarów biznesowych.

Możliwości przed tobą

Załóżmy, że zaczynasz mierzyć czas przestoju produkcji. Jest to część czasu w ciągu dnia roboczego, która nie jest przeznaczona na drukowanie. Kiedy drukujesz, zarabiasz pieniądze. Kiedy nie drukujesz, wydajesz pieniądze. Przestoje mogą być kosztowne, więc jest to fantastyczny wskaźnik KPI do śledzenia.

Ze względu na nowe zainteresowanie wskaźnikiem KPI dotyczącym przestojów, zespół zaczął analizować pierwotną przyczynę przestojów w produkcji. Jest to głównie oczekiwanie na rzeczy. Oczekiwanie na wymieszanie atramentu. Oczekiwanie na przygotowanie ekranów. Oczekiwanie na policzenie i rozmieszczenie zapasów. Oczekiwanie na zatwierdzenie zadania przez kierownika.

Matematyka stojąca za ich hipotezą dowodzi, że ponad 60% przestojów w zakładzie to oczekiwanie na coś. Aby temu zaradzić, zespół rozpoczyna „polowanie na padlinożerców”, aby już dziś znaleźć wszystko, co jest potrzebne do jutrzejszej produkcji. Wymaga to pewnej reorganizacji, szkoleń i zmian w procesach, ale udaje się.

Dzięki tym wysiłkom produkcja wzrasta, koszty spadają, a zadowolenie pracowników i klientów wzrasta.

Ponieważ wydarzyły się dwie rzeczy: coś zostało zmierzone, a to doprowadziło do zmian. Ulepszenia zostały zweryfikowane, ponieważ wskaźniki KPI udowodniły, że pomysł zadziałał.

Jakie wskaźniki KPI mierzyć?

Nadal uważasz, że wskaźniki KPI są nudne i stanowią stratę czasu? Jeśli tak, to jestem pewien, że Twoja konkurencja będzie zadowolona.

Jeśli jednak chcesz zagłębić się w ten temat, przyjrzyjmy się, jak określić, jakie wskaźniki KPI możesz chcieć mierzyć.

Po pierwsze, przeanalizujmy to z dwóch perspektyw. Co jest zepsute lub wymaga poprawy? A co jest ważne i musi nadal działać z powodzeniem? Możesz zbudować wskaźniki KPI wokół jednego z tych pomysłów, ale prawdopodobnie oba byłyby ważne.

Najlepszym sposobem na to jest zebranie zespołu i dyskusja. Przez lata nauczyłem się, że jeśli chcesz poznać rzeczywistą rzeczywistość firmy, musisz wyjść z biura i zapytać ludzi wykonujących pracę. Uwierz mi, oni mają swoje zdanie.

Ponieważ Twoim celem jest ułatwienie im pracy, ulepszenie produktu, obniżenie kosztów i zwiększenie zysków… jest to cenne działanie. Użyj tablicy lub dużej sztalugi z podkładką. Przeprowadź z zespołem burzę mózgów na temat ważnych wskaźników do zmierzenia i przeanalizowania oraz tego, co się na nie składa.

Na koniec ćwiczenia chcesz wymienić ważne punkty dotyczące firmy, które utrzymują ją w dobrej kondycji. „Jeśli te rzeczy nie będą działać prawidłowo, jesteśmy skazani na zagładę”.

I dla każdego z nich określ, jak można zmierzyć sukces. Co i w jaki sposób będziesz mierzyć i co jest liczbą sukcesu?

Zdefiniuj ważne rzeczy w formacie OKR

Jednym z łatwych sposobów na zdefiniowanie sukcesu jest wypisanie każdego kluczowego punktu w formacie OKR. OKR to skrót od „Cel, Kluczowy Rezultat”. Oznacza to: „Oto, czego chcemy, a oto pozytywny rezultat tego, co chcemy osiągnąć”.

Korzystając z naszego wcześniejszego przykładu sprzedaży, jeśli celem jest osiągnięcie średniej dziennej sprzedaży wynoszącej trzy razy dziennie, z łączną sprzedażą wynoszącą co najmniej 1 500 USD, wówczas cel przychodów w wysokości 1 000 000 USD zostanie osiągnięty.

Następnym krokiem jest sprawdzenie, czy można zrozumieć, co przyczynia się do tego sukcesu. Ile ofert dziennie trzeba wysłać, aby zamknąć trzy transakcje sprzedaży? Jeśli średnia wartość zamówienia wynosi 1500 USD, jaki typ klienta wydaje taką kwotę? Czy zamykasz więcej sprzedaży dzięki poleceniom czy zimnym telefonom?

Tutaj zaczyna się prawdziwa praca. Określ swoje cele, zdefiniuj, co jest ważne, ustal docelową liczbę KPI oraz zmierz i przetestuj wyniki.

Nie zapominaj, że musisz zaangażować swój zespół we wszystkie aspekty tej podróży. W końcu to oni będą łamać sobie kręgosłupy, próbując to urzeczywistnić.

Wdrażanie wskaźników KPI

Załóżmy, że Ty i Twój zespół spotkaliście się i opracowaliście pierwszy zestaw wskaźników KPI do wykorzystania. Następnym krokiem jest faktyczne wdrożenie etapu gromadzenia danych w celu oceny sukcesu.

Chcesz, aby było to tak proste, jak to tylko możliwe. Najlepiej, jeśli można zautomatyzować gromadzenie danych bez konieczności wykonywania pracy przez człowieka. Jednak nie zawsze jest to możliwe. Jeśli członek zespołu ma poświęcić czas i wysiłek na śledzenie czegoś, ułatw mu zbieranie danych. Uprość wszystko tak bardzo, jak to możliwe i daj im narzędzia, które pozwolą im odnieść sukces.

Należy często przeprowadzać szkolenia i zapewniać wsparcie, aby mieć pewność, że dane są gromadzone dokładnie i terminowo. Z mojego doświadczenia wynika, że jeśli karta czasu pracy zawiera liczby, które w przeważającej większości kończą się na 5 lub 0, członek zespołu je wymyśla.

Tworzenie dobrych nawyków to sposób gromadzenia tych danych. Musi to być naturalna część procesu i odbywać się za każdym razem bezbłędnie.

Wnioski

Wszyscy doświadczeni liderzy biznesu powiedzą ci, że„nie możesz zarządzać tym, czego nie mierzysz”. Jest to w 100% prawda.

Poświęcenie czasu na zbieranie, sortowanie, tworzenie wykresów i analizowanie kluczowych punktów danych dla Twojej firmy jest kluczowym krokiem w utrzymaniu jej w dobrej kondycji i rozwoju.

Dane dotyczące wydajności pomagają liderowi podejmować świadome decyzje. W przeciwnym razie pozostaje tylko zgadywanie.