Nessan Cleary deelt verschillende belangrijke prestatie-indicatoren die fundamenteel zijn voor het runnen van een succesvolle drukkerij. Deze KPI’s kunnen dagelijks, wekelijks of maandelijks worden bijgehouden. Door deze KPIS bij te houden kan je bedrijf hogere winsten genereren.

Elk bedrijf, ook bedrijven die grootformaat printdiensten leveren, moet winst maken. In theorie kun je de gezondheid van een bedrijf controleren aan de hand van de balans. Maar bij het runnen van een succesvolle drukkerij komt veel meer kijken dan alleen cijfers. Daarom is het zinvol om een aantal belangrijke prestatie-indicatoren of KPI’s te identificeren die je in de loop van de tijd kunt volgen om ervoor te zorgen dat het bedrijf gezond is, of dat nu op dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse basis is. Nog belangrijker is dat je deze KPI kunt gebruiken om problemen te elimineren en de winst te vergroten.

Er bestaat echter niet zoiets als een standaard drukkerij, omdat elk bedrijf een andere mix van diensten en een andere waardepropositie aan klanten biedt. De sleutel tot deze aanpak is dus het kiezen van de juiste KPI’s die overeenkomen met de doelstellingen van je bedrijf. Dat zal waarschijnlijk een mix zijn van financiële, productie- en logistieke informatie. Een fatsoenlijk MIS zou moeten helpen met het meeste hiervan, maar het kan zijn dat je andere bronnen nodig hebt om dieper in te gaan op bepaalde gebieden, zoals problemen met productieapparatuur, of met de boekhouding of fulfilment. Kies echter niet te veel KPI’s, anders verzuip je in de gegevens.

Verkoop

De twee belangrijkste drijfveren in elk bedrijf zijn het verhogen van de inkomsten en het verlagen van de kosten. De eerste KPI om naar te kijken is dus verkoop, en een goede plek om te beginnen zijn de gemiddelde kosten om nieuwe klanten te werven. Elk bedrijf heeft klanten die veeleisender zijn dan andere. Het is dus nuttig om bij te houden hoeveel elke klant je kost, zowel in termen van het sluiten van elke verkoop als de mate van klantenbeheer die nodig is tijdens bestellingen, inclusief de tijd die nodig is om problemen met bestanden op te lossen, en dit vervolgens af te zetten tegen de inkomsten van die klanten. Hieruit kan blijken dat sommige klanten gewoon meer moeite kosten dan ze waard zijn, maar het kan ook aangeven welke klanten de moeite waard zijn om extra aandacht aan te besteden, evenals groeiende trends in bepaalde toepassingen.

Naast printers, zoals deze P5 350HSR, verkoopt Durst ook een analysedienst die met zijn printers en workflows werkt om klanten te helpen begrijpen hoe hun machines worden gebruikt.

Het is handig om te zien waar die verkopen vandaan komen, zoals een web-to-print-systeem, een marketingcampagne of posts op sociale media. Dit kan helpen om te bepalen hoe het geld het beste aan marketing kan worden besteed, of om te stoppen met het verspillen van middelen aan campagnes die niet werken.

Klachten

Het is ook een goed idee om het aantal klachten bij te houden en de kosten voor het afhandelen van die klachten. Het kan nuttig zijn om te zien of er een gemeenschappelijk thema is, zoals de kleurenuitvoer van één printer of misschien een personeelsprobleem dat kan worden opgelost met meer training.

Voltooide opdrachten

Ook is het goed om bij te houden hoeveel opdrachten op tijd zijn afgerond en opgeleverd.

Er zijn veel verschillende statistieken die op de hele productieafdeling kunnen worden gemeten, dus het is de kunst om alleen de belangrijkste te identificeren die een nauwkeurige momentopname geven van hoe goed de productieafdeling functioneert. De meeste afdrukapparaten kunnen een schat aan informatie produceren, van inktverbruik tot foutcodes, waartoe u toegang zou moeten hebben via de RIP of via integratie met een MIS. Fabrikanten proberen steeds vaker een vergoeding te vragen voor het delen van deze informatie, meestal als onderdeel van een doorlopende service voor gegevensanalyse, maar dit is van beperkte waarde tenzij het alle verschillende gebruikte afdrukapparaten omvat, zodat u ze kunt vergelijken.

Gebruik voor apparatuur

Een van de belangrijkste indicatoren is het gebruik van elke prijs van apparatuur, omdat geen van deze apparaten geld zal verdienen als ze niet worden gebruikt. Dit kan helpen bij het identificeren van knelpunten als bijvoorbeeld de snijtafel moet wachten tot opdrachten klaar zijn met printen of als het instellen van bepaalde apparaten even duurt, zoals het moeten verwisselen van gereedschap op een snijtafel of het afplakken van bepaalde mediatypen op een flatbedprinter. Dit moet ook eventuele problemen met uw apparatuur aan het licht brengen, als bepaalde apparaten bovengemiddelde onderhoudsproblemen hebben of als sommige apparaten specifieke prepressvereisten hebben die de flexibiliteit beperken om workflows op korte termijn te reorganiseren.

Werkelijke marges vs schatting

Een andere nuttige KPI om in de gaten te houden is het vergelijken van de werkelijke marges op bepaalde opdrachten met de schatting. Het is niet ongebruikelijk dat een schatting ervan uitgaat dat een opdracht op een bepaalde manier wordt geproduceerd, maar dat het productieteam voor een andere aanpak kiest, waardoor de kosten en dus de marges op die opdracht kunnen veranderen. Of er kunnen zich onderweg problemen en bijkomende kosten hebben voorgedaan, maar hoe dan ook wil je dat de schatting en de werkelijke kosten zo dicht mogelijk bij elkaar liggen om ruzie met klanten te voorkomen.

Financiën

Het spreekt voor zich dat je de financiële gezondheid van het bedrijf
in de gaten moet houden, inclusief de totale winst en de mate van groei per jaar. Het kan nuttig zijn om dat uit te splitsen per toepassing of productgroep om te zien welke onderdelen van het bedrijf winstgevender zijn. Het is ook de moeite waard om bij te houden hoeveel tijd klanten gemiddeld nodig hebben om hun facturen te betalen en hoeveel het je kost om deze betalingen na te jagen.

De meeste MIS, zoals PrintIQ, kunnen klanten helpen bij het opstellen van een lijst met KPI's die ze moeten controleren.

Tegenwoordig kunnen maar weinig bedrijven het zich veroorloven om hun algehele duurzaamheid te negeren. Er zijn twee belangrijke aspecten aan duurzaamheid. De eerste is simpelweg het verminderen van afval, wat ook direct kosten bespaart. Dat betekent bijhouden hoe hulpbronnen worden gebruikt, zoals verwarming en elektriciteit. Overschakelen op een efficiënter systeem voor het nesten of samenvoegen van jobs kan helpen om minder substraatafval te produceren.

Best Practices toepassen
Het andere element is het toepassen van best practices, zoals het overstappen op gemakkelijker te recyclen materialen, het gebruik van inktbesparende software en het aanscherpen van de productie om herdrukken voor fouten te voorkomen. Het bijhouden van dergelijke gegevens maakt het gemakkelijk om echte vooruitgang te laten zien aan klanten, van wie velen dergelijke gegevens nodig hebben om hun eigen ecologische voetafdruk in kaart te brengen.

Overigens kan informatie uit deze prestatie-indicatoren ook worden gebruikt als onderdeel van je algehele marketing. Dit kunnen bijvoorbeeld gegevens zijn als een hoog percentage op tijd geleverde opdrachten of een groot percentage klanten dat ervoor kiest om terug te komen voor nabestellingen. Ook het betrekken van personeel bij het verzamelen van deze prestatie-indicatoren kan helpen om het moreel van het personeel te verhogen en om individuen of zelfs hele afdelingen mijlpalen te laten bereiken.

Concluderend kunnen veel leveranciers van printservices baat hebben bij het toepassen van het Japanse concept van Kaizen, wat betekent dat ze kleine problemen moeten identificeren en voortdurend verbeteringen moeten aanbrengen. Het bijhouden van de belangrijkste prestatie-indicatoren zorgt voor voortdurende verbeteringen in het hele bedrijf, wat op zijn beurt zou moeten leiden tot hogere winsten.