Waarom heeft automatisering procesbesturing nodig?

De digitale drukindustrie streeft naar meer automatisering. Sonja Angerer benadrukt het belang van procescontrole en dat zonder procescontrole de drukindustrie moeite zal hebben om vooruit te komen.

De afgelopen jaren is het onderwerp “workflow” steeds belangrijker geworden in de drukkerij. Dit komt enerzijds doordat er nu veel geschikte softwareoplossingen beschikbaar zijn. Aan de andere kant zorgen stijgende kosten, een tekort aan geschoold personeel en een groeiend milieubewustzijn ervoor dat drukkerijen zo efficiënt mogelijk willen produceren.

Het woord “workflow” dekt echter een breed spectrum. Wikipedia definieert “workflow” als een “ruimtelijke en tijdelijke opeenvolging van functioneel, fysiek of technisch gerelateerde werkprocessen op een werkplek”. Voor de digitale drukindustrie heeft de workflow bij het drukken op folie, karton of papier zeer verschillende betekenissen in het totale proces. Dit varieert van marketing en verkoop tot administratieve taken zoals projectbeheer, nacalculatie en facturatie, werk- en gegevensvoorbereiding tot logistiek.

Wat ze allemaal gemeen hebben, is dat de workflows in de afzonderlijke gebieden zeer complex zijn. Dit maakt het een “black box” voor medewerkers in andere afdelingen en zelfs het management, bijvoorbeeld een proces dat van buitenaf vrij ondoorgrondelijk is. Dit maakt het soms moeilijk om de deelgebieden te automatiseren en zodanig met elkaar te verbinden dat er een geïntegreerd productieproces ontstaat.

Automatisering als proces

De overdracht van werkprocessen naar machines of software, die zelfstandig kunnen worden uitgevoerd, leidt vaak tot onzekerheid bij werknemers in bedrijven. Werknemers vrezen vaak dat werkstromen en automatisering hun baan kunnen vervangen.

Om automatisering te laten werken, moet aan verschillende voorwaarden worden voldaan. Deze zijn:

• Een duidelijke definitie van de doelen en vereisten van automatisering en hoe succes wordt gemeten.
• Zorgvuldige analyse van bestaande processen en hun geschiktheid voor automatisering. Hiervoor moet het bedrijf eerst de huidige processen documenteren.
• Identificeer geschikte technologieën en methoden voor automatisering. Dit kunnen robots, sensoren, kunstmatige intelligentie en digitale platforms zijn. Soms kan het alleen gaan om slimme veranderingen in de workflow.
• Implementatie van automatisering, rekening houdend met de technische, organisatorische en juridische aspecten.
• Betrek, train en motiveer medewerkers die te maken hebben met automatisering of die automatisering moeten ondersteunen.

Een automatiseringsproces mag niet worden gezien als een eenmalige inspanning, het moet voortdurend worden gecontroleerd en verbeterd. Procescontrole wordt gebruikt om regelmatig de kwaliteit van geautomatiseerde processen te beoordelen, feedback te krijgen, problemen op te lossen en mogelijkheden voor verbetering te identificeren en te implementeren.

Procesregeling: Automatisering met een overzicht

Procescontrole is de mogelijkheid om gegevens over elke stap in de workflow te verzamelen, te organiseren en te visualiseren. Hierdoor kunnen problemen worden voorkomen, wat uiteindelijk leidt tot betere prestaties.

Om een workflow te automatiseren, moet je deze eerst begrijpen. Hiervoor zijn gegevens nodig die laten zien hoe elke stap van het proces werkt, hoeveel tijd en middelen het kost en welke resultaten het oplevert. Deze gegevens moeten echter ook bereid zijn om trends, patronen en afwijkingen te onthullen.

Kunstmatige intelligentie (AI) wordt steeds vaker toegepast in software voor procesbesturing. Dit komt doordat AI het mogelijk maakt om tendensen te identificeren en problemen te voorspellen die niet eenvoudig door een mens kunnen worden gedetecteerd. Met procesbesturing kunnen werknemers op alle niveaus de relevante gegevens gebruiken om beslissingen te nemen, te handelen en kwaliteit te garanderen.

Procesbeheersing is niet alleen voorbehouden aan het management. Immers, als door AI duidelijk wordt dat het druksubstraat opraakt, of als de medewerkers op een afdeling niet in staat zijn om de orderpiek op tijd te verwerken, is er zeer waarschijnlijk nog tijd om te reageren. Dit bespaart moeite en geld. Maar bovenal kan efficiënte procesbesturing helpen om frustratie bij het personeel van een drukkerij te voorkomen door vooruit te plannen.

De controle terugnemen

Voor drukkerijen is het vaak moeilijk om zelf uitgebreide automatiseringsprocessen te implementeren. Daarom is het zinvol om partners met ervaring in de branche aan boord te halen, zoals een consultant. Veranderingen moeten immers worden geïnitieerd en, nog belangrijker, gecontinueerd. Dit is vaak makkelijker gezegd dan gedaan. De meeste mensen zijn afkerig van verandering en zelfs degenen die het graag omarmen, kunnen hulp nodig hebben om zich aan te passen.

De combinatie van automatisering en procesbesturing lijkt voor sommige mensen te rigide en inflexibel. Daarom is het belangrijk dat alle betrokkenen zich gehoord en begrepen voelen. Het is belangrijk dat iedereen zijn zegje kan doen.

Met de juiste participatie hebben alle werknemers het gevoel dat ze meer controle hebben over hun werkplek en de balans tussen werk en privé. Dit maakt automatisering tot een succes waar iedereen graag deel van uitmaakt.

Ontdek de nieuwste innovaties in automatisering op FESPA Global Print Expo 2024, Europa’s toonaangevende print- en signagebeurs. Vindt plaats van¹⁹ tot²² maart 2024 in RAI Amsterdam, Nederland. Registreer hier en gebruik promocode FESJ406 voor 30 euro korting.