Paul Sherfield geeft ons praktisch advies over hoe je je drukproef- en goedkeuringscycli het beste kunt beheren

 

“Zo zag het er niet uit op mijn scherm!”
“Ik wist niet dat ik alles opnieuw moest controleren”
“Mijn baas begrijpt deze dingen niet”
“Je hebt het verkeerde bestand gebruikt!”
“Waar controleer ik op?”

Als een of meer van deze opmerkingen van klanten u bekend voorkomen, lees dan verder.

Heb je een gedocumenteerd goedkeuringsproces voor drukproeven?

Deze vreemde tijden geven ons allemaal de tijd om na te denken over al onze werkmethoden, systemen en praktijken. Zijn ze geschikt voor uw productmix en de behoeften van uw klanten? Zullen ze nog steeds ‘best practice’ zijn als de huidige crisis voorbij is en we allemaal terugkeren naar een normale situatie die we misschien moeilijk kunnen herkennen?

Een gebied waar je productie- en verkoopteams de tijd voor moeten nemen is proofing en de bijbehorende goedkeuringscyclus. Het zou ook nuttig zijn om met uw klanten te praten en hun mening te vragen over uw systeem op dit gebied.

Voor welk doel is een proefdruk bedoeld en welke gebieden moeten door de klant worden gecontroleerd? Als dit niet duidelijk wordt gecommuniceerd door de drukker, kan het verkeerd worden begrepen door de klant, die niet weet wat er van hem wordt verwacht. Zijn uw proefdruksystemen en goedkeuringscycli geschikt voor uw markt en producten, en worden ze begrepen door uw klanten?

Je proefdruk- en goedkeuringscyclus moet geschikt zijn voor je markt, klanten en product. Veel product- en printmarkten, zoals online web-to-print, maken gebruik van soft proofing, vaak alleen voor de inhoud. Andere markten, zoals verpakkingen, etiketten en high-end commercieel drukwerk, kunnen vele iteraties van kleur en inhoud proofing en goedkeuring nodig hebben.

Er moet dus goed worden nagedacht over uw oplossingen en systemen om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de behoeften van uw klanten en de markt.

Dit kan leiden tot verwarring, fouten en zelfs herbewerkingen en herdrukken, en de financiële resultaten kunnen in het geding komen. Niet de manier om een goede klantrelatie op te bouwen!

Weet je zeker dat je bewijs- en goedkeuringsproces niet bijdraagt aan de bovenstaande problemen?

Laten we eens kijken naar waar proefdrukken voor worden gebruikt, in dit geval voor zowel zachte proefdrukken op het scherm als harde fysieke proefdrukken; de inkjet proefdrukken en drukproeven op de productiepers.

  1. Goedkeuring van kleur. De proeven, zowel harde als zachte op dit gebied worden vaak ‘contractproeven’ genoemd, omdat ze worden beschouwd als een kleurmaster die moet overeenkomen met het drukwerk. Enkele gebieden om eerst te overwegen:
    • Zijn jullie contractproeven in kleur geverifieerd volgens de juiste kleurenworkflow? Is er een ISO 12647-7 validatie ‘sticker’ afgedrukt of bevestigd aan elke proef die deze informatie aan de klant geeft?
    • Geven jullie de klant instructies over hoe hij deze proefdruk moet bekijken met de juiste lichtomstandigheden op basis van D50 of een alternatief zoals TL84 voor instore?
    • Hoe zorg je ervoor dat kleurcontactsoftproeven door je klant worden bekeken op breed gamma, geprofileerde, kleurechte monitoren met de juiste kleurbeheerinstellingen?
    • Sturen jullie een voorblad mee met deze soft proofs met details over hoe je deze bestanden, vaak PDF’s, kunt bekijken en goedkeuren?
    • Hebben je klanten de juiste software om PDF-proeven te bekijken en van commentaar te voorzien?
    • Zal het bovenstaande begrepen worden als deze bewijzen gezien of bekeken worden door anderen binnen de organisatie van je klant?
  2. Goedkeuring van de inhoud, zowel zachte als harde drukproeven:
    • Begrijpen je klanten dat deze proefdrukken alleen voor de inhoud zijn en niet voor nauwkeurige kleurgoedkeuringen?
    • Zal dit begrepen worden als deze bewijzen gezien of bekeken worden door anderen binnen de organisatie van je klant?
    • Hebben je klanten de juiste software om PDF-proeven te bekijken en van commentaar te voorzien?
  3. Herziene drukproeven
    • Zijn ze voor kleur, inhoud of beide?
    • Moeten alleen de gecorrigeerde gebieden worden gecontroleerd of alle elementen? Dit hangt af van de omvang van de correctie en wie deze heeft uitgevoerd, en de vereisten moeten duidelijk worden gemaakt.
    • Wordt dit goedkeuringsproces en het stadium waarin het zich bevindt gedocumenteerd op een bijgevoegd voorblad?

De goedkeuringsprocedure

Laten we nu aannemen dat de technische gebieden van bewijzen, zowel harde als zachte, zijn aangepakt en gecorrigeerd, en dat:

  1. Alle fysieke kleurcontractproeven hebben een validatielabel die aangeeft dat ze voldoen aan ISO 12647-7 en de gebruikte kleurbeheerworkflow en -profielen en er wordt advies gegeven over de weergaveomstandigheden.
  2. Het goedkeuringssysteem voor bewijzen is aanwezig.
  3. Soft proofs zijn duidelijk gemarkeerd op doel, kleur inclusief de monitor kleurwaarschuwingen, of alleen inhoud.
  4. Herziene proefdrukken hebben instructies over wat de klant moet controleren.

Dus wat blijft er over?

Beheren waar jij en je klant zijn in het goedkeuringsproces:

  • Is het de eerste, tweede, derde enz. ronde van proefdrukken? Hoe wordt dit vastgelegd en beheerd, op een proefdrukbriefje, in de jobtas?
  • Wie voert de correcties uit, jij of levert je klant nieuwe gecorrigeerde bestanden aan?
  • Zo ja, wat voor soort reproof hebben ze nodig, begint het goedkeuringsproces opnieuw?
  • Oudere versies van klantbestanden moeten worden beheerd om verwarring te voorkomen, dus is versiebeheer nodig.
  • Definitieve goedkeuring van de klant moet duidelijk zijn en gedocumenteerd
  • Als deze definitieve goedkeuring afhankelijk is van het uitvoeren van verdere correcties, moet u overwegen om nog een proef in te dienen, ondanks de instructie van uw klant
  • Hoe worden de kosten van auteurscorrecties berekend en geregistreerd?
  • Worden klanten geïnformeerd over deze kosten voordat ze actie ondernemen?
  • Worden klanten gevraagd om de correctiekosten schriftelijk goed te keuren?

Denk aan dat oude gezegde: “Er is altijd tijd voor een herdruk!”.

Enkele acties om te overwegen:

Plak D50-stickers op fysieke contract kleurproeven om onjuiste kijkomstandigheden aan te geven, deze kunnen worden hergebruikt. De stickers tonen bij onjuiste verlichting kleurstroken zoals te zien is in de afbeelding hieronder. Onder de juiste D50-verlichting zouden de stroken nauwelijks zichtbaar moeten zijn.

https://www.ugra.ch/en/product/ugra-light-indicator-strip-d50/

 

Gebruik goedkeuringsstickers/interactieve PDF-/woorddocumenten voor goedkeuring/commentaar/correcties en verdere acties/herbevestigingen enz.

 

Dit interactieve formulier kun je downloaden en aanpassen aan je eigen wensen. Het kan worden gebruikt als voorblad voor PDF proefdrukken of als papieren formulier voor fysieke proefdrukken. Een online goedkeuringssysteem voor drukproeven zou echter veel transparanter en beter traceerbaar zijn, zelfs voor fysieke drukproeven.

Veel gratis PDF-viewers geven een complexe grafische PDF niet correct weer qua kleur of inhoud! Acrobat Professional is de ‘gouden standaard’. Adviseer klanten daarom altijd over de weergaveproblemen met andere PDF-software.