Marshall Atkinson benadrukt het belang van het bouwen en begrijpen van effectieve KPIS voor je bedrijf. Hij legt ook uit welke KPI’s belangrijk zijn om te meten en hoe je deze KPI’s kunt implementeren.

Ergens in de loop van je carrière heb je waarschijnlijk wel eens iemand gelezen, gezien of gehoord die het belang van KPI’s of “Key Performance Indicators” uit de doeken deed. Na ongeveer tien minuten praten over wat dan ook, begon je je telefoon, e-mails, sociale media of wat dan ook te checken, maar stemde je niet af op wat de persoon probeerde over te brengen.

KPI’s? Getallen? Wiskunde?

Saai! Ik bedoel…kom op. Ons bedrijf doet het geweldig. We hebben succes gehad zonder al die KPI-onzin. Waarom nu beginnen?

Want het zuigende geluid dat je hoort is de winst die het raam uit vliegt. Zelfs als je succes hebt gehad zonder je zorgen te maken over je KPI’s, is dat geen garantie voor succes in de toekomst. En laten we niet vergeten dat je een plunjezak met niet-gevangen geld in je bedrijf kunt achterlaten omdat je niet het werk doet dat nodig is om het op te halen.

Dit is wat ik bedoel. Een “Key Performance Indicator” is alles wat belangrijk is in je bedrijf. Je wilt dit bijhouden, want als iets belangrijk is, wil je er zeker van zijn dat je altijd het maximale niveau van effectiviteit bereikt. Maar als dat nog niet gedefinieerd is, hoe weet je dan dat je op volle capaciteit werkt en geen ongerealiseerd potentieel hebt?

Dit artikel gaat over het definiëren van deze mogelijkheden, het implementeren van een systeem en ervoor zorgen dat het werkt.

Inzicht in de beste statistieken

Wat zijn de belangrijkste dingen waar je in je bedrijf voortdurend op let? Verkoop? Productie? Klanttevredenheid? Nauwkeurigheid van bestellingen? Hoeveel minuten besteedt die man in de productie elke dag in de badkamer?

Er zijn honderden, zo niet duizenden dingen die we in elk bedrijf zouden kunnen meten. Maar er zijn er maar een paar die op hun plaats vallen en een verschil maken. Als iets zo belangrijk is, wat maakt het dan tot een succes of een mislukking?

Laten we bijvoorbeeld de meest voorkomende nemen, verkoop. Natuurlijk kun je een omzetdoel stellen. Maar wat bepaalt dat? Kun je dat uitsplitsen in eenvoudig te begrijpen wiskunde om dagelijks te weten of je dat verkoopdoel zult bereiken?

Laten we zeggen dat je een verkoopdoel van $ 1.000.000 wilt halen. Als je gemiddelde ordergrootte $1.500 is, kun je dat gebruiken om een gemakkelijk af te lezen KPI te bepalen.

$1.000.000/$1.500 = 666,6 bestellingen per jaar. Laten we naar boven afronden en het 667 noemen.

667/12 maanden = 55,58 bestellingen per maand. Laten we naar boven afronden en het 56 noemen.

56/4 weken = 14 bestellingen per week.

14/5 = 2,8 bestellingen per dag. Laten we naar boven afronden en het 3 noemen.

Als je bedrijf dus dagelijks 3 orders sluit met een gemiddelde verkoopwaarde van $1.500, zul je je omzetdoel van $1.000.000 gemakkelijk halen.

Kijk terug naar je verkoopinspanningen van gisteren. Heb je ten minste drie orders gesloten met een waarde van $1.500? Zo niet, wat ga je dan veranderen om dat kleine dagelijkse doel te bereiken?

Andere voorbeelden

Dat is natuurlijk maar één voorbeeld. De KPI die voor jou het belangrijkst is, kan gaan over productietijd, opleiding van medewerkers, defectpercentages of andere belangrijke gegevenspunten om succes of mislukking eenvoudig te signaleren.

Je wilt vooral dat je KPI’s relevant zijn. Het heeft weinig zin om gegevens bij te houden en te meten als je niets met de informatie doet. Als je de informatie eenmaal hebt, gebruik deze dan als een signaal voor verandering. Zoals mijn goede vriend Mark Coudray zegt: “Er kunnen maar drie dingen gebeuren, en twee daarvan zijn slecht. Dingen worden beter. De dingen worden slechter. Of, de dingen blijven hetzelfde.”

Wanneer je begint te graven in de KPI-cijfers, kan dit je wijzen op de mogelijkheid om andere bedrijfsonderdelen te verbeteren.

Kansen voor u

Stel dat je begint met het meten van je productiestilstand. Dit is de tijd tijdens de werkdag die je niet besteedt aan afdrukken. Als je afdrukt, verdien je geld. Als je niet afdrukt, geef je geld uit. Stilstand kan duur worden, dus het is een fantastische KPI om bij te houden.

Vanwege de nieuwe interesse in de downtime KPI is je team gaan kijken naar de hoofdoorzaak van de downtime voor productie. Het is vooral wachten op dingen. Wachten tot de inkt gemengd is. Wachten tot de schermen klaar zijn. Wachten tot de inventaris geteld en opgemaakt is. Wachten op goedkeuring van de manager om een opdracht uit te voeren.

De wiskunde achter hun hypothese bewijst dat ze gelijk hebben en toont aan dat meer dan 60% van de stilstandtijd van de winkel bestaat uit wachten op iets. Om dit te corrigeren begint het team vandaag met de “speurtocht” naar alles wat nodig is voor de productie van morgen. Dit vergt enige reorganisatie, training en proceswijzigingen, maar het is gelukt.

Door deze inspanning stijgt de productie, dalen de kosten en neemt de tevredenheid van zowel werknemers als klanten toe.

Omdat er twee dingen gebeurden: er werd iets gemeten en dat leidde tot verandering. De verbeteringen werden gevalideerd omdat de KPI’s bewezen dat het idee werkte.

Welke KPI’s moeten we meten?

Denk je nog steeds dat KPI’s saai en tijdverspilling zijn? Als dat zo is, weet ik zeker dat je concurrentie blij zal zijn.

Maar als je hier dieper op in wilt gaan, laten we dan eens kijken hoe je kunt bepalen welke KPI’s je zou willen meten.

Laten we dit eerst vanuit twee perspectieven bekijken. Wat is kapot of moet worden verbeterd? En wat is belangrijk en moet succesvol blijven werken? Je kunt KPI-metingen bouwen rond een van deze ideeën, maar waarschijnlijk zijn ze allebei belangrijk.

De beste manier om dit te doen is om je team bij elkaar te roepen en te discussiëren. Ik heb in de loop der jaren geleerd dat als je de werkelijke realiteit van een bedrijf wilt weten, je uit je kantoor moet komen en het moet vragen aan de mensen die het werk doen. Geloof me, zij hebben een mening.

Aangezien het je doel is om hun werk gemakkelijker te maken, je product te verbeteren, de kosten te verlagen en de winst te verhogen… is dit een waardevolle activiteit. Gebruik een whiteboard of een grote ezel met een onderlegger. Brainstorm met je team over de belangrijke meet- en analysemethoden en wat daar allemaal bij komt kijken.

Aan het einde van de oefening wil je een lijst maken van belangrijke punten over het bedrijf die het bedrijf gezond houden. “Als deze dingen niet goed werken, zijn we gedoemd.”

En bepaal voor elk hoe succes kan worden gemeten. Wat en hoe ga je iets meten en wat is een succesvol getal?

Belangrijke dingen definiëren in het OKR-formaat

Een gemakkelijke manier om succes te definiëren is om elk cruciaal punt op te sommen in het OKR-formaat. OKR staat voor “Doel, Belangrijk Resultaat”. Dit betekent: “Dit is wat we willen en dit is het positieve resultaat van wat er gebeurt.

Gebruikmakend van ons verkoopvoorbeeld van eerder, als het doel is om een dagelijks gemiddelde van drie verkopen per dag te hebben, met een verkooptotaal van ten minste $1.500, dan zal het omzetdoel van $1.000.000 worden bereikt.

De volgende stap is om te kijken of je kunt begrijpen wat bijdraagt aan dat succes. Hoeveel offertes moet je dagelijks versturen om drie verkopen te sluiten? Als de gemiddelde orderwaarde $1.500 is, welk type klant geeft dat bedrag dan uit? Sluit u meer verkopen door doorverwijzingen of door koude prospectie?

Hier begint het echte werk. Bepaal je doelen, definieer wat belangrijk is, stel een KPI-doel vast en meet en test de resultaten.

Vergeet niet dat je je team bij alle aspecten van deze reis moet betrekken. Zij zijn tenslotte degenen die hun rug zullen breken om dit voor elkaar te krijgen.

KPI’s implementeren

Laten we zeggen dat jij en je team elkaar hebben ontmoet en een eerste set KPI’s hebben opgesteld. De volgende stap is het implementeren van de gegevensverzamelingsstap om het succes te meten.

Je wilt dit zo gemakkelijk mogelijk maken. Als je het verzamelen van gegevens kunt automatiseren zonder dat iemand het werk hoeft te doen, is dat het beste. Dat is echter niet altijd mogelijk. Als een teamlid tijd en moeite moet besteden aan het bijhouden van iets, maak het hem dan gemakkelijk om de gegevens te verzamelen. Vereenvoudig de dingen zoveel mogelijk en geef ze de hulpmiddelen om succesvol te zijn.

Je moet regelmatig opvolgen met training en ondersteuning om ervoor te zorgen dat de gegevens nauwkeurig en op tijd worden verzameld. Mijn ervaring is dat als een urenstaat cijfers bevat die overwegend eindigen op een 5 of een 0, het teamlid ze verzint.

Het creëren van goede gewoonten is hoe deze gegevens worden verzameld. Het moet aanvoelen als een natuurlijk onderdeel van het proces en het moet elke keer zonder mankeren gebeuren.

Conclusie

Alle ervaren bedrijfsleiders zullen je vertellen dat“je niet kunt managen wat je niet meet”. Dit is 100% waar.

De tijd nemen om de belangrijkste gegevenspunten voor je bedrijf te verzamelen, sorteren, grafieken te maken en te analyseren is een cruciale stap om je bedrijf gezond te houden en te laten groeien.

Prestatiegegevens helpen een leider om weloverwogen beslissingen te nemen. Anders blijf je gissen.