COVID-19 dwong de meeste mensen om thuis te werken in plaats van op kantoor. Voor drukkers betekent dit dat ze zullen moeten wennen aan meer telewerkers. Hoe beïnvloedt dit hun workflows?

Onlangs stuurden Apple werknemers Tim Cook een brief waarin ze eisten dat ze ook na september 2021, wanneer Apple hen vroeg om 3 dagen per week terug te keren naar kantoor, op afstand vanuit hun huis zouden blijven werken.

Wat de productie van goederen betreft, waren sommige mensen verplicht om op het bedrijfsterrein te blijven, zelfs tijdens de ergste perioden van de pandemie. Maar veel marketing-, management-, administratieve en verkoopteams werkten op afstand. Veel medewerkers staan te popelen om terug te keren of zijn al teruggekeerd naar hun kantoor. Het lijkt echter zeer waarschijnlijk dat veel van deze werknemers zullen vragen om flexibelere werktijden, inclusief de mogelijkheid om thuis te werken.

HP's PrintOs heeft een mobiele app waarmee externe medewerkers de printproductie kunnen bijhouden.

Afbeelding credit: HP

Dit creëert nogal wat uitdagingen voor drukkers, vooral op het gebied van:

  • Beheer
  • Uitrusting
  • Workflow en software
  • Veiligheid en gezondheid op het werk.

Beheer op afstand

In 2021 zou je denken dat er geen problemen meer zijn om wereldwijde communicatie tot stand te brengen. Vandaag de dag gebruiken de meeste medewerkers regelmatig smartphones en weten de meeste mensen hoe ze messengers en e-mails moeten gebruiken. We maken gebruik van verschillende berichtenkanalen voor dagelijkse communicatie. Deze hulpmiddelen zijn nuttig geweest bij het organiseren van de activiteiten tijdens COVID-19. Dit kan echter een probleem zijn.

Privacy en gegevensbescherming is een enorm onderwerp op zich. Het is echter aan te raden dat printers de algemene voorwaarden van Apple, Google en Microsoft lezen. Gratis persoonlijke accounts sluiten uitgebreid zakelijk gebruik uit. Zowel Google als Microsoft bieden betaalde cloudmodellen voor bedrijven, inclusief abonnementen op productiviteitssoftware voor bedrijven van elke omvang.

Een team managen is meer dan alleen e-mails lezen en beantwoorden. Het is noodzakelijk voor bedrijven om in het contract van elke werknemer duidelijke werktijden, werkuren en zakelijk gedrag op te nemen tijdens het thuiswerken.

Met werknemers die verschillen in leeftijd, geslacht en achtergrond is het ook belangrijk om te onthouden dat niet iedereen zich prettig voelt bij het werken op afstand en het gebruik van alleen online communicatie. Managers moeten hier rekening mee houden, anders lopen ze het risico dat hun teams uit elkaar vallen.

De juiste apparatuur kiezen

18 maanden na het ontstaan van COVID-19 hebben we allemaal geleerd dat kantoorapparatuur zoals laptops en tablets het gemakkelijk maakt om op afstand te werken. Sommige kleinere drukkerijen hebben hun werknemers aangemoedigd om hun eigen apparatuur te gebruiken tijdens het thuiswerken. Hoewel “BYOD” (Bring Your Own Device) en COPE (Corporate Owned, Personally-Enabled) bekende concepten zijn om ervoor te zorgen dat persoonlijke en zakelijke gegevens niet samenkomen op deze apparaten, moet implementatiesoftware zoals Miradore vooraf worden geïnstalleerd.

De belangrijkste medewerkers van een drukkerij werken waarschijnlijk op de productieafdeling. Hoewel er nog geen oplossing is gevonden om de complexe behoeften van een digitaal print- en afwerkingsbedrijf volledig te automatiseren, bieden veel fabrikanten al jaren eenvoudige oplossingen om hun printers op afstand te volgen. Het meest prominente voorbeeld is HP’s PrintOs. Hun nieuwe HP Latex 700 en 800 series hebben een App-koppeling die inzicht geeft in de productie op elk mobiel apparaat van Android of Apple.

EFI biedt een breed scala aan MIS / ERP-oplossingen voor meerdere locaties.

Software en workflow zijn twee zijden van een munt

Al jaren bieden de meeste industriële RIP-oplossingen voor digitaal printen toegang op afstand via een app of webportaal. Deze oplossingen zijn echter alleen logisch als de workflow is gestroomlijnd. Met een speciale resourceplanning kunnen grote opdrachten tijdens nachtdiensten op afstand worden geregeld, waardoor kleinere opdrachten overdag blijven liggen. Het laden en lossen van media/afdrukken en het afwerken van applicaties vereist nog steeds veel handmatig werk op locatie, daarom lijkt het redelijk om hiervoor de belangrijkste werkuren te reserveren.

In de toekomst kunnen administratieve taken zoals verkoop, het indienen van offertes en marketing zonder problemen op afstand blijven werken. ERP-software zoals Gunter advanter 5 elements print +sign zijn afgestemd op het opnieuw creëren van de standaardwerking van een drukkerij in een speciale software, waardoor drukkerijen op meerdere locaties gemakkelijk kunnen worden beheerd. EFI is een voorbeeld van een van de vele leveranciers die gespecialiseerd zijn in MIS /ERP-software. Ze hebben een breed assortiment productiviteitssoftware voor PSP’s van alle groottes en Project Software.

Het thuiskantoor van een drukker mag dan wel gezellig zijn, maar het voldoet waarschijnlijk niet aan de plaatselijke gezondheids- en veiligheidsvoorschriften.

Afbeelding credit: S. Angerer

Veiligheid en gezondheid op het werk

Veel drukkerijen hebben onlangs hun middelen geïnvesteerd in het creëren van prachtige administratieve, sociale en verkoopruimten. Hoewel het nodig kan zijn om deze opnieuw in te richten om te voldoen aan de gezondheids- en veiligheidsvereisten van COVID.

Veel bedrijven hebben klanten en geld verloren tijdens de pandemie en daarom kan het een probleem zijn om geld uit te geven aan het herinrichten van kantoren. Het is echter duidelijk dat werknemers krappe kantoorruimtes niet langer accepteren. Elke drukker die bekwaam personeel wil behouden en jong talent wil aantrekken, zal rekening moeten houden met de zorgen van mensen, zelfs nadat de pandemie is afgenomen.

In de meeste Europese landen zijn de regels voor veiligheid en gezondheid op het werk al lang van kracht. Hierdoor zullen de meeste thuiskantoorruimte en -apparatuur niet voldoende zijn voor een reguliere werkruimte. Hoewel deze feiten op het hoogtepunt van de gezondheidscrisis op grote schaal over het hoofd werden gezien, zal het weer een probleem worden als de economie zich herstelt en groeit. Drukkers moeten zich ervan bewust zijn dat ze, afhankelijk van de lokale arbeidswetgeving, verantwoordelijk kunnen worden gehouden voor de werkomstandigheden van hun personeel in een thuiskantoor.

Zullen printers in de toekomst op afstand werken?

In de komende jaren lijkt het onwaarschijnlijk dat een typische printer een op afstand bediende productieruimte zal zijn met weinig personeel. Hoewel dit theoretisch vandaag al zou kunnen, lijkt de investering te groot, zeker gezien de krappe marges bij standaardtoepassingen.

Voor drukkers kan flexibel en op afstand werken essentieel blijken te zijn voor verkoop- en administratief personeel, al was het maar om de interesse van jong talent te wekken.