Nessan Cleary bespreekt hoe software voor Management Informatie Systemen een essentieel onderdeel is geworden van het runnen van een moderne drukkerij, maar de implementatie bepaalt het succes.
Een Management Informatie Systeem, of MIS, is waarschijnlijk een van de meest complexe stukken software waarmee de meeste drukkerijen te maken krijgen. En net zoals er enorme verschillen kunnen zijn in de manier waarop verschillende drukkerijen werken en de klanten die ze bedienen, is er geen MIS dat voor iedereen zomaar uit de doos komt. Dit maakt het moeilijk om precies uit te zoeken wat een MIS voor je kan doen en wat het mag kosten. Maar misschien is het een beter uitgangspunt om je af te vragen wat een goed geïmplementeerd MIS je kan besparen?
Een MIS gaat over twee afzonderlijke dingen – bedrijfsinformatie en workflowautomatisering – en het met elkaar verbinden van deze dingen moet leiden tot minder verspilling en dus meer winst. Dit geldt net zo goed voor kleine bedrijven als voor grote ondernemingen.
Bijschrift: Idealiter zouden gebruikers toegang moeten hebben tot de meeste functies van een MIS vanaf draagbare apparaten, waaronder laptops, tablets en smartphones, zoals PrintIQ hier laat zien.
Het oorspronkelijke uitgangspunt achter MIS-software was om het management een grondig inzicht te geven in alle kosten en problemen in een bedrijf, zodat ze de juiste beslissingen konden nemen. De enige manier om echt inzicht te krijgen in alle inkomsten en uitgaven is door een gecentraliseerd systeem te gebruiken dat verbonden is met alles, van de bestellingen die binnenkomen tot het aantal paperclips dat de boekhoudafdeling doorkrijgt. Dit betekent dat het belangrijkste verkoopargument van een MIS niet zozeer de functionaliteit van de software zelf is, maar de vaardigheid die het team heeft in het integreren met software van andere leveranciers.
Dat heeft er logischerwijs toe geleid dat het MIS automatisch een aantal van die andere systemen laat draaien en bepaalt hoe de verschillende opdrachten door de verschillende productieafdelingen worden geduwd. Dit betekent meestal productieworkflows en in theorie zou het opzetten van een systeem op basis van hot folders het ook mogelijk kunnen maken om taken automatisch van het ene proces naar het andere door te geven. Maar een MIS doet veel meer dan dit. Het past automatisch alle informatie van het opdrachtticket toe waar nodig, om af te drukken, af te werken of te factureren, zonder fouten of dubbel werk. Daarnaast verzamelt het gegevens om rapporten op te stellen over hoe het bedrijf draait en kan het elders acties in gang zetten, zoals meer substraten bestellen wanneer dat nodig is en aangeven waar er problemen zijn, bijvoorbeeld als een bepaalde machine meer onderhoud nodig heeft dan verwacht of als opdrachten worden opgehouden in een of ander proces.
Bijschrift: Het MIS moet een overzicht kunnen tonen van de status van alle lopende opdrachten, zoals in deze afbeelding van PrintIQ.
Modulaire architectuur
De meeste MIS bieden een kernset van functies plus een aantal optionele modules, zodat drukkerijen het MIS kunnen afstemmen op hun eigen behoeften. Hoewel de meeste MIS voor verschillende afdrukdisciplines werken, hebben de meeste grootformaat gebruikers specifieke vereisten, zeker als je ook op textiel afdrukt. Dit betekent op zijn minst dat er rekening moet worden gehouden met de grote substraatformaten die worden gebruikt, zowel voor rollen als voor harde media. Het MIS moet ook de verschillende soorten nabewerking ondersteunen die gebruikelijk zijn bij grootformaat printen, waaronder snijden via een digitale snijtafel of router, maar ook zomen, lassen, ooglassen enzovoort.
Een fundamenteel kenmerk van elk MIS is de mogelijkheid om opdrachten te schatten en offertes voor werk uit te brengen. Dit betekent dat je rekening moet kunnen houden met alle relevante kosten, inclusief de grondstoffen en de arbeid van het personeel en de bedrijfskosten en afschrijving van de gebruikte apparatuur, en dat je een redelijke marge moet kunnen bepalen voor elke opdracht. In sommige gevallen kunnen er verschillende manieren zijn om een opdracht uit te voeren, met verschillende gevolgen voor de schatting.
Bijschrift: Het MIS moet ganging ondersteunen, zoals hier te zien is op het Tharstern MIS
De schattingsmodule moet nauw verbonden zijn met de plannings- en roostermodule omdat je wilt dat het MIS de meest efficiënte productiemethode kiest bij het inroosteren van opdrachten voor die dienst, maar je verliest geld als de schatting uitgaat van een goedkopere productiemethode. Idealiter zou de planning dynamisch moeten zijn en automatisch moeten kunnen worden bijgewerkt om rekening te houden met nieuwe opdrachten die binnenkomen, op basis van de vereiste leverdatums en synergieën met andere opdrachten.
Dit veronderstelt op zijn beurt dat het MIS ofwel zijn eigen impositie- en samenvoegmodule heeft of nauw verbonden is met de software die je hiervoor hebt. Dit is vooral belangrijk voor grootformaatwerk waar het vrij gebruikelijk is om meerdere opdrachten samen te voegen op dezelfde planken om kosten te besparen en waar veel van die opdrachten onregelmatige vormen hebben die aan elkaar genest moeten worden. Het spreekt voor zich dat het systeem onderscheid moet kunnen maken tussen opdrachten voor verschillende klanten. Het is net zo belangrijk dat opdrachten voor dezelfde klant kunnen worden opgesplitst in de verschillende onderdelen. Een detailhandelaar kan bijvoorbeeld hetzelfde type display willen, maar dan verdeeld over verschillende winkeleenheden met verschillende afmetingen. Door deze opdrachten samen te voegen bespaar je tijd en grondstofkosten, maar het systeem moet ze kunnen scheiden voor levering en facturatie.
De CRM-module moet de verkoopmedewerkers in staat stellen contact te onderhouden met klanten, offertes om te zetten in orders en de voortgang van die orders te volgen. Dat betekent op zijn minst dat artwork moet worden opgevolgd voor levering en dat ervoor moet worden gezorgd dat iedereen in de goedkeuringslus heeft getekend voor de proefdrukken.
De meeste MIS’en hebben een e-commerce module, maar er zijn argumenten die ervoor pleiten om een speciaal Web-to-Print programma te gebruiken. Het hangt echt af van de schaal van elk individueel bedrijf en het type klanten dat u bedient. Sommige grootformaatafdelingen maken deel uit van een grotere commerciële drukkerijgroep, of zijn afhankelijk van klanten die eenmalige bestellingen doen en met creditcards betalen, terwijl andere misschien alleen vaste klanten in staat willen stellen om nabestellingen te doen op rekening. Er zijn zoveel variaties dat Web-to-Print echt een apart artikel nodig heeft.
Bijschrift: MultiPress van Dataline is een MIS/ERP-software voor grafische productiebedrijven. Het integreert alle administratieve, commerciële, financiële en logistieke bedrijfsprocessen, samen met productie en rapportering in één krachtig MIS/ERP-systeem.
Het MIS zou een soort voorraadbeheer moeten omvatten om ervoor te zorgen dat je niets tekort komt voor komende klussen, zoals een bepaald substraat, maar ook voor het op tijd kopen van gewone artikelen, zoals onderdelen voor het onderhoud van apparatuur, om paniek op het laatste moment te voorkomen. Idealiter zou dit zich ook moeten uitstrekken tot het beheren van je eigen toeleveringsketen, zodat je inzicht hebt in de kosten van substraten en kunt profiteren van bulkaankopen of andere aanbiedingen.
Wat fulfilment betreft, moet het MIS op zijn minst een afleverbericht kunnen genereren. Sommigen boeken de levering ook in bij een koeriers- of postbedrijf, en sommigen gaan nog verder en maken rechtstreeks verbinding met de systemen van verschillende koeriersbedrijven om de meest kosteneffectieve vorm van levering uit te werken op basis van de eisen van de klant, ook als verschillende delen van een opdracht naar verschillende locaties moeten worden gestuurd.
Tot slot hebben de meeste MIS’en een boekhoudmodule, maar het is waarschijnlijk gebruikelijker om te integreren met speciale boekhoudsoftware, vooral omdat de meeste boekhoudsoftware behoorlijk ingeburgerd is.
Hoewel de meeste MIS-leveranciers hun software tegenwoordig op de markt brengen als onderdeel van een productieworkflow, ligt de echte waarde van een MIS in het vermogen om de sterke en zwakke punten in een bedrijf te identificeren. Uiteindelijk moet een MIS zichzelf terugbetalen door te helpen verspilling tegen te gaan en opdrachten efficiënter te produceren.