Het verbetert de efficiëntie, verlaagt de kosten, versnelt de productontwikkeling en stelt bedrijven in staat zich te concentreren op hun “kerncompetenties”.

Voor veel mensen is outsourcing een beangstigend voorstel. Toch biedt dit nieuwe bedrijfsmodel, dat wereldwijd wordt toegepast in zowel de private als de publieke sector, meerdere voordelen. Het stelt een organisatie in staat om bedrijfsdoelstellingen te bereiken, waarde toe te voegen, hulpbronnen aan te boren en risico’s te beperken. Met andere woorden, van individuele items tot systeembeheer, door te kiezen voor externe leveranciers kan het bedrijf of de organisatie die een taak uitbesteedt (de “klant”) zich concentreren op waar het goed in is.

Problemen ontstaan door gebrek aan of slechte bestuurspraktijken.

Hoewel het algemene publieke stereotype van outsourcing misschien is om financieel te besparen door te profiteren van goedkopere arbeidskrachten in een ander land (bekend als “offshoring”), kan outsourcing zowel binnenlands als buitenlands zijn. Het kan de klant ook toegang geven tot expertise en een productiviteitsniveau dat intern niet beschikbaar is. Als er een tekort aan vaardigheden of productie is (vaak in de informatietechnologie) en de dienstverlener een oplossing kan bieden, kan een outsourcingoplossing aan de behoeften van beide partijen voldoen.

Statistieken over dit onderwerp zijn een openbaring. Accountants- en adviesbureau Deloitte publiceerde onlangs zijn gratis 2014 Global Outsourcing and Insourcing Survey, waarin de politieke implicaties, regelgeving, outsourcingbestemmingen, technologie en leveranciersmanagement aan bod komen. Het platform udemy.com voor online cursussen publiceerde bijvoorbeeld enkele onthullende statistieken voor 2013. In dat jaar was 43% van de IT-sector uitbesteed. Het jaar daarop steeg dit naar 60%.

Deloitte voorspelt ook dat uitbesteding zal blijven groeien met een percentage van 12% tot 26% voor alle geanalyseerde functies.

Schaalvoordelen

De “vader” van outsourcing is misschien wel de vroeg 19e-eeuwse Britse econoom David Ricardo met zijn economische principe van “comparatief voordeel”, maar pas in 1989 nam beeldverwerkingsbedrijf Eastman Kodak de toen revolutionaire stap om zijn informatietechnologiesystemen uit te besteden.

Tot die tijd was het ideale bedrijfsmodel een groot en goed geïntegreerd bedrijf dat zijn activa bezat, beheerde en direct controleerde. Maar grote bedrijven waren niet in staat om wereldwijd te concurreren omdat opgeblazen managementstructuren flexibiliteit in de weg stonden. Diversificatie werd een strijdkreet om de basis van bedrijven te verbreden en te profiteren van schaalvoordelen. Voor veel grote bedrijven resulteerde dit in een strategie waarbij ze zich concentreerden op hun kernactiviteiten en competenties, waarbij ze identificeerden wat cruciaal was voor de toekomstige groei van het bedrijf en wat niet.

Risico en beloning inschatten

Hoewel outsourcing een ideale oplossing lijkt voor entiteiten die hun overheadkosten zo laag mogelijk willen houden en het aantal personeelsleden laag willen houden, zijn er ook gevaren die vermeden moeten worden.

Er zijn veel onderzoeken gedaan naar de voor- en nadelen van outsourcing. Booz Allen Hamilton, een toonaangevend adviesbureau op het gebied van management en technologie, bracht in 2014 een rapport uit waarin het “een gemengd rapport over traditionele uitbesteding” beschreef. Niettemin wees het erop: “Besparingen ontstaan meestal doordat de outsourcingleverancier toegang heeft tot goedkopere, flexibelere arbeidskrachten en de nieuwste, meest efficiënte technologie. Organisaties beweren dat ze gemiddeld 15% kosten besparen door uit te besteden.”

Datamark Incorporated, dat diensten voor enterprise content management levert aan Fortune 500-bedrijven, ondersteunt deze beweringen. In zijn witboek uit 2014 voerde het eenjarige en meerjarige kostenanalyses uit voor beslissingen over het uitbesteden van bedrijfsprocessen op basis van “individuele items”. Bij een representatieve steekproef van de onderzochte bedrijven vond Datamark een kostenbesparing van 31% bij een eenjarige kostenanalyse, terwijl een driejarige studie van dezelfde onderzochte bedrijven een besparing van 33% liet zien. Dit vertegenwoordigt duidelijk een zeer aanzienlijke daling van de uitgaven voor sommige bedrijven en geeft een stimulans aan anderen om dit aantrekkelijke bedrijfsmodel te volgen.

Hoe ISO kan helpen

ISO 37500 gaat in op flexibiliteit in uitbestedingsovereenkomsten.

Adrian Quayle, aftredend voorzitter van de projectcommissie ISO/PC 259, Outsourcing, en Dr. Gargi Keeni van Tata Consultancy Services spraken met ISOfocus. Quayle legde uit dat het duidelijk was geworden dat normmakers de problemen moesten aanpakken die nu ontstaan door deze zakelijke praktijk. ISO/PC 259 werd gecreëerd als reactie op de brede waaier aan methodologieën die zich ontwikkelden bij het ontstaan van de outsourcing-industrie. Deze hadden na verloop van tijd steevast betrekking op vergelijkbare processen en thema’s. Na een pan-Europees onderzoek, uitgevoerd door het Nederlandse normalisatie-instituut NEN, werd een voorstel gedaan om een internationale ISO-norm te ontwikkelen.

Outsourcing beoefenaars waren op zoek naar een gemeenschappelijk vocabulaire voor alle industriesectoren, inclusief typische outsourcing concepten, om het begrip te verbeteren van alle belanghebbenden die betrokken zijn bij het managen van de outsourcing levenscyclus.

Dit leidde uiteindelijk tot het opstellen en publiceren van ISO 37500:2014, Outsourcing, waarvan de auteurs ervaren sourcing/outsourcing beoefenaars waren die betrokken waren bij deals wereldwijd. Er is veel moeite gedaan om ervoor te zorgen dat de norm een generieke en brancheonafhankelijke basis biedt, zodat deze in de toekomst kan worden aangevuld en aangepast aan branchespecifieke behoeften.

Een geest van samenwerking

Van de deskundigen op wie een beroep werd gedaan, leverde Dr. Keeni een belangrijke bijdrage. Zoals ze ons vertelde: “Het was een uitdaging om tegemoet te komen aan de standpunten van alle belanghebbenden, in de publieke en private sector.” Toch prees ze de samenwerkingsgeest van iedereen, die de sleutel was tot het oplossen van tegenstrijdige standpunten over ingewikkelde vereisten, in het bijzonder met betrekking tot de vraag of innovatie en voortdurende verbetering in de levenscyclus moeten worden opgenomen, of dat het belang van het niet schenden van contractuele vereisten voorrang moet krijgen.

Quayle legde op zijn beurt uit: “Het team heeft zich niet alleen gericht op de gemeenschappelijke processen en best practices voor succes, maar heeft ook governance centraal gesteld in de standaard. De ervaring heeft geleerd dat veel van de problemen voortkomen uit het ontbreken van, of slechte, bestuurspraktijken.”

ISO 37500 gaat in op flexibiliteit in uitbestedingsovereenkomsten, waarbij rekening wordt gehouden met veranderende bedrijfsbehoeften. De risico’s van uitbesteding worden onder ogen gezien om wederzijds voordelige samenwerkingsrelaties mogelijk te maken.

Alle geledingen van de uitbestedingsindustrie werden uitgenodigd om deel te nemen aan het schrijven van de standaard. Hoewel het document zeer sector-neutraal is en uitbesteding behandelt ongeacht de grootte van de organisatie, waren de ervaringen van experts uit een reeks industrieën, waaronder productie en ITeS (Information Technology enabled Service), zeer waardevol bij het samenstellen van de norm. Het lijdt geen twijfel dat, naarmate ISO 37500 aan populariteit wint, nog meer sectoren zullen meewerken en hun knowhow zullen leveren voor de volgende herziening van de norm.

De toekomst ziet er rooskleurig uit

In de afgelopen 25 jaar is de outsourcing-industrie gegroeid van niets naar een miljardenbusiness wereldwijd. Als gevolg hiervan zal ISO haar betrokkenheid moeten uitbreiden naar de talloze manieren waarop outsourcing wordt geïmplementeerd.

De schaalvoordelen, de financiële beloningen en de flexibiliteit en productiviteitsverhoging die outsourcing met zich meebrengt, zullen de komende jaren een hot item zijn, aangezien de explosieve groei van outsourcing elk segment van de samenleving zal beïnvloeden.

Aanvankelijk was outsourcing gericht op zeer transactionele back-office processen of niet-kritieke diensten, maar nu omvat het ook strategische functies, waarbij sommige bedrijven hele segmenten van hun waardeketen uitbesteden.

Wat heeft de toekomst in petto? Naarmate outsourcing zich exponentieel over de wereld verspreidt, zullen er onvermijdelijk problemen ontstaan die nu nog niet bestaan. Het is dan de taak van ISO om ontwikkelingen en trends te volgen en gestandaardiseerde oplossingen te creëren om alle belanghebbenden te helpen een weg te vinden om – of over – de obstakels die hun pad blokkeren.