In deze FESPA Coffee Break hebben we twee mensen samengebracht met veel kennis en ervaring op het gebied van PDF-workflows om hun kennis over prepress uit te breiden en hoe deze het beste kan worden uitgevoerd om de productiviteit te maximaliseren.

 

De gastheer: Graeme Richardson-Locke: Manager technische ondersteuning, FESPA. Graeme heeft 35 jaar ervaring in de industrie, begon als leerling en doorliep verschillende directeursfuncties voordat hij bij FESPA kwam in zijn huidige functie. Hij is ook lid van de Academy of Screen and Digital Printing Technologies.

De experts:

Malcolm McKenzie: Technisch directeur bij Colour Engine. Malcolm kwam 15 jaar geleden bij het bedrijf. Hij heeft ervaring met PitStop Pro, Enfocus en Switch. Hij is gespecialiseerd in het helpen van drukkers en creatieven om hun productiviteit te verhogen door software kennis toe te passen op hun problemen.

Andrew Bailes-Collins: Senior product manager bij Enfocus. Andrew heeft veel ervaring in de computersoftware-industrie en is deskundig op het gebied van afdrukbeheer, digitaal afdrukken, PDF, prepressworkflow en mobiele toepassingen.

Graeme Richardson-Locke: Als je kijkt naar de digitalisering van bedrijven die speciale druktechnieken gebruiken, zie je dat wat begon met ontwerp en desktop publishing zich ontwikkelde tot digitale persen en afwerking. Samen met deze verstoringen van de conventionele productie kwam de vooruitgang in web-to-print en de mogelijkheid om orders te genereren die duidelijk gericht zijn op specifieke producten. Met het gemak van online bestellen kunnen klanten nu de klus klaren in een fractie van de tijd die het vroeger kostte. Nu is het tijd om te kijken hoe het automatiseren van repetitieve taken en het bouwen van workflows indruk zal maken op klanten, de doorvoer zal verhogen en verspilling zal verminderen.

Is softwareautomatisering relevant voor zowel kleine drukkerijen als grotere bedrijven?

Malcolm: Als we eerst naar de kleinere klanten kijken – iedereen heeft dezelfde problemen, namelijk het personeel en de vaardigheden krijgen en op tijd op klanten kunnen reageren. Iedereen in de printwereld weet dat vier uur op vrijdagmiddag normaal gesproken het moment is waarop al het werk binnenkomt.

Om snel genoeg te kunnen opschalen wanneer de oplagen korter worden en de verwachtingen van de klant hoger, is automatisering de weg vooruit – om werknemers meer te laten doen dan alleen een PDF openen en bekijken en dan misschien een kleine wijziging aanbrengen. Dit is het soort dingen dat drukkers een hele reeks verbeterde ervaringen kan opleveren voor henzelf en hun klanten.

Een van de grote problemen die iedereen heeft, ongeacht de schaal, is hoe bestanden binnenkomen en hoe je daar tijdig op reageert. We hebben het niet over iets heel ingewikkelds, maar de meeste grootformaat drukkers zien e-mails binnenkomen met bestanden als bijlage of via WeTransfer, wat betekent dat iemand het bestand moet openen, downloaden, hernoemen en in een map plaatsen. Als een bedrijf een oplage van 20.000 exemplaren heeft, maar die zijn verdeeld over 10 verschillende partijen, dan is het een enorm logistiek probleem – bestanden verplaatsen, ze in de juiste mappen plaatsen, de communicatie regelen – het is allemaal erg tijdrovend en het is niet winstgevend.
Nogmaals, we hebben het niet over pre-flighting of iets doen met de PDF. Het gaat er gewoon om het bestand te krijgen en het product dat moet worden afgedrukt snel terug te sturen naar de klant.

Op dat moment kun je veel van de repetitieve aspecten van de workflow automatiseren en het is om te beginnen eenvoudig. Het is het afleveren van de bestanden bij de pers waar het probleem ligt.

Andrew: Als je het over workflow hebt, denk je aan wat we allemaal kennen van de traditionele prepressworkflows: aan de ene kant plaats je een PDF en aan het einde krijg je de levering aan een pers of een plaatbelichter of filmbelichter.

Bij automatisering hebben we het over taken en dingen die binnen je bedrijf gebeuren. Niet noodzakelijkerwijs alleen prepress en dingen die op dit moment handmatig worden gedaan – deze zijn gevoelig voor fouten en er moet een persoon zijn om ze uit te voeren. We hebben het over het automatiseren van die processen, zodat iemand ze niet hoeft te doen. Dat kan zijn waar ik het net over had in het prepress-scenario, maar het kan ook veel meer zijn.

Grotere bedrijven hebben vaak meer ‘speeltjes’. Ze hebben een MIS-systeem, een web-to-print-systeem, verschillende afdruksystemen en verschillende RIPS. De taak van automatisering is niet alleen het verwerken en beheren van bestanden, maar ook connectiviteit. Het is de lijm waarmee deze apparaten met elkaar kunnen praten en het bedrijf in zijn geheel kunnen automatiseren. Je haalt je informatie uit een MIS, je verwerkt de PDF op basis van die informatie en vervolgens voer je het resultaat terug naar het MIS, dat bijvoorbeeld kan worden gebruikt voor de kostenberekening. Het is hetzelfde concept, maar op een bredere schaal.

Welke hulpmiddelen zijn er beschikbaar? En is het de moeite waard om te beginnen met geautomatiseerde bestandscontrole voordat je verder gaat met andere aspecten van automatisering?

Malcolm: De meeste mensen hebben al ervaring met bestandscontrole omdat ze toegang hebben tot een PitStop-licentie. Wat Andrew en ik doen, is het naar de voorgrond brengen.
Naast preflighting kun je ook andere dingen doen. Dat is waar kleinere bedrijven en grotere bedrijven, door te automatiseren, nieuwe wegen en nieuwe kansen op werk kunnen vinden die ze anders niet zouden kunnen vinden. Preflighting, correcties – dit zijn nog steeds dingen waar mensen een beetje bang voor zijn en daarom proberen we ze te demystificeren en te helpen en het zo vorm te geven dat het voor hen werkt.

Andrew: Bedrijven moeten zich richten op de plek waar ze de meeste waarde gaan krijgen en van daaruit verder gaan, want als je eenmaal over de eerste horde heen bent, bouw je vertrouwen op, begin je te zien dat het werkt, begin je de waarde te zien.

Zoals Malcolm al zei, is het controleren van bestanden een groot probleem. De afgelopen 15 jaar heb ik een probleem gehoord waarbij een klant een bestand indient en pas na zes, acht uur of zelfs de volgende dag contact met de klant opneemt. Dat is slechte klantenservice.

Als je binnen een paar minuten terug kunt gaan, is dat geweldig. Dan heb je tijd om beslissingen te nemen en met de klant te praten over planningen en kosten. Het probleem is niet hoe lang de taak duurt, het probleem is dat iemand de tijd moet vinden om het bestand handmatig te openen en te controleren. Als je software hebt die dat kan doen, win je.

Het tweede deel van die vergelijking is dat je in plaats van een paar operators die elk bestand openen, controleren en corrigeren, een servergebaseerd product kunt gebruiken dat de bestanden automatisch voor je controleert, waarbij meestal 80% wordt goedgekeurd. Dat is 80% van je bestanden waar je prepress-team zich niet mee bezig hoeft te houden.

Welke vaardigheden zijn nodig om een project in gang te zetten? Moeten drukkers codeervaardigheden inbrengen en zo ja, hoeveel daarvan is toegankelijk voor hen als druktechnologen en voor hoeveel hebben ze nieuwe vaardigheden nodig?

Malcolm: Enfocus en Switch zijn ontworpen om organisch te zijn en te groeien terwijl je leert. Leren is belangrijk en als ik mensen zou aanraden hoe ze over software kunnen leren, zou ik ze aanraden naar de Enfocus-forums te gaan, want daar praten gebruikers erover. Daar zie je alle oplossingen en innovatieve dingen die mensen met automatisering doen.

Wat je in elke organisatie nodig hebt, is iemand die van het product houdt en de toekomst kan zien. Als je op het niveau van directeur of eigenaar zit, moet je je personeel de tijd geven. Je kunt niet zomaar zeggen: “Omdat het prepress is, geven we het gewoon aan prepress.” Dan voelt die arme persoon die nog nooit met logistiek te maken heeft gehad zich waarschijnlijk een beetje verloren.

Om de software te bezitten is een combinatie nodig van prepress, de kampioen en hopelijk iemand met wat IT-vaardigheden. Om te beginnen hoef je geen coderingsachtergrond te hebben.

Andrew: Je hebt een kampioen nodig en je moet ze de tijd geven. Je kunt niet van ze verwachten dat ze productiewerk doen en dan een beetje automatiseren als ze een gat hebben.

Je hoeft niet eens per se ervaring te hebben, je hoeft alleen maar te weten wat je wilt. Ik ken mensen die de software kopen en dan loopt alles op rolletjes. Dan zijn er andere mensen die wat tijd investeren, niet alleen in de software, maar ook in het advies. Dan hebben ze iemand die hun handje vasthoudt in de beginfase en na verloop van tijd kunnen ze het zelf oppakken en ermee aan de slag gaan. Het belangrijkste is dat er één verantwoordelijke is en dat die er zin in heeft.

Wat is PitStop Pro?

Andrew: PitStop Pro is een invoegtoepassing voor Adobe Acrobat. Het heeft twee taken – één is het controleren van een PDF aan de hand van een set vooraf gedefinieerde criteria, en deze ook repareren. Het tweede deel is om ze handmatig te bewerken.
Het begon met publicaties, kranten, tijdschriften en commercieel werk, en het is geëvolueerd voor gebruik met groot formaat, verpakkingen en labels. Het stelt je in staat om automatisch snijpaden te maken, afloop toe te voegen en allerlei dingen, zoals kleurconversies exporteren.

PitStop Pro is in wezen een hulpmiddel waarmee je de taak correct kunt uitvoeren voordat je deze in productie neemt. Er is ook PitStop Server, wat de geautomatiseerde versie is en geen operator nodig heeft om het te besturen.

Enfocus Switch verbindt software en gegevens. Welke efficiëntiewinst kan er worden gerealiseerd?

Andrew: Enfocus Switch voegt zowel toepassingen als systemen samen, dus het kan met veel toepassingen van derden werken en die automatiseren. Als u een bestand wilt openen en er een PDF van wilt maken, moet dat normaal gesproken door een operator worden gedaan, maar Enfocus Switch kan dat voor u doen. Uw operator hoeft geen bestand te openen, de lettertypes en links te laden, de software kan dat voor u doen, net als de connectiviteit en het ophalen van informatie uit databases.

De winst kan behoorlijk groot zijn, maar het hangt ervan af wat je ermee wilt doen. Als je bijvoorbeeld kijkt naar wat je handmatig doet, zoals je productie, moet je echt begrijpen wat daar gebeurt om er het beste uit te halen.

Met Switch kun je het gebruiken als onderdeel van een volledig geïntegreerd e-commerce framework. Je kunt het end-to-end gebruiken of alleen voor een intern proces. Het gaat er niet alleen om eCommerce mogelijk te maken, het gaat erom dat dingen sneller gaan.

Malcolm: Drukkers die nog niet echt naar Switch hebben gekeken, denken misschien aan de vrij grootschalige workflows die binnenkomen, met name van de fabrikanten, die de neiging hebben om zich aan mensen op te dringen. Ze zeggen: “Goed, je moet onze front-end en ons webportaal hebben. Je moet onze manier van werken hebben en dan moet je onze impositiesoftware hebben.” Dat werkt niet echt meer voor heel veel mensen, vooral niet in breedformaat. Als ze veel verschillende installaties en machines hebben, dan hebben ze verschillende outputs.

Deze systemen worden dan erg oud en niet erg wendbaar. Met Switch begint het heel eenvoudig en je voegt er naar behoefte iets aan toe. Als je wilt dat het met je database praat, kun je een databasemodule kopen.

Wordt Tilia Labs ook een ander?

Malcolm: Dat is een grote die online komt. Je kunt alle elementen naadloos aan elkaar koppelen.

Het is tot op zekere hoogte plug-and-play. Als we ’toekomstbestendig’ zeggen, vertellen we je niet hoe je je bestanden moet opslaan. We leveren het aan een pakket dat dat kan. Nogmaals, het aanleren van de eigenlijke flow is eenvoudiger omdat we heel vaak gewoon kennis uit andere toepassingen gebruiken. Dat geldt ook voor Illustrator en Photoshop. Alles wat je als acties kunt doen, kunnen we herhalen en automatiseren.

We nemen vaardigheden die mensen al hebben opgebouwd en bouwen die in het systeem. Daarom houden mensen ervan, omdat het wendbaar is. Veel mensen hebben hele dure workflows en dan hebben ze ook nog Switch omdat het de dingen kan doen die hun dure workflows niet kunnen.

Kunnen we met betrekking tot PitStop Pro, Server en Switch enig inzicht krijgen in de vereiste investering? Welke kosten zijn hiermee gemoeid?

Andrew: PitStop Server ondergaat op dit moment een verandering en wordt steeds meer geautomatiseerd omdat we het naar Switch-gebaseerd gaan maken. Het is al zo’n 20 jaar hetzelfde, met alleen de basis hot folder in en uit en we realiseren ons dat dat niet meer is wat mensen willen.

Op dit moment kost het 3.300 pond, maar die prijs gaat op 1 januari (2021) omhoog. Er komt veel extra functionaliteit in.

Van daaruit kunt u upgraden naar een volledige Switch, waar u de bovenvermelde modules kunt toevoegen. U start met PitStop Server en u denkt dat u het zou kunnen koppelen aan een database, of werken met XML, of werken met JDF. U kunt dan een module toevoegen om de functionaliteit uit te breiden.

Zijn er licentiekosten verbonden aan de API’s die verbinding maken met de Switch? Zijn sommige gratis?

Andrew: Dat hangt ervan af. We hebben een app store voor Switch, die ook beschikbaar is voor PitStop Server. Dit is uniek, zeker in de printindustrie, omdat het gebruik maakt van de gebruikersbasis en onze wereldwijde integrators. Ze kunnen deze kleine apps maken die in Switch PitStop Server kunnen worden gebruikt om taken uit te voeren zoals hernoemen en andere dingen die Switch niet kan. Ze kunnen gratis of tegen betaling zijn; dat is geheel afhankelijk van de persoon die ze maakt, maar er zijn er nu al meer dan 100.

Dit zijn echte dingen die mensen hebben gebouwd voor hun workflows of voor hun klanten. Het zijn eigenlijk echte dingen die praktisch nut hebben en ze breiden gewoon de functionaliteit uit. Malcolm had het over de HP integratie. Dat is een vergelijkbaar voorbeeld. Ze maken een app en die verbindt Switch met hun product, hun service, hun winkel of hun website.

Bekijk de volledige opname van dit FESPA Coffee Break webinar hier.