Graeme Richardson-Locke bespreekt de voordelen van workflowautomatisering.
Ondanks alles wat er momenteel gaande is in de wereld door de verstoring veroorzaakt door COVID-19, en u als bedrijfseigenaar of manager de dagelijkse overlevingstaken aan het verwerken bent, kunt u misschien wat tijd vinden om de voordelen van workflowautomatisering te overwegen wanneer u aan de andere kant van deze crisis komt.
Als Technical Support Manager bij FESPA wil ik inzicht bieden in hoe onze drukkerij-leden alle beschikbare tools kunnen gebruiken om de orderverwerking te versnellen en het risico te verminderen dat drukwerk niet in één keer aan de kwaliteitsverwachtingen van de klant voldoet. Dit kan ontmoedigend zijn gezien het brede scala aan druktechnieken en productieomgevingen.
Het is echter duidelijk dat het toenemende gebruik van machineautomatisering bij digitaal drukken door systemen zoals robotica bij materiaalverwerking en evoluerende MIS-systemen voor essentiële efficiëntieverbeteringen zorgen. De volgende faseverandering is voor velen het koppelen van software en het opzetten van gestroomlijnde workflows.
Het identificeren van de gebieden waarop we ons moeten richten, vereist een duidelijk afgestemde en voorspelbare printproductie. Deze aanpak legt een aantal beperkingen op aan het productaanbod in vergelijking met meer traditionele bedrijfsmodellen op maat in drukwerk. Ik weet uit mijn eigen ervaring als inkoper dat de vereenvoudiging van het inkoopproces zo snel en duidelijk is bij goede web 2 print providers dat alleen het zeer creatieve of gespecialiseerde werk een traditioneel trager orderpad volgt.
Om meer inzicht te krijgen, nam ik contact op met Malcolm McKenzie van Colour Engine, een technisch adviesbureau in het Verenigd Koninkrijk dat diensten aanbiedt op het gebied van automatiseringsintegratie voor printers, van kleurbeheer tot software- en scriptontwikkeling.
Een van de vele softwareproducten die ze ondersteunen is Enfocus Switch, waarmee je je eigen aangepaste geautomatiseerde productieworkflows kunt bouwen. Door verschillende softwaretoepassingen met elkaar te verbinden via aangepaste scripts wordt het mogelijk om bijvoorbeeld bestanden te verplaatsen van de Adobe CC-toepassing via de JavaScript-interface naar een andere toepassing zoals Microsoft Outlook met behulp van Applescript voor Mac OS-X en VBscript voor Microsoft Windows.
Een voorbeeld hiervan is de mogelijkheid om inkomende bestanden van klanten te laten landen in een actieve map die is gekoppeld aan PitstopPro, waar een pre-flight controle wordt uitgevoerd om ervoor te zorgen dat het artwork voldoet aan de vereisten van het proces. Dit kan op zijn beurt leiden tot een automatische e-mail naar de klant om hem te laten weten dat het bestand de eerste controle ondergaat en dat u binnenkort een proefdruk zult ontvangen. Als het bestand die pre-fight controle doorstaat, is de volgende stap het openen van het bestand en het insluiten van het artwork met een geschikt kleurbeheerprofiel in een PDF-proef voor goedkeuring. Als het bestand natuurlijk niet aan de eisen voldoet, stel je een e-mail in waarin staat wat de klant moet doen om het bestand opnieuw in te dienen.
Bijschrift: Een voorbeeld van een geautomatiseerd workflowontwerp in Switch.
Deze benadering van automatisering is een flexibel alternatief voor de aankoop van een gehost ecosysteem, waar de mogelijkheid tot aanpassing beperkter kan zijn. Soms is het moeilijk om de optimale workflow te bereiken, tenzij je deze specifiek kunt bouwen rond jouw geprinte productmix. De keuze hangt af van hoe diep je betrokken wilt raken en hoeveel flexibiliteit je nodig hebt.
Malcolm McKenzie is een door Enfocus gecertificeerde expert en lid van het ISO TC-130 (Printing and Graphic Technologies) comité en is zeer ervaren in de technische vereisten van workflowautomatisering.
Aan het begin van mijn trainingsdag gaf hij zijn eerste wijze advies: “begin met het automatiseren van een eenvoudig proces en laat het van daaruit groeien”. Het kan zijn dat het organiseren van een levering bestaat uit het sluiten van de bestelling, het maken en afdrukken van afleverbonnen en pakketlabels en het verzenden van de factuur of het in ontvangst nemen van de betaling.
Bijschrift: Dit diagram illustreert dat EnFocus Switch in veel scenario’s kan worden gebruikt om geautomatiseerde workflows te ontwikkelen.
Over het algemeen zullen MIS-systemen een groot deel van deze taken afhandelen, maar mogelijk niet direct integreren in het boekingssysteem van de gekozen koerier. Door de taken en de volgorde van het proces op te sommen, kunt u begrijpen hoe u alles met elkaar moet verbinden. Mogelijk hebt u API’s, SQL-code en XML-metadata nodig om de juiste informatie naar de juiste bestemming te krijgen. Enfocus Switch en een beetje expertise komen hier van pas. Het omvat een breed scala aan ‘widgets’ of API’s die onderling kunnen worden verbonden en visuele workflowplanning die de ‘acties’ met elkaar verbindt om de drukker te verlossen van vervelende repetitieve taken.
Het doel is immers om het aantal menselijke contactpunten zo veel mogelijk te beperken om de snelheid te verhogen en de kosten te verlagen, zodat er meer bestellingen kunnen worden verwerkt.
Als je, met de begeleidende kennis van iemand als Malcolm, alles in kaart zou kunnen brengen van geautomatiseerde offertes, orderbevestiging, snelle soft proofing, betaling en inboeken, bereik je al snel een stadium waarin de menselijke contactmomenten sterk worden verminderd en personeel vrij komt om productiever te werken.
Of u nu een Web2print- of Storefront-omgeving hebt, de afdruktechnologie van Enfocus Switch-software is gebruikt om de efficiëntie van processen aanzienlijk te verbeteren, zodat u een exponentiële groei aankunt van wat doorgaans een concurrerende markt met korte runs en snelle doorlooptijden wordt.
Als je praat met doelgroepen, bedrijven, drukkers en specialisten, dan is er een plafond aan hoeveel personeel je tegen een probleem kunt ‘gooien’. Met inconsistente handmatige werkzaamheden kunnen te veel koks niet alleen de bouillon bederven, maar ook de groei en uitbreiding van het bedrijf belemmeren.
Drukkers moeten nu absoluut betere manieren vinden om te werken. Immediacy is nu alomtegenwoordig waar zowel directe eindgebruikers als drukkerijen snel drukproeven naar klanten moeten sturen. Door inkomende bestanden snel te ontvangen en te controleren, zien slimme bedrijven problemen, lossen ze op en gaan ze ermee aan de slag, versnellen ze de interne besluitvorming en bieden ze een betere service aan klanten.
De Bluetree Group, die op de markt is onder de merknamen Route 1 Print en Instantprint, had deze vooruitgang niet kunnen boeken zonder een dergelijk hoog niveau van softwareautomatisering. Hun 23:17 teamwerk mantra is vooruitstrevend en staat voor hun laatste record: de minimale verwerkingstijd van een opdracht van begin tot eind (23 minuten, 17 seconden). Service is alles bij 25.000 orders per week.
Door producten te standaardiseren, is commoditisatie voor eenvoudige (flyers, banners, brochures) of steeds complexere opdrachten in zwang, maar dit kan een hoog expertiseniveau vereisen om te implementeren, waarbij nog steeds handvaardigheid vereist is in specialistische gebieden zoals folieblokken, drukken op specialistische materialen enz.
Samenvatting
Enfocus Switch is een intrigerend, indrukwekkend platform van flows, triggering behaviours, interconnecties, flows, review points, Pitstop, scripts … gebaseerd op ‘iets’ dat gewoon in een map belandt of andere meer hightech methoden.
Werken met Malcolm McKenzie bij Colour Engine was een nuttige en duidelijke trainingsoefening, ik had er wel een paar met hem kunnen doorbrengen, maar ik heb in ieder geval een behoorlijke waardering gekregen in een dag daar.
Hoewel Enfocus Switch niet de enige automatiseerder in de stad is met andere leveranciers zoals OneVision, Esko, Print Factory, HP, Efi en Heidelberg die allemaal concurreren met hun systemen en benaderingen, is het overduidelijk dat softwareautomatisering nodig is om voorop te blijven lopen.